Guía de eventos híbridos: Aspectos de marketing y gestión de eventos híbridos

Los eventos híbridos le dan acceso a ambos mundos: el mundo virtual en línea y la experiencia en persona.

Con el alivio en las restricciones de Covid-19 y la gente vacunándose, los organizadores de eventos están deseando que vuelvan las reuniones en persona. Pero sabemos que la situación no volverá a ser la de antes, porque ahora por fin hemos dado en el clavo con lo de los eventos virtuales.

Ahora se nos lanzará una nueva bola curva con algunas personas dispuestas a reconectar en persona, mientras que otras quieren hacerlo virtualmente. Para hacer frente a esta situación, los eventos híbridos son el único camino a seguir. De hecho el 47% de los organizadores piensan que los eventos híbridos son la única solución para conectar a públicos internacionalmente dispersos. 

Esta estadística demuestra por qué los eventos híbridos son la necesidad del momento. Ahora, la pregunta es: ¿cómo puede planificar, gestionar y comercializar su evento híbrido? No se preocupe, en esta guía de eventos híbridos hablaremos de:
- Qué es un evento híbrido
- Ventajas
- Cómo planificar la estrategia de marketing
- Consejos para organizar un evento de éxito. 

¿Qué es un acontecimiento híbrido?

La mayoría de la gente confunde los actos híbridos con actos presenciales retransmitidos en directo a un público en línea, cuando, en realidad, los actos híbridos tienen un público combinado. Una parte de la audiencia se une a través de algún medio virtual, mientras que otros asisten al evento en persona. Estos eventos se planifican para que los asistentes participen en su zona de confort; ellos eligen si quieren asistir desde casa, la oficina o en persona.

Con un evento híbrido bien gestionado, los participantes virtuales se sienten parte del evento aunque no estén físicamente presentes. Una plataforma de eventos híbridos como SCOOCS puede ayudarle a organizar con éxito eventos híbridos gracias a su capacidad para crear la mejor experiencia en persona para todo el público, independientemente de dónde se encuentre.

Si desea leer sobre eventos híbridos en profundidad, haga clic en el enlace.

Ventajas de los eventos híbridos

Estas son algunas de las ventajas de los eventos híbridos que le recordarán por qué debería plantearse crear uno.

• Aumentar la audiencia a menor coste

Si está organizando un evento presencial, pero su coste le impide aumentar el tamaño del evento, los eventos híbridos son la solución perfecta para usted. Cuando se organiza un acto presencial, hay muchos aspectos que cubrir, por ejemplo, el coste del catering, los desplazamientos, el personal adicional y otros gastos para acomodar a los asistentes. En cambio, añadir participantes virtuales a su evento cuesta mucho menos: ésta es una de las mejores razones para organizar un evento híbrido. 

• Permitir que los asistentes se unan virtualmente

Con la pandemia Covid-19, muchas personas no pueden viajar debido a que ciertos países impiden a los ciudadanos de otras naciones cruzar las fronteras. Además, los problemas de salud, las discapacidades y las situaciones económicas también pueden ser la causa de que la gente no pueda participar en eventos presenciales. 

Los eventos híbridos permiten a los asistentes unirse virtualmente al evento independientemente de su ubicación. No importa dónde estés, puedes unirte virtualmente a la reunión o evento desde tu ordenador o móvil.

• Disminuye la huella de carbono

Una de las razones más importantes por las que debería apostar por los eventos híbridos es que son buenos para el medio ambiente, ya que desempeñan un papel importante en la disminución de la huella de carbono. Cuando se celebran eventos presenciales, la gente viaja desde distintas partes del mundo, lo que provoca una emisión media de 170 kg de CO2 por asistente. Pero con los eventos híbridos, esta tasa de dióxido de carbono disminuye porque varias personas se unen a la reunión a través de medios virtuales, lo que, en consecuencia, es bueno para el medio ambiente. ¿Le gustaría conocer su ahorro de CO2? Consulte nuestra Calculadora de CO2.

Para obtener más información sobre las ventajas de los eventos híbridospuede leer este artículo

Planificación de la estrategia de marketing de un evento híbrido

Organizar un evento híbrido no es tarea fácil, pero si se comercializa correctamente, puede ayudarle a llegar a un público mayor que nunca. Estos son algunos factores que debe tener en cuenta al planificar su estrategia de marketing para eventos híbridos:

1. Empiece por establecersus objetivos

La parte principal de la planificación de un evento híbrido consiste en tener una idea clara de lo que se quiere conseguir con él. No se trata sólo del número de participantes que espera atraer, sino de sus objetivos de inscripción y retorno de la inversión en cada fase del evento. A continuación encontrará algunos ejemplos de objetivos para eventos híbridos:

• Atraer a nuevos públicos 
• Aumento del número de matriculaciones
• Redes multiplataforma
• Atraer a más patrocinadores y socios para el evento híbrido
• Aumentar el ROI de los eventos

Por lo tanto, establezca objetivos exhaustivos en la fase inicial de su estrategia de marketing de eventos híbridos y, a continuación, organice algunas sesiones para cada fase con el fin de debatir cómo puede alcanzar estos objetivos, así como qué hacer si se queda rezagado. 

2. Determine sus canales de comercialización

A la hora de seleccionar los canales para comercializar el evento híbrido, todo depende de la audiencia y de cómo conectar con ella. En caso de que haya organizado eventos en el pasado, puede analizar fácilmente los datos anteriores para identificar las fuentes de tráfico y conversión más destacadas. A la hora de analizar los datos, no hace falta profundizar demasiado, puedes comprobar el rendimiento del sitio web a través de Google Analytics, y ver cuántas personas han aterrizado en tu Sitio a través de los anuncios de Facebook, o también puedes comprobar qué porcentaje del público objetivo ha abierto tu correo, etc. Pero si es tu primera vez, puedes optar por estas plataformas para atraer a nuevos públicos:

• Redes sociales
  El canal más activo y eficaz para llegar al público son las plataformas de las redes sociales. Puede utilizar Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn. Las audiencias B2B se encuentran principalmente en LinkedIn, mientras que para B2C, puede utilizar las plataformas de medios sociales típicas como Facebook, Instagram y Twitter, ya que todas tienen diferentes tipos de audiencia.
• Correo electrónico
  El correo electrónico también es una forma eficaz de llegar al público objetivo. Cuando se utilizan los correos electrónicos para el marketing, hay que tener cuidado con la línea de asunto, el contenido y las CTA (llamadas a la acción).
• Correo tradicional
  El correo físico tradicional también es eficaz en marketing, ya que puede enviar las invitaciones a los domicilios u oficinas de los asistentes. Puede utilizar esta estrategia para los asistentes que no tienen una presencia activa en los nuevos medios de comunicación y siguen anclados en las viejas formas tradicionales.

3. Encontrar una plataforma de eventos híbrida 

Una plataforma de eventos híbrida es una de las principales consideraciones a tener en cuenta en su estrategia de marketing, ya que las funciones disponibles en la plataforma le ayudarán a crear una experiencia única y emocionante para los asistentes.

Tiene que encontrar una plataforma de eventos híbrida que pueda ayudarle a crear una experiencia única para el público virtual y aumentar la participación de los asistentes presenciales. Estas son algunas de las características que debe tener en cuenta a la hora de buscar una plataforma de eventos híbrida:

• Una plataforma que contiene herramientas para chats en directo, preguntas y respuestas, encuestas y comentarios para que el acto sea más interactivo. 
• La plataforma debe disponer de herramientas de mensajería y programación de reuniones, reuniones 1 a 1 y foros de debate públicos.
• Las funciones de gamificación deben ofrecer a los participantes una experiencia divertida. 
• Opciones de personalización Esto es realmente importante, ya que te permitirá crear tu propia identidad como organizador.

Aquí es donde SCOOCS puede ayudarte. Le proporcionamos todas las herramientas que necesita para crear su propia sede virtual, donde puede personalizar completamente cada evento a su gusto y elegir entre numerosas funciones para ofrecer a su público la experiencia más envolvente. Desde mesas de networking hasta encuestas, sondeos, concursos, ¡lo que quieras! Podemos hacer realidad todo lo que imagines. Obtenga más información sobre lo que hacemos aquí.

4. Buscar ponentes y patrocinadores para anunciar el acto

Una de las mejores formas de publicitar algo es el boca a boca. Por lo tanto, intente encontrar ponentes y patrocinadores que ya tengan una audiencia incorporada para que puedan promocionar su evento y también ampliar su alcance. Puedes proporcionar a los ponentes y patrocinadores mensajes prefabricados que puedan compartir en sus redes sociales para difundir tu acto. Ambas partes salen ganando.

Consejos para crear un evento híbrido de éxito

Cuando se trata de la gestión de eventos en Hybrid, debe seguir estos consejos para asegurarse de que su evento sea un gran éxito:

Elaborar una agenda para todos los públicos 

Tiene que elaborar un orden del día que sea adecuado para todos los asistentes presenciales y en línea. A continuación te indicamos algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elaborar un orden del día:

• Asegúrese de que la hora de inicio del acto no sea demasiado temprana para los asistentes presenciales, que pueden haber viajado la noche anterior para asistir al acto. Y ten en cuenta también a la audiencia virtual, a la que puede no entusiasmar la hora temprana de inicio.
• Planificar las pausas, teniendo en cuenta los planes de almuerzo
• Que las sesiones sean más cortas, para que los asistentes se sientan frescos y alerta en todo momento
• Evita las sesiones nocturnas de networking, ya que provocan somnolencia.

Si tiene en cuenta estas cosas a la hora de confeccionar la agenda del evento híbrido, estamos seguros de que su evento será un éxito.

Comuníquelo antes del evento y entregue a los asistentes Tote Bags

Asegúrese de proporcionar al público, tanto presencial como virtual, material de lectura sobre lo que puede esperar del acto, porque los actos tienen más éxito cuando existen expectativas claras sobre la experiencia de los asistentes.

Para que la gente esté más entusiasmada con su evento, puede proporcionarles bolsas que contengan su mercancía. Pero asegúrate de entregar las bolsas a ambos públicos un día antes del evento.

Planificar contenidos atractivos

Lo más importante en cualquier evento o reunión es la participación de la audiencia y, para hacer que los asistentes participen en la reunión, hay que crear contenidos atractivos. Estas son algunas formas que puede utilizar para involucrar a la audiencia:

• Retransmisiones en directo
• Encuestas en directo
• PREGUNTAS Y RESPUESTAS 
• Sesiones pregrabadas
• Concursos y mucho más

Sólo tiene que asegurarse de que el contenido que elabore sea atractivo tanto para el público virtual como para el presencial.

Conecte a los asistentes virtuales y presenciales

Además del contenido, una de las principales razones por las que mucha gente asiste a los eventos es el networking, que se da por igual en los eventos híbridos. A continuación, algunos de los mejores trucos para unir a los asistentes virtuales y presenciales:

• Celebrar sesiones Simulive para que, cuando ambos asistentes estén viendo una sesión pregrabada, puedan interactuar entre sí a través del chatbox.
• También puedes organizar sesiones privadas individuales para que los asistentes charlen sobre el evento
• Puede organizar sesiones de trabajo con un moderador para que los asistentes se sientan cómodos.

Adoptando estas capacidades tecnológicas necesarias, seguro que puede reunir y conectar a audiencias virtuales y presenciales.

Veredicto final

A estas alturas, ya debe haberse hecho una idea de que estos eventos híbridos tienen un futuro prometedor y pueden desempeñar un papel esencial en la reforma de la industria de los eventos. Investigación de Markletic muestra que el 34% de los organizadores de eventos invertirán más en eventos híbridos en el futuro. 

En esta Guía de eventos híbridos le hemos presentado algunos consejos eficaces para crear una estrategia de marketing y organizar con éxito un evento híbrido. Esperamos que estos consejos le ayuden a organizar un evento híbrido de éxito en el futuro.