5 mejores prácticas para organizar un evento virtual increíble

Aplicar las mejores prácticas en eventos virtuales es de vital importancia para garantizar el éxito de un evento virtual. Sabemos que los eventos virtuales tienen numerosas ventajas, como un enorme ahorro de costes, escalabilidad y sostenibilidad medioambiental, por nombrar solo algunas.

Le mostraremos algunas de las mejores prácticas críticas para que usted y su organización obtengan el máximo beneficio de sus eventos virtuales.

1-Fija de antemano los objetivos de tu evento virtual

No va a organizar un acto sólo para reunir a gente. Debe comprender y cuantificar sus objetivos antes de empezar a planificar su evento virtual. Algunos objetivos pueden ser obvios, como vender un determinado número de productos a los asistentes. En cambio, otros pueden ser más difíciles de cuantificar. Objetivos como educar a su público en un tema concreto, o conseguir que un determinado número de patrocinadores paguen una cuota determinada. Sean cuales sean los objetivos de su evento virtual, debe establecerlos de antemano para saber qué pretende conseguir con él.

2-Seleccione una plataforma de eventos virtuales de confianza

La mejor manera de alcanzar sus objetivos de eventos virtuales es utilizar una plataforma de eventos virtuales que tenga la funcionalidad necesaria para permitirle hacer lo necesario para alcanzar esos objetivos.

La plataforma de eventos virtuales SCOOCS tiene fama de excelente. Por eso contamos con clientes como Samsung, Lufthansa y numerosas universidades de todo el mundo. Además, la plataforma de eventos virtuales SCOOCS le permite satisfacer las necesidades de sus asistentes, patrocinadores y ponentes. Funciones como redes virtuales y stands virtuales de patrocinadores. Esto es posible gracias a las sesiones de preguntas y respuestas, los concursos y las encuestas.

Elegir una plataforma de eventos virtuales con las características que necesita es una de las mejores prácticas cruciales para los eventos virtuales.

3-Planifique a fondo su evento

Es esencial planificar los distintos componentes de su evento virtual. Hay que tener en cuenta los distintos aspectos de la producción. Cuánto durarán las sesiones, quiénes serán los ponentes y qué contenidos impartirán.

• Informar exhaustivamente a los oradores para garantizar que ofrezcan una buena experiencia a los asistentes. Por ejemplo, estableciendo directrices estrictas en cuanto a los fondos que aparecen detrás de los oradores. También es vital que los ponentes dispongan de la velocidad mínima de Internet y de una conexión de reserva.
• Es esencial planificar con exactitud cómo mantener a los participantes comprometidos e interactivos durante el acto. La participación determinará si los asistentes disfrutan del evento, si lo recomiendan a otras personas y si asistirán a futuros eventos. En última instancia, incluso si asisten a su evento de principio a fin.
• Los patrocinadores son una importante fuente de ingresos para cualquier evento virtual. Planificar cómo aumentar los beneficios para sus patrocinadores es crucial. Además, es fundamental planificar cómo maximizar la interacción entre patrocinadores y asistentes, así como la forma de ofrecer a los patrocinadores oportunidades de promoción.
• Decidir las funciones y responsabilidades de los distintos miembros de su equipo y asegurarse de que reciben la formación adecuada es otro aspecto crucial de la correcta planificación de un evento virtual. Por ejemplo, los moderadores del chat en directo deben familiarizarse con la tecnología. Del mismo modo, el maestro de ceremonias tiene que entender qué se necesita, quién tiene que resolver los problemas técnicos, etc.
• Es esencial planificar los posibles problemas y la resolución de los mismos. De este modo se garantiza que haya un plan B para cualquier eventualidad y que nada haga descarrilar un evento virtual fantástico.

Los eventos virtuales le permiten escalar porque puede atraer a un gran número de asistentes de todo el mundo. Planificar la promoción de su evento virtual le ofrece la mejor oportunidad de atraer al mayor número de participantes. El número de asistentes tiene mucho que ver con el éxito de su acto virtual. Por lo tanto, planificar la promoción de su evento es otra de las mejores prácticas para eventos virtuales. Inspírese con algunos de nuestros casos prácticos.

4- Mejores prácticas para eventos virtuales: planifique el contenido de su evento virtual

El contenido presentado en su evento virtual es un gran reclamo para los asistentes. Por lo tanto, es esencial seguir ciertas buenas prácticas. Por ejemplo, planificar las sesiones de contenido para contar con los ponentes más atractivos y ofrecer el mejor contenido durante el tiempo ideal. Además, hay que tener en cuenta cuándo es mejor celebrar sesiones de preguntas y respuestas, sesiones de networking, lanzamientos de productos, presentaciones de patrocinadores y charlas programadas. El calendario de estas actividades debe tener en cuenta el momento en que los asistentes estarán más interesados.

Los presentadores deben estar bien informados. De este modo, el contenido se transmite de forma atractiva y la transición entre ponentes se realiza sin problemas.

5- Mejores prácticas para eventos virtuales: conozca los datos de su evento virtual

Los datos que se obtienen al organizar un evento virtual son alucinantes. Por lo tanto, comprender qué datos puede obtener antes, durante y después del evento de una plataforma como SCOOCS es sin duda una de las mejores prácticas más importantes para los eventos virtuales. Esto es para que usted pueda utilizar los datos de la mejor manera posible para asegurar el éxito de este evento, y otros eventos virtuales en el futuro.

Si desea conocer otras buenas prácticas en materia de eventos virtuales, vea las grabaciones del Foro SCOOCS 2021 y acceda a los mejores consejos de increíbles organizadores de eventos.