Funciones de gestor de eventos desbloqueadas: ¡contrata el perfil adecuado para tu empresa!

Has hecho pruebas y los datos parecen claros, es hora de invertir en una estrategia de eventos de marketing para tu empresa. Necesitas contratar a tu primer gestor de eventos interno, pero ¿cómo encontrar el perfil adecuado entre todas las tareas y funciones de gestor de eventos que ves por ahí? No se preocupe, llevamos tiempo trabajando con los mejores profesionales de eventos y, en este artículo, trataremos todo lo que necesita saber para contratar al gestor de eventos adecuado para su empresa.

1-¿Cuáles son las distintas funciones del director de eventos?

Anfitrión de eventos, coordinador de eventos, planificador de eventos... ¿quién hace qué? Dependiendo del tamaño de la empresa y del número de eventos organizados, un gestor de eventos puede asumir todas estas funciones o sólo algunas de ellas. Si tiene la intención de organizar muchos actos y/o grandes eventos, puede ser importante mantener a su agencia de eventos en el primer momento, mientras que su gestor de eventos interno se encarga de todos los actos con el equipo externo. A veces, estos diferentes cargos se utilizan para definir la misma función. Pero entendamos mejor cada uno de estos roles, e intentemos reagruparlos en su nivel de responsabilidad.

• Director de Eventos o Jefe de Eventos

El puesto de director de eventos es adecuado sobre todo para grandes empresas, ya que la función principal de un director de eventos es gestionar un equipo de gestores de eventos. La descripción del puesto de director de eventos incluye tener una visión general de todos los eventos y de la estrategia de eventos de la empresa, así como un presupuesto general, supervisar los indicadores clave de rendimiento y establecer las directrices del departamento. Si estás buscando tu primer director de eventos interno, quizá este no sea el puesto que buscas en primer lugar. Con suerte, tu departamento de eventos crecerá y algún día necesitarás contratar este perfil.

• Gestor o planificador de eventos

Las siguientes funciones laborales suelen utilizarse para describir el mismo puesto. Normalmente, en los departamentos de eventos más pequeños los gestores de eventos deben tener un papel más generalista, mientras que en las empresas más grandes las funciones suelen ser más especializadas, correspondientes a perfiles senior.

En un espectro más especializado, los gestores de eventos se encargan de todos los aspectos de un evento concreto, así como de la coordinación de su equipo de productores de eventos.

Un día en la vida de un gestor de eventos puede incluir actualizar el presupuesto del evento, decidir cuáles de los lugares de la lista van a mostrar al cliente, elaborar el calendario del día del evento con todas las tareas y horarios de todos los planificadores del evento y otras partes interesadas, ponerse en contacto con posibles patrocinadores, comprobar si el plan de marketing está en consonancia con los objetivos principales del evento... vale, quizá no sea posible hacer todas estas tareas en un día, pero ya se hace una idea: el gestor de eventos debe tener una visión global de todos los aspectos del evento y estar en contacto con el equipo interno, su dirección, el cliente y todos los patrocinadores, partes interesadas y proveedores del evento.

• Coordinador o productor de eventos

El coordinador del evento, o productor del evento, es responsable de la ejecución del plan de gestión del evento. El productor de eventos se pondrá en contacto con todos los proveedores del evento para organizar toda la logística necesaria para que el evento cobre vida. En la fecha del evento, este profesional estará sobre el terreno, asegurándose de que todo se desarrolle sin problemas y de que el evento cumpla las normas y expectativas del cliente.

• Anfitrión del acto

Aunque también se considera una de las funciones del gestor de eventos, el anfitrión del evento no tiene una función de gestión, sino que es sobre todo el relaciones públicas al servicio. Este profesional se encarga de dar la bienvenida a los asistentes al evento, siendo el referente al que pueden remitirse todos los participantes, y puede ser también el facilitador de algunos momentos de networking, presentar sesiones o presentar a los ponentes del evento. Es la cara del evento, y su posición influyente también puede ser un activo de marketing para elevar la marca del evento en los medios de comunicación offline u online.

• Una lista interminable de funciones de gestor de eventos...

Los gestores de eventos pueden trabajar en muchos sectores distintos y tener perfiles diferentes, por lo que la lista de títulos de gestor de eventos puede ser casi interminable.

Los departamentos de marketing incluyen cada vez más eventos en sus estrategias de concienciación, creación de marca o generación de contactos. Ahora podemos ver gestores de eventos en pequeñas y grandes empresas, instituciones de enseñanza superior, ONG, restaurantes, locales e incluso aeropuertos.

Los gestores de eventos pueden desempeñar funciones más especializadas, como especialista en cumplimiento de normativas para eventos, gestor de catering para eventos, analista de eventos, gestor de locales, gestor de hostelería y coordinador de patrocinios... ¡la lista es interminable! Las funciones también pueden ser específicas del sector, como coordinador de festivales, administrador de eventos universitarios, responsable de la experiencia de los estudiantes, coordinador de grupos y eventos, organizador de bodas... ¡otra lista infinita!

Por lo general, todos estos títulos de empleo combinan distintos elementos de las principales funciones que ya hemos mencionado y, en términos de crecimiento profesional, suelen ir precedidos de las menciones "junior", "senior" y "jefe de".

2- ¿Qué debo tener en cuenta a la hora de contratar a un gestor de eventos interno?

Para llevar a cabo un proceso de contratación con éxito, primero debe definir algunas áreas estratégicas:

• ¿Por qué quiere contratar a un gestor de eventos?

"¿Por qué quiero contratar a un gestor de eventos?". Esta es la primera pregunta que debe hacerse. ¿Quiere que un miembro del equipo con experiencia en eventos se encargue del trabajo con la ejecución de una agencia externa, o desea producir todos los eventos internamente? La respuesta a estas preguntas, junto con el número y el formato de los actos que desea organizar, determinará el perfil y la antigüedad del profesional que necesita contratar.

• ¿En qué equipo trabajará este profesional?

¿Cómo se llamará el equipo? ¿A quién rendirá cuentas este gestor de eventos? ¿Trabajará esta persona con un equipo o sólo con partes interesadas externas? Esta también será una pregunta importante de responder, debido a la atribución estratégica del presupuesto a los distintos equipos.

• ¿Cuál es la estrategia, los objetivos y los indicadores clave de rendimiento del área de eventos?

¿Cuáles son los principales objetivos que desea alcanzar con los eventos y cómo se ajusta la estrategia a la de su empresa? Define todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) que necesitas controlar y fija los objetivos que quieres alcanzar. Si los responsables de eventos a los que estás entrevistando preguntan sobre esto durante la entrevista, pueden pasar directamente a la lista de "Quizás encaje".

• ¿A cuánto ascenderá el presupuesto asignado a eventos?

Por último, pero no menos importante, es comprender cuáles son los recursos disponibles y cómo desea invertirlos para obtener los mejores resultados.

3- ¿Qué habilidades duras debe dominar un gestor de eventos full-stack?

Como hemos visto hasta ahora, las funciones de director de eventos se componen de distintas habilidades y competencias. Estas son algunas de las principales competencias que verás en la descripción de un puesto de gestor de eventos:

• Gestión presupuestaria

Una de sus principales funciones es asignar sabiamente el presupuesto del evento y obtener los mejores resultados con los recursos disponibles. Es importante llevar siempre un registro de todos los gastos y contar siempre con un fondo de reserva para emergencias, y el famoso Plan B, C o D que tan bien conocen estos profesionales.

• Capacidad de gestión de proyectos y gestión del tiempo

Estos profesionales saben aprovechar mejor el impulso y conocen mejor que nadie la importancia del tiempo. Se organizarán y entregarán a tiempo los distintos elementos del proyecto, además de asegurarse de que todas las partes interesadas hagan lo mismo.

• Marketing 

Tanto si el gestor de eventos que va a contratar va a gestionar todos los aspectos del evento como si va a tener la suerte de contar con un equipo de marketing que le ayude en las tareas de comunicación, debe conocer algunos principios y herramientas de marketing.

• Conocimientos tecnológicos

Esta dura habilidad ayudará a tu gestor de eventos en todos los aspectos de sus proyectos. La pila tecnológica de un gestor de eventos suele incluir Excel u otro equivalente para presupuestos, herramientas de gestión de proyectos, el CRM de la empresa, herramientas de marketing y análisis y, por supuesto, una plataforma de eventos presenciales, híbridos y virtuales como SCOOCS.

• Disponibilidad para trabajar en diferentes horarios y/o lugares 

La gestión de eventos es, la mayoría de las veces, muy diferente de un trabajo de 9 a 5. Requiere trabajar en turnos de noche, fines de semana y, en algunas empresas, en distintas ubicaciones. Si quieres contratar y retener al perfil adecuado, es importante recompensar esta disponibilidad y fomentar el equilibrio entre la vida profesional y personal del gestor de eventos.

4- ¿Cuáles son las habilidades interpersonales que hacen que un gestor de eventos destaque?

Estas son algunas de las competencias interpersonales que deberías añadir a la descripción de tu puesto:

• Influencia y negociación

El responsable del evento tendrá que llegar a acuerdos con varios vendedores y proveedores, y es importante negociar las mejores condiciones para el evento y las compras al por mayor.

• Improvisación y flexibilidad

En esta profesión es importante improvisar en el último momento y ser flexible para cambiar de planes (y, por supuesto, haber previsto las situaciones imprevisibles más posibles).

• Relaciones públicas y capacidad de comunicación

Si quiere que su gestor de eventos asuma esta tarea, debe contratar a una persona con don de gentes. A su gestor de eventos le gustará estar en contacto con el público, promover nuevas conexiones y la creación de redes, y saber conocer mejor las necesidades de los asistentes para ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional.

• Resiliencia

¿Hemos hablado ya de situaciones imprevisibles y horarios de trabajo extraños?

5- ¿Qué es importante tener en cuenta para los gestores de eventos que vayan a gestionar eventos virtuales e híbridos?

Además de los conocimientos básicos mencionados anteriormente, los organizadores de eventos tuvieron que actualizarse rápidamente con la pandemia. Para gestionar eventos virtuales e híbridos es importante aprender más sobre las mejores prácticas de participación y creación de redes en línea, cómo comunicarse mejor delante de una cámara, nociones básicas de tecnología audiovisual y otras herramientas técnicas que ayudarán al organizador de eventos a obtener los mejores resultados. Y, por supuesto, elegir la plataforma adecuada para eventos virtuales e híbridos.

Si quiere evitar los principales escollos a la hora de planificar y celebrar eventos en línea, lea esta entrevista con Jessica Lopes, gestora de eventos en HYPE Innovation, y conozca sus consejos sobre la gestión de eventos. La entrevista también está disponible en formato de vídeo y podcast.