6 consejos para celebrar reuniones en línea altamente productivas

En la última década, las reuniones en línea han cobrado gran importancia en el mundo empresarial. Llevan el lugar de trabajo global a un nuevo nivel de interconexión. Para hablar de cifras, un estudio de Lifesize muestra que el 94% de las empresas afirman que las reuniones de vídeo en línea aumentan la productividad y el progreso de la empresa. 

Ahora, el problema que se plantea es cómo hacer que una reunión en línea sea más eficaz para los participantes. En este artículo, vamos a hablar de algunos consejos que pueden ayudarle a celebrar reuniones en línea más impactantes y atractivas. 

Consejos para reuniones en línea

1 - Organizar bien la reunión

Si quieres que tus reuniones en línea sean eficaces, tienes que organizarlas bien. Aquí tienes algunas cosas en las que puedes trabajar de antemano:

• Tener una estructura clara de la reunión 

En lugar de dejar que los asistentes hablen cuando quieran, asegúrate de estructurar la reunión. Una de las mejores formas de estructurar las reuniones es crear un orden del día y enviarlo a todos los asistentes antes de que empiece la reunión. Según The Balance Careers, si tienes un orden del día estructurado, puedes reducir el tiempo de reunión hasta en un 80%. 

• Enviar una invitación al calendario 

Asegúrate de enviar las invitaciones al calendario con suficiente antelación a la reunión y comprueba también si todo el mundo asiste o no a la reunión. Esto te ayudará a organizar bien la reunión y a planificar lo que te espera en el futuro. 

2 - Encontrar la plataforma adecuada

El estudio de Lifesize sugiere que más del 40 por ciento de los usuarios dicen que el difícil proceso de unirse a la reunión es un detractor de las experiencias de reunión. Por esta razón, encontrar la plataforma adecuada para celebrar su reunión es extremadamente importante. Sería lamentable que su reunión se viera arruinada por un mal funcionamiento del equipo.

Aquí es donde SCOOCS puede ayudarle; se trata de una plataforma de eventos en línea que puede ayudarle a crear y gestionar reuniones virtuales eficaces. SCOOCS permite a los usuarios crear eventos híbridos más personalizados que presenten la marca del usuario. Además, la plataforma también mide el rendimiento para mejorar la eficacia de las reuniones. 

3 - Designar un moderador de la reunión

Celebrar una reunión sin un moderador abre la posibilidad de que la reunión se salga de cauce, ya que no hay nadie que controle las cosas. Al nombrar a un moderador, le das a esa persona la autoridad para controlar el desarrollo de la reunión; por ejemplo, nadie podrá hablar sin el permiso del moderador. 

El trabajo de un moderador consiste en mantener a todo el mundo concentrado en la reunión, ya que los problemas de Internet y de calidad de vídeo o audio pueden dar lugar a malentendidos. Por esta razón, debes elegir un moderador que pueda manejar cualquier tipo de situación de presión. 

4 - Imponer una política de vídeo obligatorio

La comunicación es mucho más eficaz cuando intervienen las pistas no verbales; lo que se dice es importante, sin duda, pero cómo se dice también es muy valioso. Según Lifesize, el 31 % de los usuarios considera que la comunicación por vídeo les ayuda a conectar fácilmente con clientes o socios. 

Por eso, la mayoría de las empresas tienen una política de video-on obligatoria. De ese modo, pueden establecer una mejor relación entre los miembros del equipo para alcanzar el objetivo principal de la reunión. 

La otra razón por la que la política de vídeo es necesaria es que diversos estudios demuestran que es menos probable que las personas realicen varias tareas a la vez cuando tienen la cámara encendida. En concreto, el 82% de los usuarios no realizan varias tareas a la vez cuando están en una videoconferencia. 

5 - Animar a los participantes a contribuir

La comunicación bidireccional puede ayudarle a tomar decisiones eficaces e impactantes en la reunión. Estas son algunas de las formas de animar a los participantes a contribuir más: 

• Preguntar a los asistentes su opinión sobre el proyecto o tema que se está tratando en la reunión. 
• También puedes pedir a los participantes que te pongan al día o que añadan algo al debate. 
• Puedes compartir vídeos y documentos para que participen más en la reunión. 
• También puedes hacer encuestas, cuestionarios y sondeos para los asistentes. 

En caso de que todo esto no funcione, también puedes compartir una historia divertida en la reunión. Un estudio de Harvard Business Review muestra que los trabajadores que compartieron historias divertidas sobre sí mismos con los miembros de su equipo produjeron un 26% más de ideas en las sesiones de brainstorming; esto es fascinante.  

6 - Seguimiento tras la reunión

¿Quiere que su reunión sea un éxito? Entonces, debe asegurarse de que todos los asistentes se marchan con un objetivo claro. Asegúrate también de que todos sepan lo siguiente:

• ¿Cuál es el siguiente paso?  
• Quién es responsable del seguimiento de tareas específicas 
• Cuándo será la próxima reunión 

Si eres el anfitrión de la reunión, lo más importante para ti es hacer un seguimiento de la reunión con los participantes. Para ello, puede mantener una conversación informal con ellos o enviarles una encuesta por correo electrónico.  

Escuchar a los participantes puede darle una idea clara de cómo puede hacer que las futuras reuniones sean más participativas y mejores para todos los implicados. Dicho esto, asegúrate de comprobar cómo se encuentran los asistentes después de la reunión.

Veredicto final

Una investigación de Lizesize muestra que el 43% de los usuarios afirma que las comunicaciones por vídeo ayudan a las empresas a ser más productivas a pesar de que sus empleados se encuentren en lugares diferentes. Esto demuestra hasta qué punto estas reuniones en línea suponen un valioso ahorro de tiempo y se están convirtiendo en la forma habitual de trabajar. Así que, si quieres que tu reunión en línea sea un éxito, planifica el evento en la plataforma SCOOCS y asegúrate de seguir los consejos que hemos comentado en esta guía.