Eventmanager-Rollen freigeschaltet: Stellen Sie das richtige Profil für Ihr Unternehmen ein!

Sie haben getestet und die Daten scheinen eindeutig zu sein: Es ist an der Zeit, in eine Marketing-Event-Strategie für Ihr Unternehmen zu investieren. Sie müssen Ihren ersten internen Eventmanager einstellen, aber wie finden Sie das richtige Profil unter all den Aufgaben und Eventmanager-Rollen, die Sie da draußen sehen? Keine Sorge, wir arbeiten schon seit einiger Zeit mit den besten Event-Profis zusammen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um den richtigen Event-Manager für Ihr Unternehmen zu finden!

1-Welche sind die verschiedenen Aufgaben eines Eventmanagers?

Veranstaltungsleiter, Veranstaltungskoordinator, Veranstaltungsplaner... wer macht was? Je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen kann ein Eventmanager alle diese Aufgaben übernehmen oder nur einige davon. Wenn Sie beabsichtigen, viele Veranstaltungen und/oder große Events durchzuführen, kann es wichtig sein, Ihre Event-Agentur im ersten Moment zu behalten, während Ihr interner Event-Manager alle Veranstaltungen mit dem externen Team abwickelt. Manchmal werden diese verschiedenen Positionen zur Definition derselben Rolle verwendet. Aber lassen Sie uns jede dieser Rollen besser verstehen und versuchen, sie in ihrer Verantwortungsebene neu zu gruppieren.

• Direktor für Veranstaltungen oder Leiter für Veranstaltungen

Die Rolle des Veranstaltungsleiters ist vor allem für größere Unternehmen geeignet, da die Hauptaufgabe eines Veranstaltungsleiters darin besteht, ein Team von Veranstaltungsleitern zu leiten. Die Stellenbeschreibung des Veranstaltungsleiters umfasst den Überblick über alle Veranstaltungen und die Veranstaltungsstrategie für das Unternehmen sowie ein allgemeines Budget, die Überwachung von KPIs und die Festlegung von Richtlinien für die Abteilung. Wenn Sie auf der Suche nach Ihrem ersten unternehmensinternen Eventmanager sind, ist dies vielleicht nicht die Rolle, die Sie in erster Linie anstreben. Hoffentlich wächst Ihre Veranstaltungsabteilung und Sie müssen dieses Profil eines Tages einstellen!

• Event-Manager oder Event-Planer

Die folgenden Berufsrollen werden in der Regel zur Beschreibung derselben Position verwendet. In kleineren Veranstaltungsabteilungen müssen Eventmanager in der Regel eine eher generalistische Rolle einnehmen, während die Funktionen in größeren Unternehmen in der Regel sehr spezialisiert sind, was einem höheren Profil entspricht.

In einem spezielleren Spektrum sind Eventmanager für alle Aspekte einer bestimmten Veranstaltung zuständig und koordinieren auch das Team ihrer Veranstaltungsproduzenten.

Ein Tag im Leben eines Eventmanagers kann beinhalten, das Eventbudget zu aktualisieren, zu entscheiden, welche der Veranstaltungsorte auf der Liste dem Kunden gezeigt werden, den Zeitplan für den Tag des Events mit allen Aufgaben und Zeitplänen aller Eventplaner und anderer Beteiligter zu erstellen, potenzielle Sponsoren zu kontaktieren, zu überprüfen, ob der Marketingplan mit den Hauptzielen des Events übereinstimmt ... ok, vielleicht ist es nicht möglich, all diese Aufgaben an einem Tag zu erledigen, aber Sie verstehen die Idee: Der Eventmanager muss einen Gesamtüberblick über alle Aspekte der Veranstaltung haben und mit dem internen Team, seinem Management, dem Kunden und allen Sponsoren, Interessengruppen und Eventanbietern in Kontakt stehen.

• Veranstaltungskoordinator oder Veranstaltungsproduzent

Der Event-Koordinator oder Event-Produzent ist für die Durchführung des Event-Management-Plans verantwortlich. Der Event-Producer setzt sich mit allen Anbietern von Veranstaltungen in Verbindung, um die gesamte Logistik zu organisieren, damit die Veranstaltung stattfinden kann. Am Tag der Veranstaltung ist dieser Fachmann vor Ort und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft und die Veranstaltung den Standards und Erwartungen des Kunden entspricht.

• Gastgeber der Veranstaltung

Auch wenn er auch als eine der Rollen des Eventmanagers angesehen wird, hat der Eventmoderator keine Managementfunktion, sondern ist in erster Linie die PR im Dienst. Dieser Fachmann ist für die Begrüßung der Veranstaltungsbesucher zuständig, er ist der Ansprechpartner für alle Teilnehmer und kann auch einige Networking-Momente moderieren, Sitzungen präsentieren oder die Referenten der Veranstaltung vorstellen. Er ist das Gesicht der Veranstaltung, und seine einflussreiche Position kann auch ein Marketing-Asset sein, um das Event-Branding in Offline- oder Online-Medien zu erhöhen.

• Eine unendliche Liste von Aufgaben eines Eventmanagers...

Eventmanager können in vielen verschiedenen Branchen arbeiten und unterschiedliche Profile haben, so dass die Liste der Titel für Eventmanager fast endlos sein kann!

Die Marketingabteilungen beziehen immer mehr Veranstaltungen in ihre Strategien zur Steigerung des Bekanntheitsgrads, zur Markenbildung und zur Gewinnung von Kundenkontakten ein. Wir sehen jetzt Eventmanager in kleinen und großen Unternehmen, Hochschulen, NGOs, Restaurants, Veranstaltungsorten und sogar Flughäfen!

Event-Manager können spezialisiertere Funktionen haben, wie z. B. Event-Compliant-Spezialist, Event-Catering-Manager, Event-Analyst, Veranstaltungsort-Manager, Hospitality-Manager und Sponsoring-Koordinator ... die Liste ist endlos! Die Aufgaben können auch branchenspezifisch sein, wie z. B. Festival-Koordinator, Administrator für Universitäts-Arena-Events, Student Experience Officer, Gruppen- und Event-Koordinator, Hochzeitsplaner ... eine weitere unendliche Liste!

In der Regel vereinen alle diese Berufsbezeichnungen verschiedene Elemente der bereits erwähnten Hauptfunktionen, und im Hinblick auf die berufliche Entwicklung werden ihnen häufig die Bezeichnungen "Junior", "Senior" und "Head of" vorangestellt: "Junior", "Senior" und "Head of".

2- Was sollte ich beachten, wenn ich einen internen Eventmanager einstelle?

Um ein erfolgreiches Einstellungsverfahren durchzuführen, sollten Sie zunächst einige strategische Bereiche festlegen:

• Warum wollen Sie einen Eventmanager einstellen?

"Warum will ich einen Eventmanager einstellen?" Dies ist die erste Frage, die Sie sich stellen müssen. Möchten Sie ein Teammitglied mit Erfahrung im Veranstaltungsbereich haben, das die Arbeit mit einer externen Agentur durchführt, oder möchten Sie alle Veranstaltungen intern produzieren? Die Antwort auf diese Fragen sowie die Anzahl und das Format der Veranstaltungen, die Sie durchführen möchten, bestimmen das Profil und die Erfahrung des Fachmanns, den Sie einstellen müssen.

• In welchem Team wird diese Fachkraft arbeiten?

Wie wird das Team heißen? Wem wird dieser Eventmanager unterstellt sein? Wird diese Person mit einem Team oder nur mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten? Dies ist ebenfalls eine wichtige Frage, die es zu beantworten gilt, denn es geht um die strategische Zuweisung des Budgets an die verschiedenen Teams.

• Wie lauten die Strategie, die Ziele und die KPIs für den Veranstaltungsbereich?

Was sind die wichtigsten Ziele, die Sie mit den Veranstaltungen erreichen wollen, und wie stimmt die Strategie mit der Ihres Unternehmens überein? Definieren Sie alle KPIs, die Sie überwachen müssen, und legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen. Wenn die Eventmanager, die Sie interviewen, während des Gesprächs danach fragen, können sie direkt auf die Liste "Vielleicht passt es" gehen.

• Wie hoch wird das Budget für Veranstaltungen sein?

Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese investieren wollen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

3- Welche Hard Skills sollte ein Full-Stack-Eventmanager beherrschen?

Wie wir bisher gesehen haben, setzen sich die Aufgaben eines Eventmanagers aus verschiedenen Fähigkeiten und Kompetenzen zusammen. Dies sind einige der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie in der Stellenbeschreibung eines Eventmanagers finden:

• Haushaltsführung

Eine der Hauptaufgaben besteht darin, das Veranstaltungsbudget sinnvoll zu verteilen und mit den verfügbaren Mitteln das beste Ergebnis zu erzielen. Es ist wichtig, immer den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und immer einen Reservefonds für Notfälle und den berühmten Plan B, C oder D zu haben, den diese Fachleute so gut kennen.

• Fähigkeiten in den Bereichen Projektmanagement und Zeitmanagement

Diese Fachleute wissen am besten, wie man den Schwung nutzt, und sie wissen besser als jeder andere, wie wichtig Zeit ist. Sie sind organisiert und liefern die verschiedenen Elemente des Projekts pünktlich und sorgen dafür, dass alle Beteiligten dasselbe tun.

• Marketing 

Unabhängig davon, ob der Eventmanager, den Sie einstellen werden, alle Aspekte der Veranstaltung managen wird oder ob er das Glück haben wird, auf ein Marketingteam zu zählen, das ihn bei den Kommunikationsaufgaben unterstützt, muss er einige Marketinggrundsätze und -instrumente kennen.

• Technologiebewusst

Diese Fertigkeit wird Ihrem Eventmanager bei allen Aspekten seiner Projekte helfen. Der Tech-Stack für einen Eventmanager umfasst häufig Excel oder ein anderes Äquivalent für Budgets, Projektmanagement-Tools, das CRM des Unternehmens, Marketing- und Analysetools und natürlich eine Plattform für persönliche, hybride und virtuelle Events wie SCOOCS.

• Bereitschaft, nach unterschiedlichen Zeitplänen und/oder an unterschiedlichen Orten zu arbeiten 

Das Veranstaltungsmanagement unterscheidet sich in den meisten Fällen stark von einem 9-5-Job. Man muss in Nachtschichten, an Wochenenden und in manchen Unternehmen auch an verschiedenen Orten arbeiten. Wenn Sie das richtige Profil einstellen und behalten wollen, ist es wichtig, diese Verfügbarkeit zu honorieren und das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben des Eventmanagers zu fördern.

4- Welche Soft Skills machen einen hervorragenden Eventmanager aus?

Dies sind einige der Soft Skills, die Sie in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen sollten:

• Einflussnahme und Verhandlung

Ihr Eventmanager muss Vereinbarungen mit verschiedenen Anbietern und Dienstleistern treffen, und es ist wichtig, die besten Bedingungen für die Veranstaltung und Großeinkäufe auszuhandeln.

• Improvisation und Flexibilität

Dies ist ein wichtiger Punkt - in diesem Beruf ist es wichtig, in letzter Minute zu improvisieren und flexibel zu sein, um Pläne zu ändern (und natürlich, um die meisten unvorhersehbaren Situationen vorauszusehen).

• Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikationsfähigkeit

Wenn Sie möchten, dass Ihr Eventmanager diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie einen Menschen einstellen. Ihr Eventmanager steht gerne in Kontakt mit dem Publikum, fördert neue Verbindungen und Netzwerke und weiß, wie man mehr über die Bedürfnisse der Teilnehmer erfährt, um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.

• Widerstandsfähigkeit

Haben wir schon über unberechenbare Situationen und seltsame Arbeitszeiten gesprochen?

5- Was ist für Eventmanager, die virtuelle und hybride Veranstaltungen verwalten, wichtig zu beachten?

Zusätzlich zu den oben genannten Grundkenntnissen mussten die Eventmanager angesichts der Pandemie ein schnelles Update vornehmen. Um virtuelle und hybride Veranstaltungen zu managen, ist es wichtig, mehr über die besten Praktiken für Online-Engagement und Networking zu lernen, darüber, wie man besser vor einer Kamera kommuniziert, über die Grundlagen der A/V-Technologie und andere technische Tools, die dem Veranstaltungsplaner helfen, die besten Ergebnisse zu erzielen. Und natürlich die Wahl der richtigen Veranstaltungsplattform für virtuelle und hybride Veranstaltungen!

Wenn Sie die wichtigsten Fallstricke bei der Planung und Durchführung von Online-Events vermeiden möchten, lesen Sie dieses Interview mit Jessica Lopes, Eventmanagerin bei HYPE Innovation, und erfahren Sie ihre Tipps zum Eventmanagement. Das Interview ist auch als Video und Podcast verfügbar!