6 Tipps zur Durchführung hochproduktiver Online-Meetings

In den letzten zehn Jahren haben Online-Meetings in der Geschäftswelt große Bedeutung erlangt. Sie bringen den globalen Arbeitsplatz auf eine ganz neue Ebene der Vernetzung. Eine Studie von Lifesize zeigt, dass 94 Prozent der Unternehmen sagen, dass Online-Video-Meetings die Produktivität und den Fortschritt des Unternehmens steigern. 

Nun stellt sich die Frage, wie Sie ein Online-Meeting für die Teilnehmer effektiver gestalten können. In diesem Artikel werden wir einige Tipps erörtern, die Ihnen dabei helfen können, wirkungsvollere und ansprechendere Online-Meetings abzuhalten. 

Tipps für Online-Meetings

1 - Organisieren Sie das Treffen gut

Wenn Sie möchten, dass Ihre Online-Meetings effektiv sind, müssen Sie sie gut organisieren. Hier sind einige Dinge, an denen Sie im Vorfeld arbeiten können:

• Eine klare Struktur der Sitzung 

Anstatt die Teilnehmer sprechen zu lassen, wann immer sie wollen, sollten Sie Ihre Besprechung strukturieren. Eine der besten Möglichkeiten zur Strukturierung von Besprechungen besteht darin, eine Tagesordnung für die Besprechung zu erstellen und diese Tagesordnung vor Beginn der Besprechung an alle Teilnehmer zu verschicken. Laut The Balance Careers können Sie mit einer strukturierten Tagesordnung die Sitzungszeit um bis zu 80 Prozent reduzieren. 

• Versenden Sie eine Kalendereinladung 

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Kalendereinladungen rechtzeitig vor dem Treffen verschicken, und überprüfen Sie, ob alle Teilnehmer anwesend sind oder nicht. Dies wird Ihnen helfen, das Treffen gut zu organisieren und zu planen, was in Zukunft auf Sie zukommt. 

2 - Finden Sie die richtige Plattform

Die Studie von Lifesize legt nahe, dass mehr als 40 Prozent der Nutzer sagen, dass der schwierige Beitrittsprozess zum Meeting ein Hindernis für die Erfahrung mit Meetings ist. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, die richtige Plattform für Ihr Meeting zu finden! Es wäre unrühmlich, wenn Ihr Meeting durch eine Fehlfunktion der Ausrüstung ruiniert würde.

Hier kann Ihnen SCOOCS helfen, eine Online-Event-Plattform, die Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung effektiver virtueller Meetings hilft. SCOOCS ermöglicht es den Nutzern, individuellere hybride Veranstaltungen zu erstellen, die die Marke des Nutzers präsentieren. Darüber hinaus misst die Plattform auch die Leistung, um die Effektivität der Meetings zu verbessern. 

3 - Ernennung eines Sitzungsleiters

Wenn Sie eine Besprechung ohne einen Moderator ansetzen, besteht die Gefahr, dass die Besprechung aus dem Ruder läuft, da es niemanden gibt, der die Dinge regelt. Mit der Ernennung eines Moderators erteilen Sie dieser Person die Befugnis, den Ablauf der Besprechung zu kontrollieren; zum Beispiel darf niemand ohne die Erlaubnis des Moderators sprechen. 

Die Aufgabe eines Moderators ist es, dafür zu sorgen, dass sich alle auf die Sitzung konzentrieren, denn Probleme mit dem Internet und der Video- oder Audioqualität können zu Missverständnissen führen. Aus diesem Grund sollten Sie einen Moderator wählen, der mit jeder Art von Drucksituation umgehen kann. 

4 - Durchsetzung einer verbindlichen Video-on-Policy

Kommunikation ist viel effektiver, wenn die nonverbalen Hinweise mit einbezogen werden; was Sie sagen, ist in der Tat wichtig, aber wie Sie es sagen, ist auch sehr wertvoll. Laut Lifesize sind 31 Prozent der Nutzer der Meinung, dass Videokommunikation ihnen hilft, mit Kunden, Klienten oder Partnern leicht in Kontakt zu treten. 

Aus diesem Grund haben die meisten Unternehmen eine obligatorische Video-on-Politik. Auf diese Weise können sie eine bessere Beziehung zwischen den Teammitgliedern aufbauen, um das Hauptziel der Sitzung zu erreichen. 

Der andere Grund, warum die Video-on-Politik notwendig ist, liegt darin, dass verschiedene Studien zeigen, dass Menschen seltener Multitasking betreiben, wenn sie ihre Kamera eingeschaltet haben. Um genau zu sein, 82 Prozent der Nutzer machen kein Multitasking, wenn sie in einer Videokonferenz sind. 

5 - Ermutigen Sie die Teilnehmer zum Mitmachen

Die Kommunikation in beide Richtungen kann Ihnen dabei helfen, effektive und wirkungsvolle Entscheidungen in der Sitzung zu treffen. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Teilnehmer dazu ermutigen können, mehr beizutragen: 

• Fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu dem Projekt oder Thema, das in der Sitzung besprochen wird. 
• Sie können die Teilnehmer auch nach kurzen Aktualisierungen fragen oder nach allem, was sie der Diskussion hinzufügen möchten 
• Sie können Videos und Dokumente freigeben, um die Teilnehmer stärker in die Besprechung einzubinden. 
• Sie können auch Umfragen, Fragebögen und Abstimmungen für die Teilnehmer erstellen. 

Falls das alles nicht funktioniert, können Sie in der Sitzung auch eine lustige Geschichte erzählen. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass Arbeitnehmer, die ihren Teammitgliedern lustige Geschichten über sich selbst erzählten, in Brainstorming-Sitzungen 26 Prozent mehr Ideen einbrachten; das ist faszinierend.  

6 - Nachbereitung des Treffens

Sie wollen, dass Ihre Veranstaltung erfolgreich ist? Dann müssen Sie dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer mit einem klaren Ziel nach Hause geht. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder die folgenden Dinge weiß:

• Was ist der nächste Schritt?  
• Wer ist für die Weiterverfolgung bestimmter Aufgaben zuständig? 
• Wann findet das nächste Treffen statt? 

Wenn Sie der Gastgeber des Treffens sind, ist es für Sie am wichtigsten, sich bei den Teilnehmern über den Verlauf des Treffens zu informieren. Sie können dies auf verschiedene Weise tun: Sie können sich in einem zwanglosen persönlichen Gespräch erkundigen oder eine Feedback-Umfrage per E-Mail verschicken.  

Wenn Sie die Meinung Ihrer Teilnehmer hören, können Sie sich ein klares Bild davon machen, wie Sie künftige Sitzungen engagierter und für alle Beteiligten besser gestalten können. Achten Sie also darauf, dass Sie sich nach der Sitzung bei Ihren Teilnehmern erkundigen.

Endgültiges Urteil

Eine Studie von Lizesize zeigt, dass 43 Prozent der Nutzer sagen, dass Videokommunikation Unternehmen dabei hilft, produktiver zu sein , auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten. Dies zeigt, wie sehr diese Online-Meetings eine wertvolle Zeitersparnis darstellen und zur Standardmethode für die Arbeit der Menschen werden. Wenn Sie also wollen, dass Ihr Online-Meeting erfolgreich ist, planen Sie die Veranstaltung auf der SCOOCS-Plattform und stellen Sie sicher, dass Sie die Tipps befolgen, die wir in diesem Leitfaden besprochen haben.