Lista de control para organizar con éxito una reunión virtual en línea

No es ningún secreto que las reuniones son una parte integral de una organización y, sin embargo, las estadísticas muestran que los ejecutivos creen que más del 67% de las reuniones son un completo fracaso. Además, un porcentaje significativo de los trabajadores admite que realiza varias tareas a la vez en las reuniones.

Por si las estadísticas anteriores no fueran lo suficientemente espeluznantes, la pandemia del Covid-19 ha dificultado aún más la celebración de reuniones eficaces. Las empresas se ven ahora obligadas a celebrar reuniones virtuales en línea, y celebrar una reunión eficaz se ha convertido en un verdadero reto.

Por suerte, hay algunas cosas que su empresa puede hacer para garantizar la eficacia de una reunión y este blog ofrece una breve lista de comprobación a tener en cuenta para garantizar la eficacia de las reuniones. Así que, ¡manos a la obra!

4 cosas a tener en cuenta para organizar con éxito una reunión virtual en línea

1. Elegir la plataforma adecuada es la clave

Si desea organizar una reunión virtual, debe elegir la plataforma adecuada que le proporcione todo lo necesario para que la reunión se desarrolle sin problemas y pueda alcanzar todos sus objetivos. Estos son algunos de los aspectos que debe tener en cuenta al buscar la plataforma adecuada:

• Encuentre una plataforma que pueda registrar fácilmente y sin problemas a sus asistentes en la reunión.
• Busque la plataforma que ofrezca a los asistentes la oportunidad de relacionarse entre sí.
• Asegúrese de que la plataforma le permite realizar reuniones más personalizadas y le ofrece también opciones de personalización.
• Busque una plataforma fácil de usar y con un diseño estético agradable.

SCOOCS es una plataforma de eventos en línea que ayuda a los usuarios a organizar con éxito eventos virtuales en línea gracias a su funcionalidad fácil de usar. SCOOCS ofrece muchas funciones, como el registro de todos los participantes en cuestión de minutos con un archivo Excel, la opción de personalización para realizar reuniones virtuales personalizadas, Chatbox, reunión de vídeo 1-1, etc., que la convierten en la herramienta perfecta para organizar una reunión virtual en línea.

2. Establecer un orden del día claro para una reunión eficaz

Puede resultar sorprendente, pero la mayoría de las reuniones de trabajo no tienen un orden del día claro. De hecho, los estudios demuestran que solo el 37% de las reuniones en EE. UU. utilizan órdenes del día, mientras que el porcentaje restante de las reuniones sigue la corriente.

Para que el orden del día de una reunión tenga éxito, hay que seguir estas reglas básicas:

• Elaborar un orden del día que permita llevar a cabo las tareas, intercambiar ideas y tomar decisiones.
• Cuando elabores el orden del día de la reunión, asegúrate de especificar el formato de cada tema, por ejemplo, "Preguntas y respuestas", "Encuesta a los asistentes", etc.
• Asigna un tiempo más realista a cada tema, para no desordenar el calendario de reuniones.
• Identificar quién es la persona responsable de dirigir un tema concreto (Asignar funciones a cada uno).
• Haga suya la primera agenda para revisar el orden del día y hacer cambios si es necesario.

3. Implicar a todos

Cuando organice un evento virtual, asegúrese de que todos participan en la reunión para poder alcanzar el objetivo. Algunas de las mejores formas de implicar a todos los participantes son celebrar sesiones de preguntas y respuestas en línea, encuestas, organizar la gamificación en línea y un debate en línea con temas relevantes para los intereses de los asistentes.

Además de estas formas tradicionales, también puedes compartir artículos, vídeos y Gifs con los participantes para que se impliquen más en el debate.

4. Recibir comentarios antes de finalizar la reunión

La mejor manera de terminar su reunión virtual en línea es organizar una encuesta en línea para recoger las opiniones de los participantes. La encuesta debe ser breve y debe incluir preguntas como cuál fue la experiencia de los asistentes, qué funcionó bien, qué debería hacerse para mejorar el evento, etc.

Después de obtener el resultado de la encuesta, analícelo y vea en qué aspectos lo hizo bien y cuáles son las áreas en las que debe trabajar en su próximo evento virtual.

Para terminar

Muchas de las encuestas en línea muestran que las empresas no quieren que estas reuniones virtuales en línea terminen incluso después de la pandemia COVID-19 . Esto sugiere que los eventos virtuales no van a desaparecer pronto, y las empresas tendrán que adoptarlos. Si está buscando la plataforma adecuada para celebrar sus reuniones virtuales en línea, consulte aquí todo lo que SCOOCS puede hacer por usted.