Etiqueta para reuniones híbridas - 7 pasos a tener en cuenta para que la reunión sea un éxito

No es ningún secreto que las reuniones híbridas son la necesidad del momento. Después de la pandemia, llevar a todos los empleados a la oficina cada día se ha quedado obsoleto y los desplazamientos pueden evitarse haciendo un uso eficiente de la tecnología. Los empleados que trabajan a distancia pueden participar activamente en las reuniones híbridas junto con los asistentes que están sentados a cientos de kilómetros en la oficina llevando a cabo los negocios, y se pueden hacer presentaciones a los clientes en el otro extremo del globo sin tener que desplazarse.

Combinar el trabajo desde casa y desde la oficina de vez en cuando puede ser una característica permanente para muchos trabajadores, y las reuniones híbridas son la única solución de conexión para seguir avanzando.

Sin embargo, sólo se pueden lograr resultados satisfactorios si las reuniones híbridas se desarrollan sin perturbaciones. Pero las reuniones híbridas son mucho más complejas que las presenciales o virtuales. Es fácil equivocarse y difícil acertar: los participantes remotos están a un solo resbalón de perder todo el entusiasmo y el estatus de los participantes directos. Al igual que los directivos aprendieron a organizar reuniones virtuales excelentes el año pasado, ahora deben aprender a organizar también reuniones híbridas excelentes. Es necesario adoptar ciertas prácticas y un protocolo de reuniones híbridas para dirigir y facilitar reuniones híbridas realmente inclusivas y productivas.

Etiqueta para reuniones híbridas: 7 pasos para una reunión fructífera

Como cualquier reunión, una reunión híbrida requiere planificación, preparación y ejecución. Teniendo en cuenta las diferencias y peculiaridades de la atmósfera digital, hay que recorrer una milla extra para superar los contratiempos.

1. Instrucciones preoperativas

Según los requisitos de la naturaleza de la reunión, debe prepararse un plan sobre cómo llevarla a cabo conectando a todos los participantes con los asistentes. Un orden del día es siempre un buen punto de partida a la hora de estructurar las reuniones para lograr la máxima eficacia. Haz una lista de todos los miembros, sus designaciones y el motivo de su participación en la reunión. Envíe una invitación a todos los miembros. Conocer los recursos técnicos de los asistentes y participantes debe ser lo primero de la lista de comprobación, su zona horaria y su espacio podrían darte un buen comienzo con el trabajo preoperativo. Obtén también la confirmación de asistencia y su lista de requisitos.

2. Administración técnica

O bien lo gestionas tú mismo, o bien cuentas con un ingeniero informático que pueda crear un sistema que fomente un entorno interactivo para que todos puedan participar. La idea principal que hay que perseguir es: ¿qué asistencia audiovisual necesitan los participantes remotos para sentir una plena participación por su parte? Deben poder ver las caras de los asistentes en la sala y las presentaciones compartidas. Deben tener plena presencia en la sala de reuniones con una configuración de monitor independiente. Las imágenes grandes incitan a los asistentes presenciales a aceptar a los empleados remotos como participantes de pleno derecho y proporcionan un recordatorio constante para incluirlos en la conversación, junto con un sonido audible.

3. Compartir información

Compartir el orden del día con suficiente antelación con los asistentes y participantes: Uno de los elementos clave de las reuniones híbridas es que se preparen con antelación mediante información compartida para que los asistentes y participantes puedan revisarla y preparar sus notas. Durante la reunión, deben poder ver las presentaciones compartidas, los documentos físicos entregados, los contenidos creados durante la reunión en pizarras o rotafolios, etc.

4. Facilitador

Gestionar una reunión híbrida es más difícil que celebrar una reunión virtual. A pesar de contar con un orden del día y una logística impecables, la falta de compromiso de los participantes puede ser el destino de cualquier reunión. Para una reunión híbrida se necesita un facilitador administrativo que actúe como moderador, presentador o anfitrión y que dirija el espectáculo, asegurándose de que la reunión se desarrolle sin problemas y de que los asistentes y los participantes remotos tengan su parte justa de la reunión. Debe ser paciente con los participantes, guiarlos y mantener su participación.

5. Definir normas y principios

Empieza por establecer algunas normas y principios básicos para reunirse en un entorno híbrido. Distribuya las reglas antes de la reunión entre todos los miembros, como "Silenciar los teléfonos móviles y otros dispositivos", se aplica a cualquier reunión, pero para las reuniones híbridas es esencial que todos esos dispositivos estén fuera de la vista y silenciados para no causar ninguna perturbación en las señales de red. Además, hay que evitar las conversaciones cruzadas e improvisadas, ya que pueden confundir a los colegas remotos.

6. Mantener actividades más atractivas

Como en cualquier otra reunión, las reuniones híbridas requieren que los asistentes y participantes estén comprometidos y tengan una presencia activa. Esté atento por si alguien levanta la mano o se calla. Organice encuestas, concursos y sesiones de preguntas y respuestas para dar a todos la oportunidad de manifestarse. Anímelos a hacer preguntas.

7. Probar la tecnología con antelación

El contratiempo más molesto que destruye el impulso de una reunión híbrida es esperar a que se solucione un fallo en el equipo o la red. Antes de cualquier reunión híbrida, lo último pero no lo menos importante de la lista de comprobación debería ser probar la configuración audiovisual, tanto en la sala como para los asistentes remotos. Programa una sesión de prueba con los participantes remotos para comprobar lo que verán y oirán durante la reunión, así como para revisar las funciones de software que probablemente se les pedirá que utilicen.

Las reuniones híbridas han llegado para quedarse y se han convertido en una parte esencial del trabajo organizativo cotidiano al conectar a trabajadores presenciales y remotos en el mismo espacio. Con la planificación y ejecución adecuadas y siguiendo las netiquetas establecidas, el único resultado será una reunión híbrida exitosa.