Objetivos SMART en la planificación de eventos: Por qué son importantes y cómo establecerlos

El éxito o el fracaso de un evento puede depender de su capacidad para establecer y alcanzar objetivos cuando es planificador de eventos. Sin embargo, definir objetivos claros para su evento puede ser todo un reto. Si sus objetivos no son realistas, pueden resultar desalentadores y no conseguir los resultados deseados. ¿Cuál es la solución? Establecer objetivos SMART para sus eventos.

Los objetivos SMART pueden guiarle hacia el éxito, ya se trate de aumentar los ingresos, ampliar la audiencia o mejorar la respuesta de los asistentes. Siga leyendo para saber cómo establecer objetivos prácticos para eventos que ofrezcan resultados y explore nuestros ejemplos de objetivos eficaces para eventos para inspirarse.

¿Cuál es la diferencia entre los objetivos y las metas de un acontecimiento?

Desde enseñar a un grupo de personas hasta recaudar fondos para obras benéficas o generar ingresos con la venta de entradas: cuandopiensa en planificar y organizar un acto, tiene un objetivo en mente.

Y cuando evalúa el éxito de su evento¿prefiere que acuda a su taller un grupo más numeroso de personas o sólo personas interesadas en la alfarería, por ejemplo? 

Y aquí es donde surgen las nociones de metas y objetivos. Podemos pensar en las metas como lo que esboza la finalidad más amplia que definirá el propósito de su evento, y en los objetivos como los pasos específicos que da para ayudar a alcanzar esas metas. 

Por ejemplo, si el objetivo de su evento es dar a conocer una marca, podría medir su éxito de esta manera:

• Objetivo: Duplicar el nivel de menciones y "me gusta" en las redes sociales en comparación con el evento anterior.

• Objetivo: Animar a los asistentes a compartir el contenido del evento e interactuar con él a través de las plataformas. Su objetivo debe ser realista y alcanzable.

¿Qué son los objetivos SMART y por qué son importantes en la planificación de eventos?

Podemos pensar en los objetivos SMART para eventos como metas que te ayudarán a establecer objetivos claros que midan el éxito de tus eventos. SMART es el acrónimo de

• S-Específicos: estos objetivos le ayudan a establecer lo que puede considerar un éxito, en lugar de tener una idea más abstracta de lo que puede ser.
• M-Measurable: proporcionan herramientas para medir el éxito; ayuda a poner un número a tu objetivo.
• A-Accesibles: estas metas te ayudarán a no perder el tiempo en objetivos poco realistas.
• R-Relevantes: estos objetivos son relevantes para el propósito de su evento.
• T-Limitado: fije una fecha de finalización realista para clarificar la priorización de tareas y aumentar la motivación.

Cuando fijes objetivos claros al planificar un evento, verás que te resultará más fácil alcanzarlos. Te ayudarán, ya que tendrás una idea clara de lo cerca que está tu evento de ser un éxito y no malgastarás tiempo y recursos en tareas que no contribuirán a tus objetivos principales.

¿Cómo puede definir objetivos SMART para sus eventos?

1. Defina objetivos ESPECÍFICOS: Sea lo más preciso posible a la hora de esbozar lo que quiere conseguir con su evento. Para ello, tenga en cuenta sus objetivos.

En lugar de decir "quiero mejorar la asistencia a mi próximo acto", ¿por qué no intentar "quiero que mi próximo acto atraiga a un 20% más de asistentes que el anterior"?

2. Defina objetivos MEDIBLES: Cuantifique los objetivos con números: esto le ayudará a saber si ha alcanzado su objetivo y también lo cerca que está de conseguirlo. Los objetivos deben permitir una gama de resultados en lugar de los estados de "éxito" y "fracaso". 

Por ejemplo, si tiene el objetivo de generar más ingresos para su próximo evento, ¿por qué no ajustarlo para que sea algo así como querer que su próximo evento "genere un 30% más de ingresos que el anterior"?

3. Defina objetivos ALCANZABLES: A veces puede resultar difícil identificar un objetivo realista: eche un vistazo al rendimiento y las métricas de eventos anteriores similares y compare los recursos utilizados con los suyos antes de fijar un nuevo objetivo. No olvides incluir objetivos ambiciosos, útiles en situaciones en las que has superado tu objetivo inicial,siempre que sean realistas. 

Por ejemplo, en lugar de querer que su próximo evento duplique el número de asistentes, intente que su próximo evento aumente la asistencia en un 25% en comparación con el anterior".

4. Defina objetivos RELEVANTES: No se olvide del propósito de su evento: si el objetivo que ha definido no está alineado con su evento y su organización, es posible que desee reconsiderarlo. 

Imagina que tienes como objetivo querer generar un 20% más de ingresos por venta de CDs para un evento musical online y no estás vendiendo CDs, quizás podrías plantearte cambiarlo por algo como "generar un 20% más de ingresos por venta de entradas que el concierto online anterior".

5. Defina objetivos con PLAZOS LIMITADOS: Defina sus objetivos de forma que sean realizables en un plazo concreto para que sigan siendo eficaces. Aunque el tiempo no sea una preocupación inmediata, fijar un plazo razonable puede ayudar a mantener la motivación para ti y tu equipo.

¿Por qué no cambiar el objetivo "Quiero aumentar un 20% el número de seguidores de mi evento en las redes sociales" por "Quiero aumentar un 20% el número de seguidores de mi evento en las redes sociales en los próximos tres meses"?

Explorar más: Ejemplo práctico

Imagina que tu objetivo como planificador de eventos para este evento específico es "informar a los estudiantes sobre un taller de concienciación medioambiental en su escuela". Tu objetivo SMART podría ser "inscribir a 200 estudiantes de secundaria de ese centro específico para que asistan al taller virtual, con un 80% de confirmaciones de asistencia al menos una semana antes del seminario web".

Desglose del objetivo SMART:

• Específicos: El objetivo es involucrar a 200 estudiantes de secundaria en un taller virtual de concienciación medioambiental, asegurando un grupo objetivo claro (estudiantes locales) y un formato de evento (taller en línea).
• Mensurable: El éxito se mide consiguiendo 200 participantes, con un 80% de asistencia confirmada una semana antes del evento, lo que proporciona una métrica clara del progreso.
• Alcanzable: Basándose en eventos virtuales anteriores y en la participación de los estudiantes (hipotéticamente), cree que 200 asistentes es una cifra realista mediante una difusión digital específica, como campañas de correo electrónico y redes sociales.
• Pertinente: Centrarse en los estudiantes de secundaria es pertinente porque el taller pretende educar a la próxima generación en cuestiones medioambientales, en consonancia con los objetivos del evento.
• Con límite de tiempo: La fecha límite para el 80% de las confirmaciones, una semana antes del evento, garantiza tiempo suficiente para los preparativos finales y permite una planificación eficaz del evento.

Hagamos que sus eventos sean SMART?

Cuando establezca objetivos SMART para su evento, podrá obtener un enfoque más claro y estratégico, que le permitirá medir los progresos realizados para los objetivos generales de su evento.

Una mayor claridad le ayudará a planificar y contribuirá al uso eficiente de sus recursos, al tiempo que le mantendrá motivado y le hará responsable durante el proceso.

¿Quieres poner en práctica tus objetivos SMART?