Cómo gestionar los problemas técnicos como un profesional: Consejos de comunicación para anfitriones y organizadores de eventos

Reconozcámoslo: todo el mundo ha asistido a un seminario web en el que, de repente, algo ha ido mal. Quizá la pantalla se congeló o hubo un problema con el audio. Es estresante, sin duda. Pero la cuestión es la siguiente: a tu audiencia le afecta más cómo gestionas la comunicación en esos momentos de estrés que el fallo al que se enfrentan.

Con el enfoque adecuado, puede mantener a todo el mundo tranquilo e informado mientras su equipo u organización lo soluciona todo, incluso cuando las cosas no salen según lo previsto.

En este artículo le explicaremos cómo comunicarse de forma clara y segura cuando las cosas no vayan según lo previsto, para que su seminario web se desarrolle sin problemas, de forma profesional y memorable.

¿Preparado para que los problemas técnicos dejen de ser un problema? Empecemos.

Cómo entender a su público: ¿A quién se dirige?
¿A quién se dirige?

Conocer a tu público es el primer paso para que todo vaya bien en caso de fallo. Puede que haya personas que sean auténticos profesionales de la tecnología, mientras que otras simplemente intentan averiguar cómo anular el silencio. ¿Cómo dirigirse a ambos grupos sin confundir a nadie? Muy sencillo. Ajusta el tono y el lenguaje en consecuencia.

• ¿Técnicos? Las explicaciones pueden ser un poco más detalladas, pero hay que ser ágil y no pasarse con la jerga.
• ¿Asistentes sin conocimientos tecnológicos? Sea claro. No les importará la carga de los servidores, sino que se arreglen las cosas.

Se trata de personalizar el enfoque. Una rápida reafirmación de que estás al tanto del problema llega muy lejos, independientemente de sus conocimientos técnicos.

Consejo profesional: Crea plantillas de comunicación con antelación para ambos grupos. Así podrá responder con rapidez y mantener a todo el mundo informado.

Comunicación clara y sencilla: La clave para mantener la calma

Cuando algo va mal, tienes que saber que lo menos que necesita tu público es una mezcla de complicados términos tecnológicos que les dejará aún más confusos. No olvides ser claro, sencillo y directo.

Todo el mundo sabe que los problemas con la tecnología pueden ser frustrantes, pero en lugar de dar explicaciones complicadas, intenta hablar en términos cercanos. No utilices expresiones como "caída del servidor", sino algo más parecido a un "atasco". Esto tiene más sentido para la mayoría de la gente que decir "Estamos experimentando un error 500 debido a la falta de recursos"

Ejemplo:

• Mala comunicación: "Estamos experimentando un error".
• Mejor comunicación: "Nuestro servidor acaba de caerse, por eso las cosas no funcionan como esperábamos. Ahora lo estamos arreglando".

Créame: su público apreciará la sencillez y se sentirá más a gusto.

Cree canales de comunicación: Asegúrese de que saben cómo ponerse en contacto con usted

Es importante establecer canales de comunicación claros para que su público pueda ponerse en contacto con usted y recibir información actualizada sobre cualquier problema técnico.

He aquí algunas formas de mantener informado y actualizado a su público:

1. Utilice su plataforma de seminarios web para mantenerse conectado: Si organiza su seminario web en una plataforma como SCOOCS, estará seguro: incorpora funciones como un chat y anuncios. Estas funciones te permiten compartir actualizaciones rápidas y ofrecen a los asistentes una forma de hacer preguntas o informar de problemas si algo no funciona como debería.
2. Actualizaciones por correo electrónico y redes sociales: SCOOCS le ofrece un centro de comunicación para que envíe correos electrónicos que proporcionen a los participantes en su seminario web más información y cómo proceder si algo va en contra de lo previsto. Y si su seminario web se está promocionando en las redes sociales de su organización, compruebe si sus asistentes intentan ponerse en contacto allí si tienen algún problema.
3. Mantén a todo el mundo informado en tiempo real: Si las cosas se tuercen, utiliza el chat en directo o un tablón de mensajes para enviar actualizaciones breves y frecuentes. Esto ayuda a reducir la confusión y asegura a tu audiencia que estás al tanto de todo. No olvides que con SCOOCS puedes enviar notificaciones y alertas a todo el mundo.

Sea sincero e informe a todo el mundo

Cuando surgen problemas técnicos, es fundamental que seas sincero con tu público. Esto aliviará su frustración y les hará comprender mejor lo que ocurre, al tiempo que les mostrará que está actuando para solucionar el problema en cuestión.

¿Por qué es importante ser honesto?

Genera confianza: Al mostrar que estás trabajando activamente para resolver el problema, la gente confiará más en ti. En lugar de decir algo general como "Tenemos algunos problemas", sé más específico y di algo como "Tenemos un problema con nuestro servidor que está afectando a la retransmisión de la sesión".

Informe a su público sobre el calendario

Manténgales informados del tiempo que puede tardar en solucionarse lo que está ocurriendo, ¡esto es esencial! Ayuda a establecer expectativas realistas y evita que la gente se frustre.

Cómo apoya SCOOCS la comunicación

SCOOCS le facilita el envío de actualizaciones en tiempo real en caso de problemas técnicos: gracias a nuestro sistema de asistencia integrado, podrá informar a su público de inmediato. Nuestro equipo de asistencia está siempre a su disposición para ayudarle, asegurándose de que pueda proporcionar actualizaciones y soluciones de forma puntual y precisa.

Mostrar siempre empatía

Cuando los problemas técnicos interrumpan su evento, no olvide que es importante reconocer la frustración de su público. Empatizar con lo que están pasando puede fomentar un ambiente de apoyo y generar confianza.

¿Por qué es importante la empatía?

1. Mejora la experiencia del usuario: Hacer saber a tu público que comprendes su frustración demuestra que valoras su tiempo y su experiencia.
2. Crea paciencia: Cuando las personas se sienten vistas y escuchadas, es más probable que se queden contigo y te den el espacio que necesitas para solucionar las cosas.

¿Cómo se puede comunicar con empatía?

Podría decir que "el problema se está solucionando", pero eso no demostraría que comprende la frustración de sus participantes. En su lugar, ¿por qué no decir algo como "Entendemos lo frustrante que es esta situación y sentimos mucho las molestias; nuestro equipo está trabajando con diligencia para resolverlo lo antes posible"? Cuando incorporas la empatía en tu comunicación, estás abordando el problema a la vez que refuerzas tu relación con el público, transformando una situación difícil en una oportunidad que crea una conexión más profunda.

Ofrezca soluciones prácticas y siga avanzando con SCOOCS

Disponer de soluciones rápidas y alternativas sencillas puede marcar la diferencia en la forma en que los asistentes perciben la situación y en la confianza que depositan en usted.

Proporcionar soluciones temporales

Cuando surja un problema, guíe a sus asistentes hacia opciones y soluciones alternativas. Por ejemplo, si la función de chat no funciona, facilite una dirección de correo electrónico para preguntas y comunicaciones o utilice una plataforma que permita a los participantes utilizar la mensajería directa.

Proporcionar recursos

Durante los tiempos muertos, siempre puede compartir sesiones pregrabadas y materiales descargables, o incluso redirigir a los asistentes a contenidos atractivos dentro de la plataforma del seminario web. Con SCOOCS puedes cargar y gestionar dichos recursos, garantizando que los asistentes sigan participando.

Aprovechar las funciones de SCOOCS

SCOOCS puede ayudarle con una serie de herramientas que le ayudarán a afrontar y tratar los momentos críticos:

• Aplicación para eventos personalizable: Adapte la aplicación móvil del evento a su marca, facilitando a los asistentes el acceso a los horarios, recursos y actualizaciones en tiempo real.
• Videoconferencias y retransmisiones en directo: Utilice las funciones integradas de videoconferencia y retransmisión en directo para retransmitir las sesiones, garantizando la entrega continua de contenidos incluso si determinadas funciones experimentan problemas.
• Herramientas de interacción y creación de redes: Funciones como las mesas de networking y las reuniones individuales por vídeo facilitan la interacción continua de los asistentes, manteniendo el compromiso durante las interrupciones imprevistas.

Mantener un tono positivo

Cuando surgen problemas técnicos, es esencial mantener un tono profesional y positivo. Sabemos que te sentirás estresado, pero no olvides que proyectar profesionalidad y educación puede influir en la percepción y la audiencia de tu público.

Con el tono adecuado a la comunicación, usted:

• Puede mantener a los asistentes tranquilos y reducir cualquier posible frustración
• Aumentará su credibilidad y reputación, incluso en comunicaciones difíciles

En lugar de decir algo parecido a "Esto está tardando más de lo previsto, por favor, siga esperando", mantenga el tono profesional y positivo y diga "Estamos haciendo todo lo posible para resolver este asunto y agradecemos su paciencia durante este tiempo". Verá que con esta forma de comunicarse, sus retos se convertirán en oportunidades de compromiso.

Acabar con buen sabor de boca

Una vez resuelto el problema técnico, no olvide que es importante agradecer a su público su paciencia. Esta relación positiva entre usted y ellos se crea reconociendo el reto y agradeciendo su comprensión.

¿Cómo terminar con buen pie?

• Reafirma tu compromiso: Hágales saber que el problema está totalmente resuelto y que está tomando medidas para evitar problemas similares en el futuro. La gente aprecia la transparencia, y eso demuestra tu compromiso con la mejora de la experiencia.
• Da las gracias (y hazlo en serio): Reconoce que su tiempo es importante y que agradeces que se hayan quedado contigo.

Recuerde
Incluso las mejores plataformas -como SCOOCS- pueden tener ocasionalmente problemas técnicos. Lo más importante es cómo te comunicas en esos momentos. Si te mantienes claro, tranquilo y agradecido, no sólo controlarás la situación, sino que establecerás relaciones más sólidas con tu público.

En resumen

Los problemas técnicos ocurren, pero no tienen por qué definir su evento. Con una comunicación honesta y bien pensada y una plataforma fiable como SCOOCS, puedes convertir una interrupción temporal en un momento de conexión, confianza y lealtad.

¿Listo para organizar seminarios web sin estrés?