Technische Pannen wie ein Profi bewältigen: Kommunikationstipps für Gastgeber und Organisatoren von Veranstaltungen

Seien wir ehrlich - jeder hatte schon einmal ein Webinar, bei dem plötzlich etwas schief ging. Vielleicht ist der Bildschirm eingefroren oder Sie hatten ein Problem mit dem Ton. Das ist stressig, kein Zweifel. Aber die Sache ist die: Ihr Publikum wird mehr davon beeinflusst, wie Sie die Kommunikation in diesen stressigen Momenten handhaben, als von der Störung, der es ausgesetzt ist.

Mit der richtigen Herangehensweise können Sie dafür sorgen, dass alle ruhig bleiben und informiert werden, während Ihr Team oder Ihre Organisation alles in Ordnung bringt - auch wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie klar und souverän kommunizieren können, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen, damit Ihr Webinar reibungslos, professionell und unvergesslich verläuft!

Sind Sie bereit, technische Probleme in ein Nicht-Problem zu verwandeln? Fangen wir an!

Verstehen Sie Ihr Publikum: Mit wem sprechen Sie?
Mit wem sprechen Sie?

Um bei einer Störung einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen Sie Ihr Publikum kennen. Vielleicht gibt es Leute, die absolute Technik-Profis sind, während andere nur herausfinden wollen, wie sie die Stummschaltung aufheben können. Wie können Sie also mit beiden Gruppen sprechen, ohne jemanden zu verwirren? Ganz einfach. Passen Sie Ihren Ton und Ihre Sprache entsprechend an.

• Technisch interessierte Leute? Sie können Ihre Erklärungen etwas ausführlicher gestalten, aber halten Sie sich kurz und übertreiben Sie es nicht mit dem Fachjargon.
• Nicht technisch versierte Teilnehmer? Halten Sie es einfach. Sie werden sich nicht für die Serverlast interessieren, sondern nur dafür, dass die Probleme behoben werden.

Es geht vor allem darum, dass Siepersönlich auf den Kunden zugehen. Eine kurze Bestätigung, dass Sie das Problem im Griff haben, ist sehr hilfreich, unabhängig von den technischen Kenntnissen des Kunden.

Profi-Tipp: Erstellen Sie im Vorfeld Kommunikationsvorlagen für beide Gruppen. Auf diese Weise können Sie schnell reagieren und alle auf dem Laufenden halten.

Klare und einfache Kommunikation: Der Schlüssel zu mehr Gelassenheit

Wenn etwas schief geht, sollten Sie wissen, dass Ihr Publikum keine komplizierten technischen Begriffe braucht, die es noch mehr verwirren. Vergessen Sie nicht, klar, einfach und direkt zu sein.

Jeder weiß, dass technische Probleme frustrierend sein können, aber anstatt komplizierte Erklärungen zu geben, versuchen Sie, in verständlichen Worten zu sprechen. Verwenden Sie keine Ausdrücke wie "Serverabsturz", sondern eher so etwas wie "Stau". Das ergibt für die meisten Menschen mehr Sinn, als zu sagen: "Wir haben einen 500-Fehler aufgrund mangelnder Ressourcen"

Beispiel:

• Schlechte Kommunikation: "Es ist ein Fehler aufgetreten."
• Bessere Kommunikation: "Unser Server ist gerade ausgefallen, deshalb funktionieren die Dinge nicht wie erwartet. Wir reparieren das jetzt!"

Glauben Sie mir, Ihr Publikum wird die Einfachheit zu schätzen wissen, und es wird sich wohler fühlen.

Schaffen Sie Kommunikationskanäle: Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie Sie zu erreichen sind

Es ist wichtig, klare Kommunikationskanäle einzurichten, damit Ihr Publikum Sie erreichen kann und bei technischen Problemen auf dem Laufenden gehalten wird.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Publikum auf dem Laufenden halten können:

1. Nutzen Sie Ihre Webinar-Plattform, um in Verbindung zu bleiben: Wenn Sie Ihr Webinar auf einer Plattform wie SCOOCS veranstalten, sind Sie auf der sicheren Seite - sie verfügt über integrierte Funktionen wie einen Chat und Ankündigungen. Mit diesen Funktionen können Sie schnelle Updates teilen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen oder Probleme zu melden, wenn etwas nicht so funktioniert, wie es sollte.
2. Aktualisierungen per E-Mail und über soziale Medien: SCOOCS bietet Ihnen ein Kommunikationszentrum, über das Sie E-Mails versenden können, die Ihre Webinarteilnehmer mit weiteren Informationen versorgen und ihnen zeigen, wie sie vorgehen können, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Und wenn Ihr Webinar in den sozialen Netzwerken Ihrer Organisation beworben wird, sollten Sie überprüfen, ob Ihre Teilnehmer versuchen, sich dort zu melden, wenn sie Probleme haben.
3. Informieren Sie alle in Echtzeit: Wenn etwas schief geht, nutzen Sie den Live-Chat oder ein Nachrichtenbrett, um kurze, häufige Updates zu senden. Dies trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden, und gibt Ihrem Publikum die Gewissheit, dass Sie alles im Griff haben. Vergessen Sie nicht, dass Sie mit SCOOCS Benachrichtigungen und Warnungen an alle senden können.

Seien Sie ehrlich und halten Sie alle auf dem Laufenden

Wenn technische Probleme auftreten, ist es wichtig, dass Sie Ihrem Publikum gegenüber offen sind. Dadurch wird die Frustration gemildert und das Verständnis für die Vorgänge erhöht, während Sie gleichzeitig zeigen, dass Sie sich um die Behebung des Problems bemühen.

Warum ist es wichtig, ehrlich zu sein?

Es schafft Vertrauen: Wenn Sie zeigen, dass Sie aktiv an der Lösung des Problems arbeiten, werden die Leute Ihnen mehr vertrauen. Anstatt etwas Allgemeines zu sagen wie "Wir haben hier ein paar Probleme", sollten Sie genauer sein und etwas sagen wie "Wir haben ein Problem mit unserem Server, das die Übertragung der Sitzung beeinträchtigt".

Informieren Sie Ihre Zuhörer über den Zeitplan

Halten Sie sie auf dem Laufenden darüber, wie lange es dauern könnte, bis das Problem behoben ist - das ist wichtig! So werden realistische Erwartungen geweckt und Frustrationen vermieden.

Wie SCOOCS die Kommunikation unterstützt

SCOOCS macht es Ihnen leicht, bei technischen Problemen Echtzeit-Updates zu senden - mit unserem integrierten Support-System können Sie Ihr Publikum sofort informieren. Unser Support-Team ist immer für Sie da und stellt sicher, dass Sie Aktualisierungen und Lösungen zeitnah und präzise bereitstellen können.

Zeigen Sie immer Einfühlungsvermögen

Wenn technische Probleme Ihre Veranstaltung stören, vergessen Sie nicht, dass es wichtig ist, die Frustration Ihres Publikums anzuerkennen. Wenn Sie mitfühlen können, was Ihr Publikum durchmacht, können Sie ein unterstützendes Umfeld schaffen und Vertrauen aufbauen.

Warum ist Empathie wichtig?

1. Verbessert die Benutzerfreundlichkeit: Indem Sie Ihre Zielgruppe wissen lassen, dass Sie ihre Frustration verstehen, zeigen Sie, dass Sie ihre Zeit und Erfahrung schätzen.
2. Fördert die Geduld: Wenn Menschen das Gefühl haben, gesehen und gehört zu werden, bleiben sie eher bei Ihnen und geben Ihnen den nötigen Freiraum, um die Dinge zu klären.

Wie können Sie mit Empathie kommunizieren?

Sie könnten sagen, dass "das Problem behoben wird", aber das würde nicht zeigen, dass Sie die Frustration Ihrer Teilnehmer verstehen. Warum sagen Sie stattdessen nicht etwas wie "Wir verstehen, wie frustrierend diese Situation ist, und es tut uns wirklich leid für die Unannehmlichkeiten; unser Team arbeitet mit Hochdruck daran, das Problem so schnell wie möglich zu lösen"? Wenn Sie Einfühlungsvermögen in Ihre Kommunikation einfließen lassen, gehen Sie auf das Problem ein und stärken gleichzeitig die Beziehung zu Ihrem Publikum, indem Sie eine schwierige Situation in eine Chance verwandeln, die eine tiefere Verbindung schafft.

Bieten Sie praktische Lösungen und halten Sie die Dinge in Bewegung mit SCOOCS

Wenn Sie schnelle Lösungen und einfache Alternativen parat haben, kann das den Unterschied ausmachen, wie Ihre Teilnehmer die Situation erleben - und wie sehr sie Ihnen vertrauen, dass Sie die Situation meistern.

Vorläufige Lösungen bereitstellen

Wenn ein Problem auftritt, weisen Sie Ihre Teilnehmer auf alternative Optionen und Lösungen hin. Wenn z. B. die Chat-Funktion nicht funktioniert, stellen Sie eine E-Mail-Adresse für Fragen und Kommunikation zur Verfügung oder nutzen Sie eine Plattform, die es den Teilnehmern ermöglicht, direkte Nachrichten zu senden.

Ressourcen bereitstellen

Während der Ausfallzeiten können Sie jederzeit vorab aufgezeichnete Sitzungen und herunterladbare Materialien zur Verfügung stellen oder die Teilnehmer auf interessante Inhalte innerhalb der Webinar-Plattform weiterleiten. Mit SCOOCS können Sie solche Ressourcen hochladen und verwalten und so sicherstellen, dass die Teilnehmer beschäftigt bleiben.

Nutzung der SCOOCS-Funktionen

SCOOCS kann Ihnen eine Reihe von Instrumenten an die Hand geben, die Ihnen helfen, kritische Zeiten zu meistern:

• Anpassbare Veranstaltungs-App: Passen Sie die mobile Veranstaltungs-App an Ihre Marke an und bieten Sie den Teilnehmern einen einfachen Zugang zu Veranstaltungsplänen, Ressourcen und Echtzeit-Updates.
• Videoräume und Livestreaming: Nutzen Sie integrierte Videoräume und Livestreaming-Funktionen für die Übertragung von Sitzungen, um eine kontinuierliche Bereitstellung von Inhalten zu gewährleisten, selbst wenn bei bestimmten Funktionen Probleme auftreten.
• Tools für Engagement und Networking: Funktionen wie Networking-Tische und persönliche Videokonferenzen erleichtern die kontinuierliche Interaktion der Teilnehmer und sorgen dafür, dass das Engagement auch bei unvorhergesehenen Unterbrechungen erhalten bleibt.

Einen positiven Ton beibehalten

Wenn technische Probleme auftreten, ist es wichtig, einen professionellen und positiven Ton zu bewahren. Wir wissen, dass Sie sich gestresst fühlen, aber vergessen Sie nicht, dass ein professionelles und höfliches Auftreten die Wahrnehmung und das Publikum beeinflussen kann.

Mit dem richtigen Ton in der Kommunikation können Sie:

• Kann die Teilnehmer beruhigen und mögliche Frustrationen abbauen
• Steigert Ihre Glaubwürdigkeit und Ihren Ruf, auch bei schwierigen Kommunikationsfragen

Anstatt zu sagen: "Es dauert länger als erwartet, bitte warten Sie weiter", sollten Sie den professionellen und positiven Ton beibehalten und sagen: "Wir tun alles, was wir können, um diese Angelegenheit zu lösen, und danken Ihnen für Ihre Geduld während dieser Zeit". Sie werden sehen, dass mit dieser Art der Kommunikation Ihre Herausforderungen zu Gelegenheiten für Engagement werden.

Mit einer guten Note enden

Sobald das technische Problem gelöst ist, sollten Sie nicht vergessen, sich bei Ihrem Publikum für seine Geduld zu bedanken. Diese positive Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Publikum entsteht, wenn Sie die Herausforderung anerkennen und sich für das Verständnis bedanken.

Wie kann man mit dem richtigen Ton enden?

• Bekräftigen Sie Ihr Engagement: Lassen Sie sie wissen, dass das Problem vollständig gelöst ist und dass Sie Maßnahmen ergreifen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Die Menschen wissen Transparenz zu schätzen - und es zeigt, dass Sie sich bemühen, die Erfahrung zu verbessern.
• Sagen Sie Danke (und meinen Sie es auch so): Erkennen Sie an, dass ihre Zeit wichtig ist und dass Sie dankbar sind, dass sie bei Ihnen geblieben sind.

Denken Sie daran:
Auch die besten Plattformen - wie SCOOCS - können gelegentlich mit technischen Problemen zu kämpfen haben. Das Wichtigste ist, wie Sie in solchen Momenten kommunizieren. Wenn Sie klar, ruhig und wertschätzend bleiben, meistern Sie nicht nur die Situation, sondern bauen auch stärkere Beziehungen zu Ihrem Publikum auf.

Kurz gesagt

Technische Probleme kommen vor, aber sie müssen nicht Ihre Veranstaltung bestimmen. Mit durchdachter, ehrlicher Kommunikation und einer zuverlässigen Plattform wie SCOOCS können Sie eine vorübergehende Störung in einen Moment der Verbundenheit, des Vertrauens und der Loyalität verwandeln.

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