Leitfaden für hybride Veranstaltungen: Marketing- und Verwaltungsaspekte von Hybrid-Events

Hybride Veranstaltungen bieten Ihnen Zugang zu beiden Welten: der virtuellen Onlinewelt und der persönlichen Erfahrung.

Mit den Erleichterungen bei den Covid-19-Beschränkungen und den Impfungen warten die Veranstaltungsplaner sehnsüchtig auf die Rückkehr der persönlichen Treffen. Aber wir wissen, dass die Situation nicht mehr dieselbe sein wird wie früher, denn jetzt haben wir endlich die Sache mit den virtuellen Veranstaltungen in den Griff bekommen.

Jetzt werden wir mit einigen Menschen konfrontiert, die bereit sind, sich persönlich zu treffen, während andere virtuell zusammenkommen möchten. Um dies zu bewältigen, sind hybride Veranstaltungen der einzige Weg nach vorne. In der Tat, 47 Prozent der Organisatoren sind der Meinung, dass hybride Veranstaltungen die einzige Lösung sind, um ein international verstreutes Publikum zu verbinden. 

Die obige Statistik zeigt, warum hybride Veranstaltungen das Gebot der Stunde sind. Nun stellt sich die Frage: Wie können Sie Ihre Hybrid-Veranstaltung planen, verwalten und vermarkten? Keine Sorge, in diesem Leitfaden für hybride Veranstaltungen werden wir Folgendes erörtern:
- Was ist eine hybride Veranstaltung
- Vorteile
- Wie plant man die Marketingstrategie
- Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung. 

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Die meisten Menschen verwechseln hybride Veranstaltungen mit persönlichen Veranstaltungen, die live an ein Online-Publikum gestreamt werden, während hybride Veranstaltungen in Wirklichkeit ein kombiniertes Publikum haben. Ein Teil des Publikums nimmt auf virtuellem Wege teil, während andere die Veranstaltung persönlich besuchen. Diese Veranstaltungen sind so geplant, dass die Teilnehmer in ihrer gewohnten Umgebung teilnehmen können; es ist ihnen freigestellt, ob sie von zu Hause, vom Büro oder persönlich teilnehmen möchten.

Bei einer gut gemanagten Hybrid-Veranstaltung haben die virtuellen Teilnehmer das Gefühl, Teil der Veranstaltung zu sein, auch wenn sie nicht physisch anwesend sind. Eine hybride Event-Plattform wie SCOOCS kann Ihnen dabei helfen, erfolgreiche hybride Events zu veranstalten, da sie das beste persönliche Erlebnis für das gesamte Publikum schafft, unabhängig davon, wo es sich befindet.

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Vorteile von hybriden Veranstaltungen

Hier finden Sie einige Vorteile hybrider Veranstaltungen, die Sie daran erinnern werden, warum Sie eine solche Veranstaltung in Erwägung ziehen sollten!

• Vergrößerung des Publikums zu geringeren Kosten

Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung ausrichten, die Kosten Sie aber daran hindern, die Veranstaltung zu vergrößern, dann sind hybride Veranstaltungen die perfekte Lösung für Sie. Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung ausrichten, müssen Sie viele Bereiche abdecken, zum Beispiel die Kosten für Catering, Reisen, zusätzliches Personal und andere Kosten für die Unterbringung der Teilnehmer. Wenn Sie hingegen virtuelle Teilnehmer in Ihre Veranstaltung einbeziehen, sind die Kosten wesentlich geringer: dies ist einer der besten Gründe für die Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung. 

• Ermöglichung der virtuellen Teilnahme der Teilnehmer

Aufgrund der Covid-19-Pandemie können viele Menschen nicht reisen, da bestimmte Länder Bürgern aus anderen Ländern den Grenzübertritt verbieten. Darüber hinaus können auch gesundheitliche Probleme, Behinderungen und finanzielle Situationen der Grund dafür sein, dass Menschen nicht persönlich an Veranstaltungen teilnehmen können. 

Hybride Veranstaltungen ermöglichen es den Teilnehmern, unabhängig von ihrem Standort virtuell an der Veranstaltung teilzunehmen. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich befinden, Sie können über Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon virtuell an der Sitzung oder Veranstaltung teilnehmen.

• Verringert den Kohlenstoff-Fußabdruck

Einer der wichtigsten Gründe, warum Sie sich für hybride Veranstaltungen entscheiden sollten, ist, dass sie gut für die Umwelt sind, da sie eine wichtige Rolle bei der Verringerung des CO2-Fußabdrucks spielen. Bei persönlichen Veranstaltungen reisen die Teilnehmer aus verschiedenen Teilen der Welt an, was bei einem durchschnittlichen Teilnehmer etwa 170 kg CO2-Emissionen verursacht. Bei hybriden Veranstaltungen hingegen sinkt dieser Kohlendioxidausstoß, da mehrere Personen virtuell an der Veranstaltung teilnehmen, was wiederum gut für die Umwelt ist. Möchten Sie wissen, wie viel CO2 Sie sparen? Dann schauen Sie sich unseren CO2-Rechner an!

Lesen Sie mehr über die Vorteile von hybriden Veranstaltungenkönnen Sie diesen Artikel lesen!

Planung der Marketingstrategie für eine Hybridveranstaltung

Die Durchführung einer hybriden Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe, aber wenn sie richtig vermarktet wird, kann sie Ihnen helfen, ein größeres Publikum als je zuvor zu erreichen. Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie bei der Planung Ihrer Marketingstrategie für hybride Veranstaltungen beachten sollten:

1. Beginnen Sie mit der FestlegungZiele festzulegen

Das Wichtigste bei der Planung von Hybrid-Events ist es, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie mit dieser Veranstaltung erreichen wollen. Dabei geht es nicht nur darum, wie viele Teilnehmer Sie erwarten, sondern auch um Ihre Ziele für die Registrierung und den ROI für jede Phase Ihrer Veranstaltung. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für hybride Veranstaltungsziele:

• Neues Publikum anziehen 
• Steigende Zulassungszahlen
• Bereitstellung plattformübergreifender Netzwerke
• Gewinnung weiterer Sponsoren und Partner für die Hybridveranstaltung
• Steigerung des ROI für Veranstaltungen

Legen Sie also bereits in der Anfangsphase Ihrer hybriden Event-Marketing-Strategie umfassende Ziele fest und halten Sie dann für jede Phase einige Sitzungen ab, um zu besprechen, wie Sie diese Ziele erreichen können und was zu tun ist, wenn Sie zurückfallen. 

2. Bestimmen Sie Ihre Marketingkanäle

Bei der Auswahl der Kanäle für die Vermarktung der Hybrid-Veranstaltung hängt alles von der Zielgruppe ab und davon, wie man mit ihr in Kontakt treten kann. Wenn Sie in der Vergangenheit bereits Veranstaltungen durchgeführt haben, können Sie die früheren Daten leicht analysieren, um die wichtigsten Traffic- und Konversionsquellen zu ermitteln. Bei der Analyse der Daten müssen Sie nicht tief in die Tasche greifen. Sie können die Leistung der Website mit Google Analytics überprüfen und sehen, wie viele Personen über Facebook-Anzeigen auf Ihrer Website gelandet sind, oder Sie können auch überprüfen, wie viel Prozent der Zielgruppe Ihre E-Mail geöffnet hat usw. Wenn Sie aber zum ersten Mal auf diese Plattformen gehen, können Sie neue Zielgruppen ansprechen:

• Soziale Medien
  Der aktivste und effektivste Kanal, um das Publikum zu erreichen, sind die Plattformen der sozialen Medien. Sie können Facebook, Instagram, Twitter und LinkedIn nutzen. B2B-Zielgruppen finden sich meist auf LinkedIn, während Sie für B2C die typischen Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter nutzen können, da sie alle unterschiedliche Zielgruppen haben.
• E-Mail
  Auch E-Mails sind ein wirksames Mittel, um die Zielgruppe zu erreichen. Wenn Sie E-Mails für das Marketing verwenden, müssen Sie auf die Betreffzeile, den Inhalt und die CTAs (Call to Action) achten.
• Traditionelle Post
  Die traditionelle physische Post ist ebenfalls ein wirksames Marketinginstrument, da Sie die Einladungen an die Häuser oder Büros der Teilnehmer schicken können. Sie können diese Strategie für Teilnehmer nutzen, die nicht aktiv in den neuen Medien vertreten sind und immer noch an den alten traditionellen Methoden festhalten.

3. Suche nach einer hybriden Veranstaltungsplattform 

Eine hybride Veranstaltungsplattform ist eine der wichtigsten Überlegungen, die Sie in Ihrer Marketingstrategie anstellen sollten, da die auf der Plattform verfügbaren Funktionen Ihnen helfen werden, ein einzigartiges und aufregendes Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen.

Sie müssen eine hybride Veranstaltungsplattform finden, die Ihnen dabei hilft, ein einzigartiges Erlebnis für das virtuelle Publikum zu schaffen und das Engagement der persönlichen Teilnehmer zu erhöhen. Hier sind einige Merkmale, auf die Sie bei der Suche nach einer hybriden Veranstaltungsplattform achten sollten:

• Eine Plattform, die Tools für Live-Chats, Fragen und Antworten, Umfragen und Kommentare enthält, um die Veranstaltung interaktiver zu gestalten 
• Die Plattform muss über Tools für die Nachrichtenübermittlung und die Planung von Besprechungen, 1:1-Besprechungen und öffentliche Diskussionsforen verfügen.
• Gamification-Funktionen müssen vorhanden sein, um den Teilnehmern ein unterhaltsames Erlebnis zu bieten 
• Anpassungsmöglichkeiten! Diese Option ist wirklich wichtig, denn sie ermöglicht es Ihnen, Ihre eigene, einzigartige Identität als Organisator zu schaffen.

Genau hier kann SCOOCS helfen. Wir stellen Ihnen alle Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren eigenen virtuellen Veranstaltungsort zu schaffen, an dem Sie jede Veranstaltung vollständig an Ihre Wünsche anpassen und aus einer Vielzahl von Funktionen wählen können, um Ihrem Publikum ein möglichst intensives Erlebnis zu bieten! Von Networking-Tischen bis hin zu Umfragen, Abstimmungen, Quiz, alles ist möglich! Alles, was Sie sich vorstellen, können wir zum Leben erwecken! Erfahren Sie mehr darüber, was wir tun, hier!

4. Redner und Sponsoren finden, um die Veranstaltung zu bewerben

Eine der besten Möglichkeiten, für etwas zu werben, ist die Mundpropaganda. Versuchen Sie also, Redner und Sponsoren zu finden, die bereits ein festes Publikum haben, damit sie für Ihre Veranstaltung werben und gleichzeitig ihre Reichweite vergrößern können. Sie können den Rednern und Sponsoren vorgefertigte Beiträge zur Verfügung stellen, die sie in ihren sozialen Medien teilen können, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Davon können beide Seiten nur profitieren!

Tipps für eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung

Wenn es um hybrides Eventmanagement geht, sollten Sie diese Tipps beachten, damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird:

Erstellen Sie eine Agenda für alle Zielgruppen 

Sie müssen eine Tagesordnung erstellen, die für alle persönlichen und Online-Teilnehmer geeignet ist. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Erstellung einer Tagesordnung beachten müssen:

• Achten Sie darauf, dass der Beginn der Veranstaltung nicht zu früh für die persönlichen Teilnehmer ist, die vielleicht schon am Vorabend angereist sind. Und denken Sie auch an das virtuelle Publikum, das von der frühen Anfangszeit möglicherweise nicht begeistert ist.
• Planen Sie Pausen und berücksichtigen Sie dabei die Mittagspläne
• Die Sitzungen sollten kürzer gehalten werden, damit sich die Teilnehmer die ganze Zeit über frisch und aufmerksam fühlen.
• Vermeiden Sie nächtliche Networking-Sitzungen, da diese zu müden Augen führen.

Wenn Sie diese Dinge bei der Erstellung der Agenda für die Hybrid-Veranstaltung berücksichtigen, werden wir sicher sein, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.

Kommunikation vor der Veranstaltung und Ausgabe von Tragetaschen an die Teilnehmer

Stellen Sie sicher, dass sowohl das persönliche als auch das virtuelle Publikum etwas Lesematerial darüber erhält, was es bei der Veranstaltung erwarten kann, denn Veranstaltungen sind erfolgreicher, wenn es klare Erwartungen an die Teilnehmer gibt.

Um die Menschen für Ihre Veranstaltung zu begeistern, können Sie sie mit Tragetaschen versorgen, die Ihre Waren enthalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Taschen einen Tag vor der Veranstaltung an beide Zielgruppen verteilen.

Planen Sie ansprechende Inhalte

Das Wichtigste bei einer Veranstaltung oder einem Treffen ist die Beteiligung des Publikums, und um die Teilnehmer zur Teilnahme an der Veranstaltung zu bewegen, müssen Sie ansprechende Inhalte erstellen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie das Publikum einbinden können:

• Live-Streams
• Live-Umfragen
• FRAGEN UND ANTWORTEN 
• Voraufgezeichnete Sitzungen
• Quizze und mehr

Stellen Sie einfach sicher, dass die von Ihnen erstellten Inhalte sowohl für das virtuelle als auch für das persönliche Publikum ansprechend sind.

Virtuelle und persönliche Teilnehmer verbinden

Neben dem Inhalt ist einer der Hauptgründe, warum viele Menschen Veranstaltungen besuchen, das Networking, und das ist bei hybriden Veranstaltungen nicht anders. Im Folgenden finden Sie einige der besten Tricks, um virtuelle und persönliche Teilnehmer zusammenzubringen:

• Halten Sie Simulive-Sitzungen ab, so dass beide Teilnehmer, während sie eine aufgezeichnete Sitzung ansehen, über eine Chatbox miteinander kommunizieren können.
• Sie können auch private Einzelsitzungen für die Teilnehmer abhalten, um über die Veranstaltung zu sprechen.
• Sie können Breakout-Sitzungen mit einem Moderator abhalten, damit sich die Teilnehmer wohlfühlen.

Wenn Sie diese notwendigen technischen Möglichkeiten nutzen, können Sie mit Sicherheit virtuelle und persönliche Zielgruppen zusammenbringen und miteinander verbinden.

Endgültiges Urteil

Inzwischen haben Sie sicher eine Vorstellung davon bekommen, dass diese hybriden Veranstaltungen eine vielversprechende Zukunft haben und eine wesentliche Rolle bei der Reformierung der Veranstaltungsbranche spielen können. Forschung von Markletic zeigt, dass 34 Prozent der Veranstalter in Zukunft mehr in hybride Veranstaltungen investieren werden. 

In diesem Leitfaden für hybride Veranstaltungen haben wir Ihnen einige wirksame Tipps für die Erstellung einer Marketingstrategie und die Ausrichtung einer erfolgreichen hybriden Veranstaltung gegeben. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen werden, in Zukunft eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung durchzuführen.