Consejos de expertos para la excelencia en las presentaciones virtuales

En el acelerado y cada vez más remoto mundo actual, las presentaciones virtuales se han convertido en una herramienta fundamental para empresas, educadores y particulares. Sin embargo, realizar una presentación virtual impactante y atractiva requiere un conjunto único de habilidades y mejores prácticas que difieren de las presentaciones tradicionales en persona.

Tanto si eres un presentador experimentado como si eres nuevo en esto de las presentaciones virtuales, estos consejos te ayudarán a crear una presentación pulida y memorable que cautivará a tu público y dejará una impresión duradera.

1 - Prepare su presentación virtual

Conozca a su público

El primer paso en la preparación de una presentación virtual es asegurarse de que va a calar en el público. Si quiere pronunciar un discurso virtual que genere una impresión duradera, primero tiene que conocer a su público. Esto le ayudará a adaptar su presentación a sus necesidades e intereses, haciéndola más atractiva y eficaz. He aquí algunas formas de conocer mejor a tu público:

Investigar: Infórmate sobre sus antecedentes, intereses y retos. Utiliza herramientas en línea, como LinkedIn y Google, para recabar información sobre sus características demográficas, funciones y sectores de actividad.

Pida opiniones: Pida a su público que le dé su opinión sobre presentaciones anteriores o póngase en contacto con asistentes a eventos similares para conocer sus impresiones.

Utilice datos analíticos de eventos anteriores: Pida al organizador del evento que le facilite datos de eventos anteriores de la plataforma de eventos virtuales. Esto le permitirá comprender cómo los diferentes grupos demográficos de la audiencia han interactuado con diversos contenidos en el pasado.

Cree un personaje comprador para los asistentes al evento: Desarrolle un personaje ficticio que represente a su público ideal y utilícelo como guía para su preparación.

Considere el entorno: Ten en cuenta el entorno en el que tu público verá la presentación, incluida su ubicación, la tecnología disponible y las distracciones.

Si dedica tiempo a conocer a su público, podrá adaptar su presentación a sus necesidades y hacerla más impactante.

Defina la estructura de su presentación virtual

El segundo paso a la hora de crear tu presentación virtual es decidir qué tipo de estructura quieres adoptar. Este paso te resultará más fácil cuando conozcas mejor a tu público y sepas cómo calcular su capacidad de atención.

Le sugerimos que empiece su presentación con un tema de conversación para captar la atención del público. Algunos ejemplos son una historia personal o profesional, una cita u otro rompehielos. Como dijo Benjamin Franklin: "Dímelo y lo olvidaré, enséñamelo y puede que lo recuerde, involúcrame y lo aprenderé". El compromiso es fundamental para captar la atención de los grupos y causar una impresión duradera.

La elección de la estructura también depende de los objetivos del acto. ¿Qué busca su público en la presentación y qué quiere que haga después? ¿Cuál es el problema que su público intenta resolver y cómo puede ayudarle? La estructura de su presentación virtual debe ser parte de la respuesta a esta pregunta.

¿Cuál es la estructura de presentación virtual más adecuada para usted?

Dependiendo del resultado que desee para su evento, habrá una estructura adecuada para usted. He aquí algunos ejemplos:

Presentación lineal: Una presentación lineal es una presentación directa que sigue una estructura clara, paso a paso. Este tipo de presentación es ideal para tratar temas sencillos y ofrecer información clara. Lo ideal es que esta presentación no dure más de 15 o 20 minutos, para mantener el interés del público.

Presentación basada en relatos: Las presentaciones basadas en historias son una estructura popular en la que el orador utiliza la narración de historias para atraer a la audiencia y hacer que su mensaje sea más memorable.

Presentación interactiva: Las presentaciones interactivas implican a la audiencia en la propia presentación, a menudo mediante el uso de encuestas, cuestionarios y otros elementos interactivos. Considerado como interacción de alto grado, este tipo es un proceso de cocreación por ambas partes. Un ejemplo apropiado de este formato es un taller. Teniendo en cuenta que el público colabora y se implica en la sesión, la duración puede ser superior a 45 minutos.

Webinar: Un webinar es una presentación en directo, en línea, en la que el presentador habla a una gran audiencia. Los webinars suelen incluir elementos interactivos, como sesiones de preguntas y respuestas, encuestas y funciones de chat.

Mesa redonda: En una mesa redonda, varios ponentes exponen un tema específico y luego entablan un debate entre ellos y con el público. Esta estructura es ideal para explorar temas complejos desde múltiples perspectivas.

Discurso de apertura: Un discurso de apertura es un discurso que marca el tono de una conferencia o acto. Suelen correr a cargo de oradores de alto nivel y a menudo incluyen historias inspiradoras y reflexiones que invitan a la reflexión.

Screencast: Un screencast es un vídeo que muestra cómo utilizar un producto, software o proceso. Este tipo de presentación es ideal para mostrar información técnica o compleja.

También es importante alinear su charla con el anfitrión del evento para asegurarse de que su presentación cumplirá los objetivos generales del mismo.

Celebración fluida y eficaz de sesiones virtuales de preguntas y respuestas

Para que la sesión virtual de preguntas y respuestas se desarrolle sin problemas, consulte con el anfitrión si habrá un moderador y prepare de antemano las respuestas a las posibles preguntas. Disponer de esta información con antelación le ayudará a prepararse mejor como moderador y evitará confusiones durante la sesión. También es aconsejable solicitar las preguntas con antelación para poder dar respuestas perspicaces y evitar pausas incómodas.

Preparar algunas preguntas de antemano puede estructurar el debate y orientar la conversación hacia temas que interesen al público. Es fundamental equilibrar las preguntas preparadas de antemano con las espontáneas del público. En resumen, para organizar con éxito una sesión virtual de preguntas y respuestas, hay que planificarla con cuidado, comunicarse bien con el anfitrión del evento y prepararse a conciencia como moderador.

Ensayar es la clave de un discurso seguro

Ensayar el contenido varias veces antes de un acto es un paso fundamental para garantizar el éxito de la presentación. Practicar la presentación no sólo ayuda al presentador a sentirse más cómodo y seguro con el material, sino que también le permite identificar las áreas que pueden necesitar mejoras. Al ensayar, los presentadores pueden perfeccionar su forma de hablar, el ritmo y la sincronización, así como identificar cualquier laguna en sus conocimientos o áreas en las que puedan necesitar información adicional.

2- Contenido escrito y visual de su presentación virtual

Tratamiento SPA

El Tratamiento SPA se centra en la planificación de las diapositivas de su presentación. Este concepto se divide en tres secciones:

Simplifique (reduzca el desorden): elimine el contenido innecesario. Debe mostrar una idea principal que el público deba extraer de esa diapositiva. Intente incluir viñetas en la diapositiva en lugar de un texto con mucha información.

Planificar (Reimaginar la diapositiva) - Al planificar su diapositiva, debe apoyar su contenido con gráficos e imágenes. Reorganice la información en torno a esa técnica con propósito y creatividad.

Acentúe las iconografías (Use el diseño con propósito) - Para el diseño de sus diapositivas, debería intentar explorar las diferentes tipografías y paletas de colores.

Buenas prácticas de contenido escrito

El contenido escrito es un componente fundamental de las presentaciones virtuales, ya que puede ayudar a reforzar el mensaje y garantizar que la audiencia retenga la información importante. A continuación se indican algunas de las mejores prácticas para crear contenidos escritos eficaces para las presentaciones virtuales:

Sé conciso: En una presentación virtual, los períodos de atención pueden ser cortos, por lo que es esencial que el contenido escrito sea conciso y vaya al grano.

Utilice un lenguaje sencillo: Evite utilizar jerga o términos técnicos con los que el público pueda no estar familiarizado. Utilizar un lenguaje sencillo puede ayudar a que todo el mundo entienda el mensaje.

Contextualizar: Aportar contexto al contenido escrito puede ayudar a la audiencia a entender por qué es importante y cómo se relaciona con la presentación en su conjunto.

Sea coherente: La coherencia en el formato, las fuentes y los colores puede ayudar a crear un aspecto profesional y cohesivo para el contenido escrito.

Siguiendo estas prácticas recomendadas, los presentadores pueden crear contenidos escritos atractivos, memorables y que refuercen el mensaje de la presentación virtual.

Mejores prácticas visuales

Las ayudas visuales son un aspecto importante de las presentaciones virtuales, ya que ayudan a captar la atención del público y a reforzar el mensaje.

Evite los elementos visuales recargados: pueden distraer. Los elementos visuales sencillos y claros son más eficaces para transmitir el mensaje.

Utilice gráficos de alta calidad: Utiliza imágenes y gráficos de alta calidad para que sean claros y fáciles de entender.

Utilice elementos visuales adecuados: Elija elementos visuales apropiados para el mensaje y la audiencia, y evite utilizarlos por el mero hecho de tenerlos.

3 - La entrega de la presentación virtual: El TriCast, o Tres Capas de Información

El TriCast hace hincapié en los tres aspectos clave que debe tener en cuenta para su presentación virtual:

1. Presentador - Se considera el principal vehículo de contacto visual. Esto significa que el presentador debe estar preparado y bien vestido. Presentar de pie es una ventaja, ya que se puede hablar más libremente al público.
2. Gráficos - Los elementos visuales deben reforzar lo que el presentador está comunicando a la audiencia.
3. Fondo - Uno de los retos habituales hoy en día es que los presentadores no tienen muchas opciones en cuanto al fondo. Una de las soluciones frecuentes es utilizar la pantalla verde. Sin embargo, el reto de este método es que, si no es realista, puede dispersar la atención de tu audiencia y, a veces, los participantes pueden tener una imagen menos profesional de ti. De este modo, debes elegir un fondo que pueda transmitir una imagen positiva y reforzar tu idea al mismo tiempo.

Compromiso con el público

Los distintos tipos de interacciones están relacionados con la forma en que su público responderá a la participación y con su grado de interés en participar.

Sencillo (Tomar el pulso) - Supondrá un esfuerzo mínimo tanto para el presentador como para el público. Las quinielas y las preguntas y respuestas son dos posibilidades para tomar el pulso al público.

La interacción moderada requiere más dedicación y la elaboración de contenidos más específicos. Algunas técnicas son pedir a los participantes que dibujen gráficos o escriban un pequeño comentario sobre el tema tratado.

Complejo - En este tipo tendrá que utilizar todas las herramientas de comunicación que estén a su alcance. En tu presentación, puedes pedir a los participantes que se quiten el silencio, que enciendan la cámara y que discutan sus ideas en salas de descanso.

Cuando decida qué tipo de interacción desea para su presentación virtual, es esencial calentar a su audiencia de antemano (pequeños bocados). No querrá abrumar a sus participantes con demasiadas actividades de participación, ya que es posible que no estén preparados y pueden perder la motivación en su sesión.

Lenguaje corporal y comunicación no verbal

En una presentación virtual, el lenguaje corporal y la comunicación no verbal desempeñan un papel importante a la hora de transmitir el mensaje del presentador y atraer a la audiencia. Dado que las presentaciones virtuales carecen de presencia física, el uso del lenguaje corporal resulta aún más crucial para comunicarse eficazmente con el público. Los gestos, las expresiones faciales y la postura contribuyen a que el público perciba y responda al mensaje del presentador. El contacto visual es especialmente importante para establecer una conexión con el público, incluso en un entorno virtual. Al prestar atención a su lenguaje corporal y a la comunicación no verbal, los presentadores pueden mejorar sus habilidades de presentación virtual y crear una experiencia más atractiva e impactante para su audiencia.

4- Consideraciones técnicas

Fondo

Además de asegurarse de que el fondo esté libre de distracciones, los presentadores pueden llevar su presentación virtual al siguiente nivel incorporando un fondo de marca o una escenografía visualmente atractiva. Colocando estratégicamente elementos relevantes, como libros o premios, en el fondo, los presentadores pueden crear una sensación de autoridad y experiencia que cautivará aún más a su audiencia. Además, el uso de fondos dinámicos o entornos 3D puede añadir un nivel extra de inmersión e interactividad a la presentación virtual.

Iluminación

Cuando se trata de iluminación, no se trata sólo de asegurarse de que el presentador esté visible, sino también de crear una atmósfera que atraiga y cautive a la audiencia. Invierta en un sistema de iluminación de alta calidad. Esto puede incluir luces softbox o anulares que proporcionen una iluminación uniforme y favorecedora para el presentador, además de ayudar a crear un aspecto profesional y pulido.

Otra consideración importante es la temperatura de color de la iluminación. Las temperaturas más frías son ideales para crear un aspecto luminoso, similar a la luz del día, mientras que las temperaturas más cálidas pueden crear un ambiente más acogedor.

Por último, es importante probar la configuración de la iluminación antes de la presentación para asegurarse de que todo funciona correctamente y de que se consigue el efecto deseado.

Dispositivos

Como presentador virtual, disponer de los dispositivos y equipos adecuados es esencial para realizar una presentación con éxito. Un factor clave que hay que tener en cuenta es la cámara. Para crear una presentación realista y atractiva, es importante hablar directamente a la cámara y colocar los accesorios o materiales necesarios junto a ella para facilitar el acceso.

Además, invertir en equipos de alta calidad, como un micrófono, puede mejorar mucho la presentación. Un micrófono garantiza que la voz del presentador sea clara y fácil de entender. También puede ser útil utilizar una segunda pantalla para ver las notas o diapositivas, lo que permitirá al presentador mantenerse organizado y en el buen camino durante la presentación.

Las pruebas son otro aspecto importante a tener en cuenta. Es esencial probar todos los dispositivos y equipos, así como la plataforma y la conexión a internet, antes de la presentación para asegurarse de que todo funciona correctamente.

Por último, durante una presentación virtual pueden surgir dificultades técnicas. Los presentadores deben estar preparados para solucionar cualquier problema que pueda surgir y disponer de un plan para resolverlo con rapidez y eficacia. Esto puede incluir tener un dispositivo de reserva o un plan de contingencia en caso de problemas técnicos o de internet.

Reflexiones finales

En resumen, realizar una presentación virtual experta requiere una preparación cuidadosa, atención al detalle y centrarse en atraer a la audiencia. Esto incluye ensayar el contenido, preparar el entorno de la presentación y utilizar dispositivos y equipos de alta calidad. También son cruciales el lenguaje corporal, las ayudas visuales y las técnicas de comunicación eficaces. Además, los presentadores deben estar preparados para afrontar dificultades técnicas y contar con un plan de contingencia. Siguiendo estas buenas prácticas, los presentadores virtuales pueden crear una presentación pulida e impactante que dejará una impresión duradera en su audiencia.