Diseñar y animar un taller en línea atractivo

La forma en que nos lanzaron a la "nueva normalidad" y tuvimos que adaptarnos al mundo virtual fue más brutal para algunas actividades sociales que para otras. Si pensamos en la facilitación de talleres, ¿qué hacer cuando no se puede recurrir a los tradicionales rotafolios, notas adhesivas y estrategias de escucha activa? ¿Cómo pasar de la facilitación de talleres a la facilitación de talleres [en línea]? Si está facilitando talleres en línea y se plantea estas preguntas, este intercambio de 2 minutos es para usted.

¿Qué es la facilitación de talleres en línea?

La facilitación en línea tiene lugar cuando un facilitador en línea guía a un grupo de personas para que colaboren a distancia dentro del mismo espacio digital, en tiempo real. Se diferencia de la facilitación presencial en muchos aspectos, como la duración, el entorno, el número de participantes y las estrategias de comunicación. Aunque las ventajas y los retos de la facilitación en línea se han debatido ampliamente, sólo ahora están surgiendo estrategias prácticas para diseñar talleres en línea atractivos. A continuación hemos seleccionado nuestras cinco estrategias clave para diseñar y facilitar un taller en línea atractivo. 

5 estrategias para diseñar y dirigir un taller en línea atractivo 

1. Limita el tiempo de pantalla.

Cuando planifiques un taller, ten en cuenta no sólo la duración máxima de todo el taller, sino también la duración máxima de la actividad consecutiva en pantalla. Los talleres de un día de duración cuidadosamente planificados, aunque agotadores, pueden funcionar en entornos físicos donde la gente puede pasear e ir a descansar junta, pero son impensables para un entorno en línea. Después de una o dos horas sentado frente a una pantalla, resulta extremadamente difícil resistir la fatiga y mantener el compromiso. En cualquier caso, dependiendo de la duración del taller, incluir una pausa de 10 minutos cada 30-45 minutos puede ser muy valioso para que los participantes se levanten y se activen, tomen algo rápido y establezcan contactos entre ellos (¡muy importante!).

2. Conocer el espacio de colaboración en línea.

Pruebe diferentes herramientas y practique cómo las utilizaría en el taller antes de que éste tenga lugar, para garantizar que dispone del conjunto de herramientas en línea más eficiente y eficaz para los fines de su taller en línea. Si los participantes tienen que interactuar con las herramientas en línea durante el taller, puede ser útil dedicar unos minutos al principio del taller a demostrar las funciones específicas que se van a utilizar y preparar un sencillo ejercicio de familiarización o para romper el hielo en el que los participantes puedan jugar con las funciones y ganar confianza con las herramientas. Si los participantes desempeñan un papel clave en el taller a través de las herramientas en línea, puede ser útil compartir un vídeo instructivo, crear una "caja de arena" virtual para dar a los participantes la oportunidad de jugar con las herramientas, e invitar a los participantes a unirse 15-30 minutos antes del taller para hacer preguntas sobre las herramientas en línea y abordar cualquier dificultad técnica.

3. Garantizar la alineación mediante un objetivo final, un programa y unos hitos claros para el taller.

Es importante fijar desde el principio unas expectativas claras sobre el objetivo final del taller y los hitos para alcanzarlo mediante una agenda organizada; sin embargo, revisar estas expectativas periódicamente es fundamental para garantizar la alineación y el compromiso de los participantes en el taller.

En cualquier caso, la dificultad para leer el lenguaje corporal de los participantes plantea un reto importante a la hora de acordar o alinear decisiones clave a lo largo del taller. Cuando tengas que tomar una decisión para avanzar, y asegurarte de que nadie se queda atrás, puedes considerar la posibilidad de utilizar un estado verde-amarillo-rojo para informar sobre la posición de cada participante en cada punto de decisión.

• Verde: "Estoy de acuerdo y me siento cómodo avanzando".
• Amarillo: "Tengo algunas dudas que me gustaría discutir antes de seguir adelante".
• Rojo: "Tengo serias dudas y no me siento cómodo avanzando ahora mismo".

Si se necesita más debate, esto debería proporcionar un punto de entrada para facilitar una conversación productiva.

4. Planifique el número de facilitadores en función del número de participantes.

La facilitación de talleres suele compararse con el arte de la improvisación: se trata de ser fluido y adaptarse a las situaciones sobre la marcha. Esto puede ser extremadamente difícil e incluso desastroso en un entorno en línea. Conocer el número de participantes del taller influirá en la duración del mismo, en la planificación de las actividades y en el número de facilitadores necesarios. Conviene cerrar las inscripciones al taller con cierta antelación y tener en cuenta el número máximo de plazas virtuales disponibles.

5. Garantizar un entorno seguro y abierto para un flujo de conversación productivo y rápido.

Los talleres en línea son un territorio nuevo, y todos están aprendiendo juntos. Es importante reconocer que los participantes experimentarán diferentes curvas de aprendizaje al utilizar diferentes herramientas en línea, pero todos tendrán una curva de aprendizaje. Ser franco al respecto con los participantes del taller ayuda a aliviar la posible presión y ansiedad de todas las partes. Además, dependiendo del tamaño del grupo, las sesiones de grupo pueden ser una forma útil de garantizar que todos tengan una buena oportunidad de contribuir y de recoger el máximo de aportaciones que puedan compartirse después en la sesión principal.

Reflexiones finales

La facilitación de talleres en línea debe enfocarse como una experiencia centrada en el usuario. En un entorno en el que es extremadamente difícil crear confianza y un terreno común, es importante no sólo planificar lo que ocurre antes, durante y después del taller, sino cómo los participantes experimentarán y reaccionarán potencialmente a estas actividades. A la hora de diseñar una experiencia de taller en línea memorable que cree una comunidad digital en un momento y un entorno extraordinarios, tenga en cuenta las siguientes preguntas clave.

1. ¿Cómo comunicará las expectativas, los preparativos y generará entusiasmo?
2. ¿Cómo saludará y romperá el hielo con los participantes?
3. ¿Cómo será el momento de la "unión"?
4. ¿Enviará o compartirá artefactos digitales o físicos que los participantes puedan utilizar en el futuro?
5. ¿Cómo serán las conclusiones y el seguimiento?

La organización de talleres en línea puede parecer una tarea casi imposible y aterradora. Con la planificación, los métodos y las herramientas adecuadas, cualquiera puede diseñar talleres en línea valiosos y atractivos.

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