Los eventos híbridos están en aumento; desde jornadas de puertas abiertas hasta conferencias educativas, todos los organizadores de eventos están recurriendo a esta tendencia. Por eso es fundamental elegir el software adecuado para eventos virtuales e híbridos. De hecho, 73 por ciento de los organizadores de eventos Esperemos que los eventos híbridos sean más comunes en el futuro.
Dicho esto, es fundamental que necesites un software de alojamiento de eventos virtuales que haga todo posible. Desde los registros hasta el evento, necesitas un software que pueda hacerlo todo. Y con tantas plataformas disponibles en el mercado en este momento, es un desafío decidir qué tipo de software necesita para alojar sus eventos virtuales e híbridos.
Bueno, no te preocupes, ¡ahí es donde podemos ayudarte! En esta guía, analizaremos los aspectos esenciales que debes tener en cuenta al elegir software para eventos virtuales e híbridos.
Aspectos a tener en cuenta al elegir un software para eventos virtuales e híbridos:
● Gestión de eventos de extremo a extremo
No importa si estás organizando una sesión en línea o una conferencia de varios días; no puedes deshacerte de tus herramientas tradicionales de gestión de eventos, lo que significa que aún necesitas un sistema que pueda ayudarte a administrar invitaciones, registros, agendas, pagos, etc. Además de esto, aún necesitas una plataforma que te permita recopilar los datos de los asistentes en un solo lugar.
Básicamente, necesita invertir en una plataforma que le permita realizar todas las tareas anteriores y también proporcionar las funciones esenciales de la plataforma de eventos virtuales. Esto se debe a que estas funciones pueden ahorrarle el tiempo y el dinero que gastará en diferentes programas.
● Fácil de usar
No querrás elegir una plataforma que tenga una interfaz compleja porque esto es algo que tus participantes, ponentes, patrocinadores y expositores utilizarán cuando asistan a tu evento virtual. Como organizador, debes buscar una plataforma que sea fácil de usar y relativamente fácil de configurar.
Además, tenga en cuenta que la experiencia de su audiencia en eventos depende de esta plataforma y no querrá que pierdan el tiempo tratando de entender cómo funciona su plataforma. Por lo tanto, debes pensar en el recorrido del usuario y hacer que el camino de una parte del evento virtual a otra sea lo más fluido posible.
● Personalización
Uno de los factores más importantes a tener en cuenta al elegir una plataforma virtual es su capacidad de personalización, ya que poder integrar la marca y el mensaje de su organización en toda la plataforma del evento virtual le ayudará a crear una experiencia consistente para sus participantes sobre su marca o empresa.
Al buscar funciones de personalización, verifique si su plataforma de eventos virtuales ofrece lo siguiente:
❖ Tema de evento personalizado
❖ Marcadores personalizados
❖ Etiquetas personalizadas
Estas funciones pueden ayudarle a organizar su propio evento personalizado y al mismo tiempo integrar el mensaje de su empresa a su audiencia.
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● Tener función de entrega de contenido en vivo y bajo demanda
Deberías optar por la plataforma que te brinde la oportunidad de alojar contenido pregrabado y en vivo para la audiencia. Ambos tienen sus propias ventajas; por ejemplo, la función de transmisión en vivo le permite interactuar con la audiencia en el momento (puede realizar encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas y mucho más). Por otro lado, la función de pregrabación puede ayudarle a trabajar en sus presentaciones y eliminar el riesgo de fallos de último momento.
Además de esto, también es imperativo que su plataforma tenga la opción de cargar o reproducir todo su contenido pregrabado una vez finalizado su evento. Si los asistentes se pierden una parte de su evento, a través de esta función, pueden reproducir el contenido y ver la parte que se perdieron.
● Herramientas de participación
Para evitar la fatiga de Zoom, es posible que desees seleccionar una plataforma que te brinde diferentes herramientas atractivas para interactuar con los asistentes. Para ayudarle a acotar, aquí hay algunas herramientas importantes de participación que una plataforma debería ofrecer:
❖ Salas de chat
❖ Foros
❖ Sesiones de ruptura
❖ Preguntas y respuestas
❖ Encuestas en vivo
❖ Encuestas
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacer su Reunión en línea productiva.
● Función de análisis y gestión de datos
Los análisis y los informes son fundamentales para cualquier tipo de evento porque pueden ayudarle a decidir si su evento fue un éxito y qué mejoras debe realizar en sus eventos futuros.
Por lo tanto, asegúrese de elegir una plataforma que le brinde información sobre los eventos, como cómo participan los asistentes en la conferencia y cómo interactúan con los patrocinadores, registros, asistencia a las sesiones, calificaciones, comentarios y otros análisis de eventos. Además, asegúrese de que todos los datos e informes de su evento se mantengan en un entorno seguro y compatible.
● Un precio dentro de tu presupuesto
Cuando se trata del costo de las plataformas de eventos híbridos, pueden costar entre $50 y $5000 o incluso más. Por lo tanto, es muy importante que haya establecido su presupuesto y las características que desea en su plataforma de eventos híbridos antes de comenzar a buscar una plataforma porque esto puede ayudarlo a limitar su búsqueda y cuánto está dispuesto a gastar.
Las personas que tienen un presupuesto flexible pueden optar por una plataforma de eventos híbrida totalmente personalizable, que puede costar más de mil dólares. Mientras que, si tienes un presupuesto ajustado, puedes elegir el paquete básico de la plataforma, que te costaría menos de quinientos dólares.
Cómo puede ayudar SCOOCS a la hora de elegir un software para eventos virtuales e híbridos:
SCOOCS es un software para eventos virtuales e híbridos que le permite crear eventos atractivos que a todos les encantan. Su capacidad para crear eventos personalizables puede hacer realidad cualquier visión o idea en una fracción de tiempo. Además de esto, la plataforma también puede ayudar a los organizadores a medir los conocimientos del evento y ayudarlos a mejorar.
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Básicamente, SCOOCS puede mejorar su evento y satisfacer todas sus necesidades a la hora de organizar eventos híbridos. Entonces, ¡únete a la plataforma SCOOCS y lleva tus eventos virtuales e híbridos al siguiente nivel!
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