5 Bewährte Praktiken für virtuelle Veranstaltungen, um eine beeindruckende Veranstaltung zu organisieren

Die Anwendung von Best Practices für virtuelle Veranstaltungen ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg einer virtuellen Veranstaltung. Wir wissen, dass virtuelle Veranstaltungen zahlreiche Vorteile haben, wie massive Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit und ökologische Nachhaltigkeit, um nur einige zu nennen.

Wir zeigen Ihnen einige wichtige Best Practices für virtuelle Veranstaltungen, damit Sie und Ihr Unternehmen den vollen Nutzen aus Ihren virtuellen Veranstaltungen ziehen können.

1 Setzen Sie sich im Vorfeld Ziele für Ihre virtuelle Veranstaltung

Sie veranstalten eine Veranstaltung nicht nur, um Menschen zusammenzubringen. Sie müssen Ihre Ziele verstehen und quantifizieren, bevor Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung beginnen. Einige Ziele liegen auf der Hand, z. B. der Verkauf einer bestimmten Anzahl von Produkten an Ihre Teilnehmer. Andere hingegen sind möglicherweise schwieriger zu quantifizieren. Ziele wie die Schulung Ihres Publikums zu einem bestimmten Thema oder eine bestimmte Anzahl von Sponsoren, die eine bestimmte Gebühr zahlen. Welche Ziele Sie auch immer mit Ihrer virtuellen Veranstaltung verfolgen, Sie müssen sie im Voraus festlegen, um zu wissen, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen.

2 - Wählen Sie eine seriöse Plattform für virtuelle Veranstaltungen

Der beste Weg, Ihre Ziele für virtuelle Veranstaltungen zu erreichen, ist die Verwendung einer Plattform für virtuelle Veranstaltungen, die über die notwendigen Funktionen verfügt, um Ihnen das zu ermöglichen, was zum Erreichen dieser Ziele notwendig ist.

Die virtuelle Veranstaltungsplattform von SCOOCS genießt einen hervorragenden Ruf. Aus diesem Grund haben wir Kunden wie Samsung, Lufthansa und zahlreiche Universitäten auf der ganzen Welt. Die virtuelle Veranstaltungsplattform von SCOOCS ermöglicht es Ihnen außerdem, auf die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer, Sponsoren und Redner einzugehen. Funktionen wie virtuelles Networking, virtuelle Sponsorenstände. Engagement wie Frage- und Antwortrunden, Quiz und Umfragen machen dies möglich.

Die Wahl einer Plattform für virtuelle Veranstaltungen mit den von Ihnen benötigten Funktionen ist eine entscheidende Best Practice für virtuelle Veranstaltungen.

3 Planen Sie Ihre Veranstaltung gründlich

Die Planung der verschiedenen Komponenten Ihrer virtuellen Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung. Die verschiedenen Produktionsaspekte müssen berücksichtigt werden. Wie lange werden die Sitzungen dauern, wer werden die Redner sein und welche Inhalte werden sie vermitteln.

• Gründliche Einweisung der Redner , um sicherzustellen, dass sie den Teilnehmern ein gutes Erlebnis bieten. Beispiele hierfür sind die Festlegung strenger Richtlinien in Bezug auf die Hintergründe, die hinter den Rednern erscheinen. Die Redner müssen über eine Mindestinternetgeschwindigkeit verfügen, und eine Backup-Internetverbindung ist ebenfalls wichtig.
• Es ist wichtig, genau zu planen, wie Sie Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung einbinden und interaktiv halten können. Das Engagement entscheidet darüber, ob Ihre Teilnehmer die Veranstaltung genießen, ob sie Ihre Veranstaltungen weiterempfehlen und ob sie an weiteren Veranstaltungen teilnehmen. Und schließlich, ob sie Ihre Veranstaltung überhaupt von Anfang bis Ende besuchen.
• Sponsoren sind eine wichtige Einnahmequelle für jede virtuelle Veranstaltung. Die Planung, wie Sie den Nutzen für Ihre Sponsoren erhöhen können, ist entscheidend. Darüber hinaus ist es wichtig zu planen, wie die Interaktion zwischen Sponsoren und Teilnehmern maximiert werden kann und wie den Sponsoren Werbemöglichkeiten geboten werden können.
• Die Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten der verschiedenen Teammitglieder und die Sicherstellung, dass sie angemessen geschult sind, ist ein weiterer wichtiger Aspekt der richtigen Planung virtueller Veranstaltungen. So müssen beispielsweise die Moderatoren des Live-Chats mit der Technologie vertraut sein. Ebenso muss der Zeremonienmeister wissen, was erforderlich ist, wer technische Probleme lösen muss usw.
• Die Planung für mögliche Probleme und die Behebung von Störungen ist von entscheidender Bedeutung. Damit soll sichergestellt werden, dass es einen Plan B für alle Eventualitäten gibt und dass nichts eine fantastische virtuelle Veranstaltung entgleisen lässt.

Virtuelle Veranstaltungen bieten Ihnen die Möglichkeit der Skalierung, da Sie Teilnehmer aus der ganzen Welt in großer Zahl anziehen können. Durch die Planung der Werbung für Ihre virtuelle Veranstaltung haben Sie die besten Chancen, eine möglichst große Zahl von Teilnehmern zu gewinnen. Die Anzahl der Teilnehmer spielt eine große Rolle dabei, ob Ihre virtuelle Veranstaltung ein Erfolg wird. Daher ist die Planung der Werbung für Ihre Veranstaltung eine weitere wichtige Best Practice für virtuelle Veranstaltungen. Lassen Sie sich von einigen unserer Fallstudien inspirieren!

4- Bewährte Verfahren für virtuelle Veranstaltungen: Planen Sie den Inhalt Ihrer virtuellen Veranstaltung

Die auf Ihrer virtuellen Veranstaltung präsentierten Inhalte sind ein wichtiger Anziehungspunkt für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Daher ist es unerlässlich, bestimmte Best Practices zu befolgen. So sollten Sie beispielsweise die inhaltlichen Sitzungen so planen, dass die interessantesten Redner anwesend sind und die besten Inhalte in der idealen Dauer präsentiert werden. Überlegen Sie außerdem, wann die besten Zeitpunkte für Frage- und Antwortrunden, Networking-Sitzungen, Produkteinführungen, Sponsorenbeiträge und geplante Chats sind. Bei der zeitlichen Planung dieser Veranstaltungen muss berücksichtigt werden, wann die Teilnehmer am stärksten engagiert sind.

Die Vortragenden müssen umfassend informiert werden. Dies ist erforderlich, damit der Inhalt auf ansprechende Weise vermittelt wird und der Übergang zwischen den Rednern nahtlos erfolgt.

5- Bewährte Praktiken für virtuelle Veranstaltungen: Verstehen Sie Ihre virtuellen Veranstaltungsdaten

Die Daten, die Sie erhalten, wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, sind atemberaubend. Daher ist das Verständnis der Daten, die Sie vor, während und nach der Veranstaltung von einer Plattform wie SCOOCS erhalten können, definitiv eine der wichtigsten Best Practices für virtuelle Veranstaltungen. So können Sie die Daten optimal nutzen, um den Erfolg dieser Veranstaltung und anderer virtueller Veranstaltungen in der Zukunft sicherzustellen.

Wenn Sie weitere Best Practices für virtuelle Veranstaltungen kennenlernen möchten, schauen Sie sich die Aufzeichnungen des SCOOCS Forums 2021 an und holen Sie sich die besten Tipps von tollen Event-Organisatoren!