Eine Checkliste für ein erfolgreiches virtuelles Online-Meeting

Es ist kein Geheimnis, dass Meetings ein integraler Bestandteil einer Organisation sind, und dennoch zeigen Statistiken, dass Führungskräfte glauben, dass mehr als 67% der Meetings ein kompletter Fehlschlag sind. Außerdem gibt ein erheblicher Prozentsatz der Arbeitnehmer zu, dass sie in Besprechungen Multitasking betreiben.

Als ob die oben genannten Statistiken nicht schon erschreckend genug wären, hat die Covid-19-Pandemie es noch schwieriger gemacht, effektive Meetings abzuhalten. Unternehmen sind nun gezwungen, virtuelle Online-Sitzungen abzuhalten, und die Durchführung einer effektiven Sitzung ist nun zu einer echten Herausforderung geworden!

Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die Ihr Unternehmen tun kann, um die Effektivität einer Besprechung zu gewährleisten. Dieser Blog enthält eine kurze Checkliste, die Sie beachten sollten, um die Effektivität von Besprechungen zu gewährleisten. Also, fangen wir an!

4 Dinge, die Sie beachten sollten, um ein erfolgreiches virtuelles Online-Meeting zu veranstalten

1. Die Wahl der richtigen Plattform ist der Schlüssel

Wenn Sie ein virtuelles Meeting veranstalten möchten, müssen Sie die richtige Plattform auswählen, die Ihnen alles Wesentliche bietet, damit das Meeting reibungslos abläuft und Sie alle Ihre Ziele erreichen. Hier sind einige der Dinge, auf die Sie bei der Suche nach der richtigen Plattform achten sollten:

• Finden Sie eine Plattform, mit der Sie Ihre Teilnehmer einfach und reibungslos in der Sitzung registrieren können.
• Suchen Sie nach einer Plattform, die den Teilnehmern die Möglichkeit bietet, sich untereinander auszutauschen.
• Stellen Sie sicher, dass die Plattform es Ihnen ermöglicht, personalisierte Besprechungen durchzuführen und Ihnen auch Anpassungsmöglichkeiten bietet.
• Finden Sie eine Plattform, die einfach zu bedienen ist und ein ästhetisch ansprechendes Design hat

SCOOCS ist eine Online-Veranstaltungsplattform, die den Nutzern mit ihrer benutzerfreundlichen Funktionalität hilft, erfolgreiche virtuelle Online-Veranstaltungen durchzuführen. SCOOCS bietet viele Funktionen, wie z.B. die Registrierung aller Teilnehmer in Minutenschnelle mit einer Excel-Datei, Anpassungsmöglichkeiten für personalisierte virtuelle Meetings, Chatbox, 1-1 Videomeeting, usw., was es zum perfekten Werkzeug für die Durchführung eines virtuellen Online-Meetings macht.

2. Erstellen Sie eine klare Tagesordnung für eine effektive Sitzung

Es mag überraschen, aber die meisten Geschäftsbesprechungen haben keine klare Tagesordnung. Untersuchungen haben ergeben, dass nur 37 % der Besprechungen in den USA eine Tagesordnung haben, während der restliche Prozentsatz der Besprechungen einfach so abläuft.

Um eine Tagesordnung für eine erfolgreiche Sitzung zu erstellen, müssen Sie diese Grundregeln beachten:

• Stellen Sie eine Tagesordnung auf, mit der die Arbeit erledigt werden kann, tauschen Sie Ideen aus und treffen Sie Entscheidungen.
• Wenn Sie eine Tagesordnung für die Sitzung erstellen, achten Sie darauf, dass Sie das Format für jedes Thema angeben, z. B. "Fragen und Antworten", "Umfrage unter den Teilnehmern" usw.
• Legen Sie für jedes Thema eine realistische Zeit fest, damit Sie den Zeitplan nicht durcheinander bringen.
• Legen Sie fest, wer für die Leitung eines bestimmten Themas verantwortlich ist (weisen Sie jedem eine Rolle zu).
• Machen Sie die erste Agenda von Ihnen, um die Agenda zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.

3. Alle einbeziehen

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Teilnehmer in das Treffen einbeziehen, damit Sie das Ziel erreichen können. Einige der besten Möglichkeiten, alle Teilnehmer einzubeziehen, sind Online-Fragestunden, Umfragen, Online-Spiele und Online-Diskussionen mit Themen, die für die Interessen der Teilnehmer relevant sind.

Neben diesen traditionellen Methoden können Sie auch Artikel, Videos und Gifs mit den Teilnehmern teilen, um sie stärker in die Diskussion einzubeziehen.

4. Nehmen Sie Feedback entgegen, bevor Sie die Sitzung beenden

Am besten beenden Sie Ihr virtuelles Online-Meeting mit einer Online-Umfrage, um das Feedback der Teilnehmer einzuholen. Die Umfrage sollte kurz sein und Fragen enthalten wie: Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer gemacht, was hat gut funktioniert, was sollte getan werden, um die Veranstaltung zu verbessern, usw.

Nachdem Sie das Ergebnis der Umfrage erhalten haben, analysieren Sie es und sehen Sie, wo Sie gut abgeschnitten haben und an welchen Bereichen Sie bei Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung arbeiten müssen.

Einpacken

Viele der Online-Umfragen zeigen, dass die Unternehmen diese virtuellen Online-Meetings auch nach der COVID-19-Pandemie nicht aufgeben wollen. Dies deutet darauf hin, dass virtuelle Veranstaltungen in absehbarer Zeit nicht verschwinden werden und dass die Unternehmen sie sich zu eigen machen müssen. Wenn Sie auf der Suche nach der richtigen Plattform für Ihre virtuellen Online-Meetings sind, erfahren Sie hier, was SCOOCS alles für Sie tun kann!