Hybrid Meetings Etiquette - 7 Schritte für ein erfolgreiches Meeting

Es ist kein Geheimnis, dass hybride Meetings das Gebot der Stunde sind. Nach der Pandemie ist es überflüssig geworden, alle Mitarbeiter jeden Tag ins Büro zu bringen, und durch den effizienten Einsatz der Technologie können Reisen vermieden werden. Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, können aktiv an hybriden Meetings teilnehmen, ebenso wie die Teilnehmer, die Hunderte von Kilometern entfernt im Büro sitzen und Geschäfte abwickeln, und es können Präsentationen für Kunden am anderen Ende der Welt gehalten werden, ohne dass sie reisen müssen.

Der Wechsel zwischen Heim- und Büroarbeit könnte für viele Arbeitnehmer ein ständiges Phänomen sein, und hybride Meetings sind die einzige verbindende Lösung für die Zukunft.

Erfolgreiche Ergebnisse können jedoch nur dann erzielt werden, wenn hybride Sitzungen ungestört durchgeführt werden können. Hybride Meetings sind jedoch viel komplexer als persönliche oder virtuelle Meetings. Es ist leicht, es falsch zu machen, und schwer, es richtig zu machen: Fernteilnehmer sind nur einen Ausrutscher davon entfernt, die Begeisterung und den Status der direkten Teilnehmer zu verlieren. So wie Führungskräfte im letzten Jahr gelernt haben, wie man gute virtuelle Meetings durchführt, müssen sie jetzt auch lernen, wie man gute hybride Meetings durchführt. Bestimmte Praktiken und Etikette für hybride Meetings müssen übernommen werden, um wirklich integrative und produktive hybride Meetings durchzuführen und zu moderieren.

Hybride Meeting-Knigge: 7 Schritte für ein erfolgreiches Meeting

Wie jedes Meeting erfordert auch ein Hybrid-Meeting Planung, Vorbereitung und Durchführung. In Anbetracht der Unterschiede und Besonderheiten der digitalen Atmosphäre muss eine Extrameile zurückgelegt werden, um Schluckauf zu vermeiden.

1. Präoperationale Anweisungen

Je nach Art der Sitzung sollte ein Plan erstellt werden, wie die Sitzung durchgeführt werden soll, indem alle Teilnehmer mit den Zuhörern verbunden werden. Eine Tagesordnung ist immer ein guter Ausgangspunkt für die Strukturierung Ihrer Sitzungen, um eine maximale Effizienz zu erreichen. Erstellen Sie eine Liste aller Mitglieder mit ihren Bezeichnungen und dem Grund für die Teilnahme an der Sitzung. Schicken Sie eine Einladung an alle Mitglieder. Die technischen Ressourcen der Teilnehmer zu kennen, sollte ganz oben auf der Checkliste stehen; ihre Zeitzone und ihr Raum könnten Ihnen einen guten Start für die vorbereitende Arbeit ermöglichen. Lassen Sie sich die Teilnahmebestätigung und die Bedarfsliste der Teilnehmer zusenden.

2. Technische Verwaltung

Entweder man verwaltet es selbst oder hat einen IT-Ingenieur an Bord, der ein System einrichten kann, das eine interaktive Umgebung fördert, um sicherzustellen, dass jeder teilnehmen kann. Der wichtigste Gedanke, der verfolgt werden muss, ist: Welche audiovisuelle Unterstützung benötigen die Teilnehmer aus der Ferne, damit sie das Gefühl haben, voll dabei zu sein? Sie sollten in der Lage sein, die Gesichter der Teilnehmer im Raum und die gemeinsamen Präsentationen zu sehen. Mit einem separaten Monitor sollten sie im Sitzungssaal voll präsent sein. Große Bilder veranlassen die Präsenzteilnehmer, die entfernten Mitarbeiter als vollwertige Teilnehmer zu akzeptieren, und erinnern sie ständig daran, sie in die Konversation einzubeziehen, wobei sie auch hörbar sind.

3. Informationen teilen

Geben Sie die Tagesordnung rechtzeitig im Voraus an die Anwesenden und Teilnehmer weiter: Eines der Schlüsselelemente hybrider Meetings ist die Vorbereitung durch gemeinsame Informationen im Voraus, damit die Teilnehmer sie durchsehen und ihre Notizen vorbereiten können. Während der Besprechung sollten sie in der Lage sein, gemeinsame Präsentationen, ausgehändigte Dokumente, während der Besprechung erstellte Inhalte auf Whiteboards oder Flipcharts usw. zu sehen.

4. Erleichterung

Die Leitung einer hybriden Sitzung ist schwieriger als die einer virtuellen Sitzung. Trotz einer tadellosen Tagesordnung und Logistik können unmotivierte Teilnehmer zum Verhängnis einer Sitzung werden. Für hybride Meetings ist ein administrativer Moderator, Moderator oder Gastgeber erforderlich, der dafür sorgt, dass das Meeting reibungslos abläuft und sowohl die Teilnehmer als auch die Fernteilnehmer ihren gerechten Anteil am Meeting haben. Er sollte geduldig mit den Teilnehmern sein, sie anleiten und sie bei der Stange halten.

5. Definition von Regeln und Grundsätzen

Legen Sie zunächst einige Grundregeln und Grundsätze für gemeinsame Treffen in einer hybriden Umgebung fest. Verteilen Sie die Regeln vor der Besprechung an alle Teilnehmer, z. B. "Handys und andere Geräte stummschalten". Das gilt für jede Besprechung, aber bei hybriden Besprechungen ist es wichtig, dass alle diese Geräte außer Sichtweite und stummgeschaltet sind, um keine Störungen der Netzsignale zu verursachen. Vermeiden Sie außerdem Überschneidungen und improvisierte Nebengespräche, da diese für entfernte Kollegen verwirrend sein können.

6. Engagiertere Aktivitäten beibehalten

Wie bei jeder anderen Besprechung müssen auch bei einer hybriden Besprechung die Anwesenden und Teilnehmer engagiert sein und sich aktiv beteiligen. Achten Sie auf Personen, die die Hand heben oder sich abmelden. Führen Sie Umfragen, Quizspiele und Fragerunden durch, um allen die Möglichkeit zu geben, sich zu Wort zu melden. Ermuntern Sie sie, Fragen zu stellen.

7. Testen Sie die Technologie im Voraus

Der ärgerlichste Rückschlag, der den Schwung eines hybriden Meetings zunichte macht, ist das Warten auf die Behebung einer Panne in der Ausrüstung oder im Netzwerk. Vor jeder hybriden Besprechung sollte als letzter Punkt auf der Checkliste die audiovisuelle Einrichtung getestet werden - sowohl im Raum als auch für die Fernteilnehmer. Planen Sie eine Testsitzung mit den Fernteilnehmern ein, um zu prüfen, was sie während des Meetings sehen und hören werden, und um alle Softwarefunktionen zu überprüfen, die sie wahrscheinlich verwenden werden.

Hybride Meetings sind auf dem Vormarsch und haben sich zu einem wesentlichen Bestandteil der täglichen organisatorischen Arbeit entwickelt, da sie persönliche und entfernte Mitarbeiter im selben Raum verbinden. Mit der richtigen Planung und Durchführung, die den etablierten Netiquetten folgt, wird ein erfolgreiches Hybrid-Meeting das einzige Ergebnis sein.