Hybridveranstaltungen sind auf dem Vormarsch; Von Tagen der offenen Tür bis hin zu Bildungskonferenzen wendet sich jeder Veranstalter diesem Trend zu. Deshalb ist es wichtig, die richtige Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen auszuwählen. Tatsächlich 73 Prozent der Veranstaltungsplaner Erwarten Sie, dass hybride Ereignisse in Zukunft häufiger vorkommen werden.
Allerdings ist es wichtig, dass Sie eine virtuelle Event-Hosting-Software benötigen, die alles möglich macht. Von der Anmeldung bis zur Veranstaltung benötigen Sie Software, die alles kann. Und da derzeit so viele Plattformen auf dem Markt verfügbar sind, ist es eine Herausforderung zu entscheiden, welche Art von Software Sie zum Hosten Ihrer virtuellen und hybriden Veranstaltungen benötigen.
Na keine Sorge, da können wir dir helfen! In diesem Leitfaden besprechen wir die wesentlichen Dinge, die Sie bei der Auswahl von Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen beachten müssen.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen achten sollten:
● End-to-End-Ereignismanagement
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Online-Sitzung oder eine mehrtägige Konferenz veranstalten. Sie können Ihre herkömmlichen Eventmanagement-Tools nicht aufgeben und benötigen daher weiterhin ein System, das Ihnen bei der Verwaltung von Einladungen, Anmeldungen, Tagesordnungen, Zahlungen usw. hilft. Darüber hinaus benötigen Sie weiterhin eine Plattform, auf der Sie die Daten der Teilnehmer an einem Ort erfassen können.
Grundsätzlich müssen Sie in eine Plattform investieren, die es Ihnen ermöglicht, alle oben genannten Aufgaben auszuführen und auch die wesentlichen Funktionen der virtuellen Veranstaltungsplattform bereitzustellen. Dies liegt daran, dass diese Funktionen Ihnen die Zeit und das Geld sparen können, die Sie für verschiedene Software ausgeben werden.
● Benutzerfreundlich
Sie möchten keine Plattform mit einer komplexen Benutzeroberfläche wählen, da Ihre Teilnehmer, Redner, Sponsoren und Aussteller diese nutzen werden, wenn sie an Ihrer virtuellen Veranstaltung teilnehmen. Als Organisator sollten Sie nach einer Plattform suchen, die einfach zu bedienen und auch relativ einfach einzurichten ist.
Bedenken Sie außerdem, dass das Veranstaltungserlebnis Ihres Publikums von dieser Plattform abhängt und Sie nicht möchten, dass es seine Zeit damit verschwendet, herauszufinden, wie Ihre Plattform funktioniert. Sie müssen also über die Reise des Benutzers nachdenken und den Weg von einem Teil des virtuellen Ereignisses zum anderen so reibungslos wie möglich gestalten.
● Anpassung
Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer virtuellen Plattform berücksichtigen sollten, ist ihre Anpassungsfähigkeit. Denn wenn Sie das Branding und die Botschaft Ihres Unternehmens in die gesamte virtuelle Veranstaltungsplattform integrieren können, können Sie Ihren Teilnehmern ein einheitliches Erlebnis Ihrer Marke oder Ihres Unternehmens bieten.
Überprüfen Sie bei der Suche nach Anpassungsfunktionen, ob Ihre virtuelle Eventplattform Folgendes bietet:
❖ Benutzerdefiniertes Veranstaltungsthema
❖ Platzhalter für benutzerdefinierte Banner
❖ Maßgeschneiderte Etiketten
Diese Funktionen können Ihnen dabei helfen, Ihre eigene, individuelle Veranstaltung zu organisieren und gleichzeitig die Botschaft Ihres Unternehmens in Ihr Publikum zu integrieren.
Lesen Sie mehr, um mehr über die Besten zu erfahren Ideen für virtuelle Veranstaltungen für Ihr nächstes virtuelles Event.
● Verfügen Sie über eine Live- und On-Demand-Content-Delivery-Funktion
Sie sollten sich für die Plattform entscheiden, die Ihnen die Möglichkeit gibt, dem Publikum sowohl vorab aufgezeichnete als auch Live-Inhalte zu hosten. Beide haben ihre eigenen Vorteile; Beispielsweise ermöglicht Ihnen die Live-Übertragungsfunktion die Interaktion mit dem Publikum vor Ort (Sie können Live-Umfragen, Frage-und-Antwort-Sitzungen und vieles mehr durchführen). Andererseits kann Ihnen die Pre-Record-Funktion dabei helfen, an Ihren Präsentationen zu arbeiten und das Risiko von Last-Minute-Störungen auszuschließen.
Darüber hinaus ist es unbedingt erforderlich, dass Ihre Plattform die Möglichkeit hat, alle Ihre vorab aufgezeichneten Inhalte hochzuladen oder wiederzugeben, sobald Ihre Veranstaltung vorbei ist. Wenn Teilnehmer einen Teil Ihrer Veranstaltung verpassen, können sie über diese Funktion den Inhalt wiedergeben und den verpassten Teil ansehen.
● Engagement-Tools
Um Zoom-Müdigkeit zu vermeiden, möchten Sie möglicherweise eine Plattform auswählen, die Ihnen verschiedene ansprechende Tools für die Interaktion mit den Teilnehmern bietet. Um Ihnen die Eingrenzung zu erleichtern, finden Sie hier einige wichtige Tools für das Engagement, die eine Plattform bieten sollte:
❖ Chaträume
❖ Foren
❖ Breakout-Sitzungen
❖ Fragen und Antworten
❖ Live-Umfragen
❖ Umfragen
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Online-Meeting produktiv.
● Datenverwaltungs- und Analysefunktion
Analysen und Berichte sind für jede Art von Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen bei der Entscheidung helfen können, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war und welche Verbesserungen Sie bei Ihren zukünftigen Veranstaltungen vornehmen müssen.
Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Plattform wählen, die Ihnen Einblicke in die Veranstaltungen bietet, z. B. wie Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen und mit den Sponsoren interagieren, Check-ins, Sitzungsteilnahme, Bewertungen, Feedback und andere Veranstaltungsanalysen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Daten und Berichte Ihrer Veranstaltung in einer sicheren, konformen Umgebung gespeichert werden.
● Ein Preisschild innerhalb Ihres Budgets
Die Kosten für hybride Eventplattformen können zwischen 50 und 5.000 US-Dollar oder sogar mehr liegen. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie Ihr Budget und die gewünschten Funktionen Ihrer hybriden Eventplattform festgelegt haben, bevor Sie mit der Suche nach einer Plattform beginnen, da dies Ihnen dabei helfen kann, Ihre Suche einzugrenzen und festzustellen, wie viel Sie bereit sind auszugeben.
Menschen mit einem flexiblen Budget können sich für eine vollständig anpassbare Hybrid-Eventplattform entscheiden, die über tausend Dollar kosten kann. Wenn Sie hingegen über ein knappes Budget verfügen, können Sie das Basispaket der Plattform wählen, das Sie weniger als fünfhundert Dollar kosten würde.
Wie SCOOCS bei der Auswahl einer Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen helfen kann:
SCOOCS ist eine Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen, mit der Sie ansprechende Veranstaltungen erstellen können, die jeder liebt. Seine Fähigkeit, anpassbare Ereignisse zu erstellen, kann jede Vision oder Idee in einem Bruchteil der Zeit zum Leben erwecken. Darüber hinaus kann die Plattform den Organisatoren auch dabei helfen, die Erkenntnisse der Veranstaltung zu messen und sich zu verbessern.
Lesen Sie mehr, um zu finden So können Sie Hybrid-Events in 5 Schritten auf SCOOCS hosten.
Grundsätzlich kann SCOOCS Ihre Veranstaltung verbessern und alle Ihre Anforderungen erfüllen, wenn es um die Ausrichtung hybrider Veranstaltungen geht. Treten Sie also der SCOOCS-Plattform bei und bringen Sie Ihre virtuellen und hybriden Veranstaltungen auf die nächste Stufe!
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