Sabemos que Los eventos virtuales llegaron para quedarse y la forma en que los gestiona puede hacer o deshacer la experiencia de los asistentes’ y su regreso a su organización.
Según WifiTalents, El 93% de los especialistas en marketing de eventos planean incorporar eventos virtuales en su estrategia y El 79% de las empresas afirman que los eventos virtuales son un componente importante de su estrategia a largo plazo, enfatizando el Importancia creciente de este formato de evento. Aunque los números “” son buenos en eventos virtuales, sabemos que al menos El 38% de los organizadores de eventos encuentran dificultades técnicas al realizar eventos virtuales.
Si quieres Crea y organiza eventos digitales que sean un éxito¡ La ayuda está llegando hacia ti! SCOOCS le mostrará cómo puede optimizar su proceso de gestión de eventos digitales, con información y medidas concretas.
Lo primero es lo primero: ¿Qué es la gestión de eventos digitales?
La gestión de eventos digitales es todo lo relacionado con la entrega de experiencias de eventos virtuales– ya sea una conferencia, un seminario web o un taller, 100% en línea. Se trata de asegurarse de que se esté creando una experiencia atractiva, asegurándose de que los asistentes puedan unirse e interactuar desde todas partes del mundo siempre que tengan un dispositivo conectado a Internet.
Estas experiencias de eventos virtuales pueden ser, por ejemplo:
- Ferias comerciales digitales
- Talleres en línea
- Seminarios web
- Conferencias virtuales
- Actuaciones transmitidas en vivo
Detrás de estas experiencias podemos encontrar plataformas de eventos como SCOOCS que ofrecen un Experiencia integrada de todo lo que necesitarás, desde formularios de registro hasta análisis posteriores al evento, asegurándose de que sus asistentes estén más comprometidos que nunca, las sesiones se desarrollen sin problemas y su organización obtenga datos útiles del evento para mejorar eventos futuros.
7 pasos para agilizar tu gestión de eventos digitales
Paso #1. Define los objetivos de tu evento
Tu Los objetivos servirán como base para sus decisiones relacionadas con el evento. Estos objetivos pueden variar, desde ser más amplios como Mejorar la visibilidad de la marca o Promover algo más general, a objetivos más específicos como generación de leads, más engagementmen del usuariot, o proporcionando un Extensión virtual de un evento presencial.
Por ejemplo, si su objetivo es aumentar la participación de la audiencia a través del aprendizaje interactivo, querrá y necesitará la plataforma de eventos que está utilizando para ofrecer:
- Encuestas en vivo y sesiones de preguntas y respuestas para mantener involucrados a los asistentes;
- Salas de descanso para talleres más pequeños e interactivos;
- Cabinas de carteles donde los ponentes de su evento pueden mostrar sus investigaciones;
- Herramientas de gamificación para impulsar la participación;
- Analítica para que midas los niveles de participación y comprendas qué contenido resuena más.
Paso #2. Elige la mejor plataforma de gestión de eventos
En el espacio de eventos virtuales, La experiencia que tengan tus asistentes estará directamente determinada por la plataforma que elijas y la estructura del evento que se proporcione. A diferencia de los eventos presenciales, donde el entorno físico juega un papel importante, la plataforma que elegirás dará forma a cada aspecto, desde las características disponibles hasta la forma en que los asistentes se conectan y establecen contactos entre sí, y qué tan fluido será el proceso de registro, entre otros aspectos.
Paso #3. Planifique el contenido de su evento
Por eso es fundamental la selección de una plataforma de eventos con una amplia gama de funcionalidades y con SCOOCS, puedes obtener una solución todo en uno que cubre todo lo que necesitarás, desde formularios de registro, personalización completa, mesas de networking, salas de vídeo y streaming, entre otros.
Si desea mantener a sus participantes involucrados en un evento virtual, deberá brindarles una combinación de sesiones interactivas, oportunidades de networking y otras funciones y formatos dinámicos. La clave es aprovechar los distintos formatos de contenido disponibles en la plataforma de eventos que elija para que los asistentes puedan obtener una experiencia mejor y dinámica.
Con SCOOCS, su evento puede tener un Amplia gama de herramientas de contenido y participación, incluyendo:
- Salas de descanso para debates y talleres en grupos pequeños;
- Sesiones de preguntas y respuestas en vivo fomentar la interacción y la retroalimentación en tiempo real;
- Tablas de networking para conexiones impulsadas por los asistentes;
- Cabinas de expositores virtuales para mostrar patrocinadores y productos;
- Contenido bajo demanda para que los asistentes puedan acceder cuando les resulte conveniente;
- Gamificación para impulsar la participación y el compromiso;
- Encuestas y sondeos en vivo para obtener información sobre la audiencia en tiempo real;
- Cronogramas de sesiones que permitan a los asistentes planificar su recorrido del evento;
- Emparejamiento basado en etiquetas para ayudar a los asistentes a conectarse con las personas adecuadas.
¡Con estas funciones podrás crear contenido digital que agregará valor a tu evento!
Paso #4. Promociona tu evento
¡Tienes un gran evento planeado y ahora es el momento de asegurarte de que la gente lo sepa! ¡Utilice una combinación de redes sociales y marketing por correo electrónico para atraer asistentes y generar entusiasmo!
SCOOCS puede ayudarle a promocionar su evento ya que nuestra plataforma tiene herramientas de correo electrónico integradas ¡que le ayudan a crear y automatizar correos electrónicos y recordatorios a los participantes de su evento para aumentar su tasa de asistencia!
Paso #5. Gestiona tus inscripciones para eventos
Seamos realistas: nadie disfruta de un proceso de registro complejo: si es confuso o lento, corre el riesgo de perder asistentes al evento antes de que comience. ¡Por eso es importante mantener este proceso sencillo!
Creando un proceso de registro que es fluido es posible con SCOOCS-diseñamos uno que maneja el registro manual o masivo, con la posibilidad de tener varios roles de evento. Si lo desea, podemos ayudarlo proporcionándole formularios previos al registro, lo que le permitirá recopilar registros directamente de sus asistentes!
Paso n.° 6: supervisar y participar en el evento
Una vez que tu evento esté activo, ¡Es importante mantener el impulso y mantener a los asistentes comprometidos! ¡Y no puedes olvidarte de monitorear el evento en tiempo real y participar con chats en vivo, encuestas y sesiones de preguntas y respuestas para mantener la energía de tu evento!
Con SCOOC esto no será un problema, nuestro herramientas de análisis en tiempo real Le ayudará a realizar un seguimiento de la participación y el rendimiento de los eventos y sesiones a medida que se llevan a cabo, para que puedas realizar los ajustes necesarios en tiempo real. ¿Quieres ver qué sesiones son las más populares, cuántos usuarios hay en los stands o el número de contactos generados? ¡Con nosotros tienes esa información siempre disponible!
Y con respecto a la interacción entre los asistentes a su evento, ofrecemos una variedad de herramientas de participación virtual, desde encuestas en vivo y preguntas y respuestas hasta salas de chat y reuniones, como se mencionó anteriormente. Por aquí ySerás capaz de crear conexiones verdaderas, provocar conversaciones, y asegúrese de que los asistentes a su evento ¡Se sentirán conectados, sin importar dónde estén!
Paso #7: ¡Cuenta con nosotros antes, durante y después del evento!
Sabemos que a veces, Incluso en los eventos más meticulosamente planificados, las cosas aún pueden salir mal. Por eso es necesario contar con un sistema confiable y en tiempo real ¡el apoyo es crucial para el éxito de su evento! Y con SCOOCS, siempre te respaldamos!
Nunca estás solo con nosotros desde la preparación hasta la hora del espectáculo del evento. ¿Tiene alguna pregunta sobre la marca de la plataforma? ¿o necesita ayuda para solucionar problemas a mitad del evento? ¡Nos uniremos cuando nos necesites!
Tener tranquilidad con respecto a preguntas técnicas y no técnicas puede ayudarle a concentrarse en lo que realmente importa: ofrecer un evento virtual increíble mientras nosotros nos encargamos del resto.
¿Listo para agilizar tu evento digital?
La gestión de eventos digitales es esencial para crear conexiones y experiencias atractivas ¡Para tu audiencia, sin importar dónde se encuentren!
Sepa que es fácil ofrecer eventos que se desarrollen sin problemas y dejen un impacto duradero y todo lo que necesita es ajustar su proceso y utilizar las herramientas adecuadas. Con una plataforma como SCOOCS, lo ayudaremos a optimizar todo lo relacionado con su evento, desde la planificación hasta la ejecución y el análisis posterior al evento, ¡haciendo que todo el proceso sea más simple y eficiente!
¿Estás listo para llevar tus eventos digitales al siguiente nivel?
¡Póngase en contacto con nosotros hoy y vea cómo SCOOCS puede transformar la forma en que gestiona sus eventos digitales!
