Los eventos híbridos te brindan acceso a ambos mundos: el mundo virtual en línea y la experiencia en persona.
Con el alivio de las restricciones de Covid-19 y la gente vacunándose, los organizadores de eventos están ansiosos por que regresen las reuniones en persona. Pero sabemos que la situación no será la misma que antes porque ahora finalmente hemos solucionado el problema de los eventos virtuales.
Ahora, nos lanzarán una nueva bola curva con algunas personas que están listas para reconectarse en persona, mientras que otras quieren conectarse virtualmente. Para hacer frente a eso, los eventos híbridos son el único camino a seguir. De hecho, 47 por ciento de los organizadores Creo que los eventos híbridos son la única solución para conectar audiencias dispersas internacionalmente.
La estadística anterior muestra por qué los eventos híbridos son la necesidad del momento. Ahora, la pregunta es: ¿cómo puedes planificar, gestionar y comercializar tu evento híbrido? Bueno, no te preocupes, ya que en esta guía de eventos híbridos discutiremos:
– ¿Qué es un evento híbrido
– Ventajas
– Cómo planificar la estrategia de marketing
– Consejos para organizar un evento exitoso.
¿Qué es un evento híbrido?
La mayoría de la gente confunde eventos híbridos con eventos en persona transmitidos en vivo a una audiencia en línea, cuando, de hecho, los eventos híbridos tienen una audiencia combinada. Una parte del público se une a través de algunos medios virtuales, mientras que otros asisten al evento en persona. Estos eventos están planificados para que los asistentes participen en su zona de confort; es su elección si quieren asistir desde casa, la oficina o en persona.
Con un evento híbrido bien gestionado, los participantes virtuales se sienten parte del evento aunque no estén físicamente presentes. Una plataforma de eventos híbrida como SCOOC Puede ayudarle a organizar eventos híbridos exitosos con su capacidad de crear la mejor experiencia en persona para toda la audiencia, independientemente de dónde se encuentren.
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Beneficios de los eventos híbridos
¡Aquí hay algunos beneficios de los eventos híbridos que te recordarán por qué deberías considerar crear uno!
- Aumente el tamaño de la audiencia a menor costo
Si organiza un evento en persona, pero su costo le impide aumentar el tamaño del evento, entonces los eventos híbridos son la solución perfecta para usted. Al organizar un evento en persona, hay muchas áreas que cubrir, por ejemplo, el cargo de catering, viajes, personal adicional y otros costos para acomodar a los asistentes. Por otro lado, añadir participantes virtuales a tu evento cuesta mucho menos: esta es una de las mejores razones para organizar un evento híbrido.
- Permitir que los asistentes se unan virtualmente
Con la pandemia de Covid-19, muchas personas no pueden viajar debido a que ciertos países impiden que ciudadanos de otras naciones crucen fronteras. Además de esto, los problemas de salud, las discapacidades y las situaciones financieras también podrían ser la razón por la que las personas no pueden participar en eventos en persona.
Los eventos híbridos permiten a los asistentes unirse al evento virtualmente independientemente de la ubicación. No importa dónde estés, puedes unirte a la reunión o evento virtualmente en tu computadora o móvil.
- Disminuye la huella de carbono
Una de las razones más importantes por las que deberías optar por eventos híbridos es que son buenos para el medio ambiente, ya que juegan un papel importante en la disminución de la huella de carbono. Al organizar eventos en persona, la gente viaja desde diferentes partes del mundo, y esto provoca que 170 kg de emisión de CO2 por un asistente promedio. Pero con los eventos híbridos, esta tasa de dióxido de carbono disminuye porque varias personas se unen a la reunión a través de medios virtuales, lo que, como resultado, es bueno para el medio ambiente. ¿Quieres saber tus ahorros de CO2? Entonces echa un vistazo a nuestro Calculadora de CO2!
Para leer más sobre el Beneficios de los eventos híbridos¡ Puedes leer este artículo!
Planificación de la estrategia de marketing de un evento híbrido
Realizar un evento híbrido no es una tarea fácil, pero si se comercializa correctamente, puede ayudarle a llegar a una audiencia más amplia que nunca. A continuación se presentan algunos factores que debe recordar al planificar su estrategia de marketing de eventos híbridos:
1. Comience con estableceralcanzar tus objetivos
La parte principal de la planificación de eventos híbridos es tener una idea clara de lo que desea lograr a través de este evento. No se trata sólo de cuántos participantes espera atraer, sino de sus objetivos de registro y retorno de la inversión para cada etapa de su evento. A continuación se muestran algunos ejemplos de objetivos de eventos híbridos:
- Atraer nueva audiencia
- Aumento del número de inscripciones
- Proporcionar redes multiplataforma
- Atraer más patrocinadores y socios para el evento híbrido
- Aumento del retorno de la inversión en eventos
Por lo tanto, establezca objetivos integrales en la etapa inicial de su estrategia de marketing de eventos híbridos y luego realice algunas sesiones para cada etapa para analizar cómo puede lograr estos objetivos y qué hacer si se queda atrás.
2. Determina tus canales de marketing
A la hora de seleccionar canales para comercializar el evento híbrido, todo depende de la audiencia y de cómo conectarse con ella. En caso de que haya organizado eventos en el pasado, puede analizar fácilmente los datos anteriores para identificar las fuentes de tráfico y conversión destacadas. Al analizar los datos, no es necesario profundizar, puedes comprobar el rendimiento del sitio web a través de Google Analytics, y ver cuántas personas han llegado a tu Sitio a través de anuncios de Facebook, o también puedes comprobar qué porcentaje del público objetivo abrió tu correo, etc. Pero si es tu primera vez, puedes elegir estas plataformas para atraer nuevas audiencias:
- Redes sociales
El canal más activo y eficaz para llegar a la audiencia son las plataformas de redes sociales. Puedes usar Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn. Las audiencias B2B se encuentran principalmente en LinkedIn, mientras que para B2C, puedes usar las plataformas de redes sociales típicas como Facebook, Instagram y Twitter porque todas tienen diferentes tipos de audiencia. - Correo electrónico
El correo electrónico también es una forma eficaz de llegar al público objetivo. Cuando utilice correos electrónicos para marketing, debe tener cuidado con el asunto, el contenido y los CTA (Llamado a la acción). - Correo tradicional
El correo físico tradicional también es eficaz en marketing, ya que puedes enviar las invitaciones a los asistentes’ a hogares u oficinas. Puedes utilizar esta estrategia para los asistentes que no tienen una presencia activa en los nuevos medios y todavía están estancados en las viejas formas tradicionales.
3. Encontrar una plataforma de eventos híbrida
A plataforma de eventos híbridos es una de las principales consideraciones a tener en tu estrategia de marketing porque las funcionalidades disponibles en la plataforma te ayudarán a crear una experiencia única y emocionante para los asistentes.
Debe encontrar una plataforma de eventos híbrida que pueda ayudarlo a crear una experiencia única para la audiencia virtual y aumentar la participación de los asistentes en persona. A continuación se muestran algunas características que debe tener en cuenta al encontrar una plataforma de eventos híbrida:
- Una plataforma que contiene herramientas para chats en vivo, preguntas y respuestas, encuestas y comentarios para hacer que el evento sea más interactivo
- La plataforma debe contar con herramientas de mensajería y programación de reuniones, reuniones 1 a 1 y foros de discusión públicos
- Las funciones de gamificación deben estar ahí para brindarles a los participantes una experiencia divertida
- ¡Opciones de personalización! Éste es realmente importante, ya que te permitirá crear tu propia identidad única como organizador.
Aquí es donde SCOOC puede ayudar. Te proporcionamos todas las herramientas que necesitas para crear tu propio recinto virtual, donde podrás personalizar completamente cada evento a tu gusto y elegir entre numerosas características ¡para brindarle a su audiencia la experiencia más inmersiva! Desde mesas de networking hasta encuestas, sondeos, cuestionarios, ¡lo que sea! ¡Todo lo que imaginas lo podemos hacer realidad! Conozca más sobre lo que hacemos, aquí!
4. Encuentre oradores y patrocinadores para publicitar el evento
Una de las mejores formas de publicitar algo es a través del boca a boca. Por lo tanto, intente encontrar oradores y patrocinadores que ya tengan una audiencia incorporada para que puedan promocionar su evento pero también ampliar su alcance. Puede proporcionar a los oradores y patrocinadores publicaciones predefinidas que puedan compartir en sus redes sociales para difundir su evento. ¡Esto puede ser beneficioso para ambas partes!
Consejos para crear un evento híbrido exitoso
Cuando se trata de Gestión de eventos híbridos, Debes seguir estos consejos para asegurarte de que tu evento sea un gran éxito:
Hacer una agenda para todos los públicos
Debes crear una agenda que sea adecuada para todos los asistentes presenciales y en línea. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta al elaborar una agenda:
- Asegúrese de que la hora de inicio del evento no sea demasiado temprana para los asistentes en persona que hayan viajado la noche anterior para el evento. Y también tenga en cuenta a la audiencia virtual, que puede no estar entusiasmada con la hora de inicio temprana.
- Planifique pausas, teniendo en cuenta los planes del almuerzo
- Mantenga las sesiones más cortas, para que los asistentes se sientan frescos y alerta todo el tiempo
- Evite las sesiones de networking a altas horas de la noche, ya que traen ojos somnolientos
Si tiene en cuenta estas cosas al elaborar una agenda para el evento híbrido, estamos seguros de que su evento será un éxito.
Comunicar antes del evento y entregar a los asistentes Tote Bags
Asegúrese de proporcionar a las audiencias tanto presenciales como virtuales material de lectura sobre qué esperar en el evento porque los eventos tienen más éxito cuando hay expectativas claras sobre la experiencia de los asistentes.
Para que la gente esté más entusiasmada con su evento, puede proporcionarles bolsas de mano que contengan su mercancía. Pero asegúrese de entregar las bolsas a ambos públicos un día antes del evento.
Planifique contenido atractivo
Lo más importante en cualquier evento o reunión es la participación de la audiencia y para que los asistentes participen en la reunión, es necesario crear algún contenido atractivo. A continuación se muestran algunas formas que puede utilizar para atraer a la audiencia:
- Transmisiones en vivo
- Encuestas en vivo
- Preguntas y respuestas
- Sesiones pregrabadas
- Cuestionarios y más
Simplemente asegúrese de que el contenido que está creando sea atractivo tanto para la audiencia virtual como para la personal.
Conecte a los asistentes virtuales y personales
Además del contenido, una de las principales razones por las que muchas personas asisten a eventos es el networking, lo mismo ocurre en los eventos híbridos. A continuación se presentan algunos de los mejores trucos para reunir a los asistentes virtuales y presenciales:
- Realice sesiones simultáneas para que cuando ambos asistentes estén viendo una sesión pregrabada, puedan interactuar entre sí a través del chatbox
- También puedes realizar sesiones privadas individuales para que los asistentes charlen sobre el evento
- Puedes realizar sesiones de Breakout con un facilitador para ayudar a los asistentes a sentirse cómodos
Al adoptar estas capacidades tecnológicas necesarias, seguramente podrá reunir y conectar audiencias virtuales y en persona.
Veredicto final
A estas alturas ya debes tener la idea de que estos eventos híbridos tienen un futuro prometedor y pueden desempeñar un papel esencial en la reforma de la industria de eventos. Investigación de Markletic muestra que el 34 por ciento Los organizadores de eventos invertirán más en eventos híbridos en el futuro.
En esta Guía de eventos híbridos, le presentamos algunos consejos efectivos sobre cómo crear una estrategia de marketing y organizar un evento híbrido exitoso. Esperamos que estos consejos le ayuden a organizar un evento híbrido exitoso en el futuro.
