Es ist kein Geheimnis, dass hybride Meetings das Gebot der Stunde sind. Nach der Pandemie ist es obsolet geworden, alle Mitarbeiter täglich ins Büro zu bringen, und Reisen können durch den effizienten Einsatz der Technologie vermieden werden. Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, können aktiv an Hybridtreffen teilnehmen zusammen mit den Teilnehmern, die Hunderte von Kilometern entfernt im Büro sitzen und die Geschäfte abwickeln, und Präsentationen können vor den Kunden gehalten werden Am anderen Ende der Welt, ohne reisen zu müssen.
Das gelegentliche Mischen und Abgleichen von Arbeit von zu Hause und vom Büro aus könnte für viele Arbeitnehmer ein fester Bestandteil sein und Hybridmeetings sind in Zukunft die einzige Verbindungslösung.
Erfolgreiche Ergebnisse können jedoch nur erzielt werden, wenn hybride Treffen störungsfrei durchgeführt werden. Hybridmeetings sind jedoch viel komplexer als persönliche oder virtuelle Meetings. Es ist leicht, etwas falsch zu machen, und schwer, es richtig zu machen: Remote-Teilnehmer sind nur einen Ausrutscher davon entfernt, die ganze Begeisterung und den Status als direkte Teilnehmer zu verlieren. So wie Führungskräfte im vergangenen Jahr gelernt haben, wie man großartige virtuelle Meetings durchführt, müssen sie nun auch lernen, wie man großartige Hybrid-Meetings durchführt. Bestimmte Praktiken und Etikette für Hybridtreffen müssen übernommen werden, um wirklich integrative und produktive Hybridtreffen durchzuführen und zu ermöglichen.
Hybrid-Meeting-Etikette: 7 Schritte für ein erfolgreiches Meeting
Wie bei jedem Meeting erfordert ein Hybridmeeting Planung, Vorbereitung und Durchführung. Unter Berücksichtigung der Unterschiede und Besonderheiten der digitalen Atmosphäre muss eine zusätzliche Meile zurückgelegt werden, um die Probleme zu überwinden.
1. Präoperative Anweisungen
Gemäß den Anforderungen der Art des Treffens sollte ein Plan zur Durchführung des Treffens erstellt werden, indem alle Teilnehmer mit den Teilnehmern verbunden werden. Eine Agenda ist immer ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie Ihre Meetings so strukturieren, dass sie maximale Wirksamkeit erzielen. Erstellen Sie eine Liste aller Mitglieder sowie ihrer Benennungen und Gründe für die Teilnahme an der Sitzung. Senden Sie eine Einladung an alle Mitglieder. Die Kenntnis Ihrer Teilnehmer und Teilnehmer’ technische Ressourcen sollte ganz oben auf der Checkliste stehen, ihre Zeitzone und ihr Raum könnten Ihnen einen guten Start in die präoperative Arbeit ermöglichen. Erhalten Sie außerdem eine Anwesenheitsbestätigung und deren Anforderungsliste.
2. Technische Verwaltung
Verwalten Sie es entweder selbst oder haben Sie einen IT-Ingenieur an Bord, der ein System einrichten könnte, das eine interaktive Umgebung fördert, um sicherzustellen, dass jeder teilnehmen kann. Die Hauptidee, die verfolgt werden muss, ist; was audiovisuelle Hilfe Müssen Remote-Teilnehmer das Gefühl haben, von ihrer Seite aus voll beteiligt zu sein? Sie sollten die Gesichter der Teilnehmer im Raum und die geteilten Präsentationen sehen können. Sie sollten mit einem separaten Monitor-Setup voll im Besprechungsraum präsent sein. Große Bilder veranlassen persönliche Teilnehmer, Remote-Mitarbeiter als vollwertige Teilnehmer zu akzeptieren und erinnern Sie sie ständig daran, sie zusammen mit hörbarem Ton in das Gespräch einzubeziehen.
3. Informationen teilen
Teilen Sie die Tagesordnung rechtzeitig mit den Teilnehmern und Teilnehmern: Eines der Schlüsselelemente hybrider Meetings ist es, im Voraus vorbereitet sein durch den Austausch von Informationen, damit Teilnehmer und Teilnehmer diese einsehen und ihre Notizen vorbereiten können. Während des Meetings sollten sie gemeinsame Präsentationen, verteilte physische Dokumente, während des Meetings erstellte Inhalte auf Whiteboards oder Flipcharts usw. sehen können.
4. Moderator
Die Verwaltung eines Hybridmeetings ist schwieriger als die Durchführung eines virtuellen Meetings. Trotz einer makellosen Tagesordnung und Logistik der Besprechung könnten uninteressierte Teilnehmer das Schicksal jeder Besprechung sein. Für das Hybridtreffen ist ein administrativer Moderator als Moderator, Moderator oder Gastgeber erforderlich, die die Show leiten und sicherstellen könnten, dass das Treffen reibungslos abläuft und Teilnehmer und Remote-Teilnehmer ihren gerechten Anteil am Treffen haben. Sie sollten Geduld mit den Teilnehmern haben, sie anleiten und sie bei der Stange halten.
5. Definieren Sie Regeln und Grundsätze
Beginnen Sie mit der Festlegung einiger Grundregeln und Grundsätze für Treffen in einer hybriden Umgebung. Verteilen Sie die Regeln vor der Sitzung unter allen Mitgliedern, z. B. “Stummschalten von Mobiltelefonen und anderen Geräten”. Dies gilt für jede Sitzung, aber bei Hybridsitzungen ist es wichtig, dass alle diese Geräte außer Sichtweite und stummgeschaltet sind, um keine Störungen der Netzwerksignale zu verursachen. Vermeiden Sie außerdem Quergespräche und spontane Nebengespräche, da diese für entfernte Kollegen verwirrend sein können.
6. Halten Sie ansprechendere Aktivitäten aufrecht
Wie bei jedem anderen Meeting erfordert ein Hybrid-Meeting die Teilnehmer und Teilnehmer sollen einbezogen werden und eine aktive Präsenz haben. Halten Sie Ausschau nach Personen, die die Hand heben oder die Stummschaltung aufheben. Führen Sie Umfragen, Quizze und Frage-und-Antwort-Runden durch, um allen die Möglichkeit zu geben, sich zu melden. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen.
7. Testen Sie die Technologie im Voraus
Der ärgerlichste Rückschlag, der die Dynamik eines Hybrid-Meetings zerstört, ist das Warten auf die Behebung eines Fehlers in der Ausrüstung oder im Netzwerk. Vor jedem Hybridtreffen sollte das Letzte, aber nicht das Geringste auf der Checkliste sein, das audiovisuelle Setup zu testen — sowohl im Raum als auch für die Remote-Teilnehmer. Planen Sie eine Testsitzung Mit Remote-Teilnehmern, um vor Ort zu überprüfen, was sie während des Treffens sehen und hören werden, und um alle Softwarefunktionen zu überprüfen, die sie wahrscheinlich verwenden sollen.
Hybrid Meetings werden bleiben und sind zu einem wesentlichen Bestandteil der täglichen Organisationsarbeit geworden, indem sie persönliche und Remote-Mitarbeiter im selben Raum verbinden. Mit der richtigen Planung und Durchführung nach etablierten Netiquetten wird ein erfolgreiches Hybrid-Meeting das einzige Ergebnis sein.
