En el mundo acelerado y cada vez más remoto de hoy, las presentaciones virtuales se han convertido en una herramienta fundamental tanto para empresas como para educadores e individuos. Sin embargo, realizar una presentación virtual impactante y atractiva requiere un conjunto único de habilidades y mejores prácticas que difieren de las presentaciones tradicionales en persona.
Ya sea que sea un presentador experimentado o nuevo en el juego de presentaciones virtuales, estos consejos lo ayudarán a crear una presentación pulida y memorable que cautivará a su audiencia y dejará una impresión duradera.
1 – Prepara tu Presentación Virtual
Conozca a su audiencia
El primer paso de la preparación de su presentación virtual es asegurarse de que tenga eco en su audiencia. Si desea pronunciar un discurso virtual que genere una impresión duradera, debe: Conozca primero a su audiencia. Esto le ayudará a adaptar su presentación a sus necesidades e intereses, haciéndola más atractiva y efectiva. A continuación se muestran algunas formas de obtener información sobre su audiencia:
Investigație: Conozca sus antecedentes, intereses y desafíos. Utilice herramientas en línea, como LinkedIn y Google, para recopilar información sobre su demografía, funciones laborales e industrias.
Solicite comentarios: Pida a su audiencia comentarios sobre presentaciones anteriores o comuníquese con los asistentes a eventos similares para obtener sus opiniones.
Utilice análisis de eventos pasados: Pídale al anfitrión del evento que proporcione datos de eventos pasados desde la plataforma de eventos virtuales. Esto le permitirá comprender cómo los diferentes grupos demográficos de la audiencia se han involucrado con contenido diverso en el pasado.
Crear una personalidad de comprador asistente al evento: Desarrolla un personaje ficticio que represente a tu espectador ideal y utiliza esta personalidad para guiar tu preparación.
Considere el medio ambiente: Considere el entorno en el que su audiencia verá su presentación, incluida su ubicación, la tecnología disponible y las distracciones.
Al tomarse el tiempo para obtener información sobre su audiencia, puede adaptar su presentación para satisfacer sus necesidades y hacerla más impactante.
Define tu estructura de presentación virtual
El segundo paso al crear tu presentación virtual es decidir qué tipo de estructura quieres adoptar. Este paso será más fácil una vez que hayas aprendido más sobre tu audiencia y hayas comprendido cómo estimar su capacidad de atención.
Le sugerimos que comience su presentación con un inicio de conversación para interactuar y captar la atención de su audiencia. Algunos ejemplos incluyen una historia personal o profesional, una cita u otro rompehielos. Como dijo Benjamin Franklin “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involucrame y aprendo”. El compromiso es clave para captar la atención de sus grupos’ y causar una impresión duradera.
La elección de la estructura también depende de los objetivos de su evento. ¿Qué busca tu audiencia en tu presentación y qué quieres que hagan después? ¿Cuál es el problema que tu audiencia intenta resolver y cómo puedes ayudarla? Su estructura de presentación virtual debe ser parte de la respuesta a esta pregunta.
¿Cuál es la estructura de presentación virtual adecuada para usted?
Dependiendo del resultado deseado del evento, habrá una estructura adecuada para usted. A continuación se muestran algunos ejemplos:
Presentación lineal: Una presentación lineal es una presentación sencilla que sigue una estructura clara, paso a paso. Este tipo de presentación es ideal para temas sencillos y una entrega de información clara. Lo ideal es que esta presentación no dure más de 15 a 20 minutos para mantener el interés del público.
Presentación basada en historias: Las presentaciones basadas en historias son una estructura popular en la que el orador utiliza la narración para involucrar a la audiencia y hacer que su mensaje sea más memorable.
Presentación interactiva: Las presentaciones interactivas involucran a la audiencia en la presentación misma, a menudo mediante el uso de encuestas, cuestionarios y otros elementos interactivos. Considerado como interacción de alto grado, este tipo es un proceso de cocreación desde ambas partes. Un ejemplo apropiado de este formato es un taller. Teniendo en cuenta que el público colabora e invierte en la sesión, la duración puede ser superior a 45 minutos.
Seminario web: Un seminario web es una presentación en línea en vivo en la que el presentador habla ante una gran audiencia. Seminarios web Por lo general, incluyen elementos interactivos, como sesiones de preguntas y respuestas, encuestas y funciones de chat.
Mesa redonda: En un panel de discusión, varios oradores presentan un tema específico y luego participan en una discusión entre ellos y con la audiencia. Esta estructura es ideal para explorar temas complejos desde múltiples perspectivas.
Discurso inaugural: Una conferencia magistral es un discurso que marca el tono de una conferencia o evento. Las conferencias magistrales suelen ser impartidas por oradores de alto perfil y a menudo incluyen historias inspiradoras y reflexiones que invitan a la reflexión.
Captura de pantalla: Un screencast es un vídeo que muestra cómo utilizar un producto, software o proceso. Este tipo de presentación es ideal para demostrar información técnica o compleja.
También es importante alinear su charla con el anfitrión del evento para garantizar que su presentación cumpla con los objetivos generales del evento.
Realización de sesiones virtuales de preguntas y respuestas fluidas y efectivas
Para ejecutar una sesión de preguntas y respuestas virtual sin problemas, consulte con el anfitrión si habrá un moderador y prepare las respuestas a posibles preguntas de antemano. Tener esta información desde el principio te ayuda a prepararte mejor como moderador, evitando cualquier confusión durante la sesión. También es recomendable solicitar las preguntas con antelación para poder ofrecer respuestas esclarecedoras y evitar pausas incómodas.
Preparar algunas preguntas de antemano también puede proporcionar cierta estructura a las preguntas y respuestas y guiar la conversación hacia temas que interesen a la audiencia. Es fundamental equilibrar las preguntas preparadas previamente con las espontáneas de la audiencia. En resumen, para ejecutar con éxito una sesión de preguntas y respuestas virtual, planifique cuidadosamente, comuníquese bien con el anfitrión del evento y prepárese cuidadosamente como moderador.
El ensayo es clave para una entrega segura
Ensayar el contenido varias veces antes de un evento es un paso fundamental para garantizar una presentación exitosa. Practicar la presentación no sólo ayuda al presentador a sentirse más cómodo y seguro con el material, sino que también le permite identificar áreas que pueden necesitar mejoras. Al ensayar, los presentadores pueden perfeccionar su forma de hablar, el ritmo y el tiempo, así como identificar cualquier laguna en su conocimiento o áreas en las que puedan necesitar información adicional.
2- Contenido escrito y elementos visuales de su presentación virtual
Tratamiento SPA
El Tratamiento SPA se centra en planificar las diapositivas para su presentación. Este concepto se divide en tres secciones:
Simplificar (reducir el desorden)
Plan (Reimaginar la diapositiva)
Acentuar las iconografías (Usar el diseño con un propósito)
Mejores prácticas de contenido escrito
El contenido escrito es un componente fundamental de las presentaciones virtuales, ya que puede ayudar a reforzar el mensaje y garantizar que la audiencia retenga información importante. A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para crear contenido escrito eficaz para presentaciones virtuales:
Mantenlo conciso: En una presentación virtual, la capacidad de atención puede ser corta, por lo que es esencial mantener el contenido escrito conciso y directo.
Utilice un lenguaje sencillo: Evite utilizar jerga o términos técnicos con los que la audiencia pueda no estar familiarizada. El uso de un lenguaje sencillo puede ayudar a garantizar que todos comprendan el mensaje.
Proporcionar contexto: Proporcionar contexto para el contenido escrito puede ayudar a la audiencia a comprender por qué es importante y cómo se relaciona con la presentación en su conjunto.
Sea coherente: La coherencia en el formato, las fuentes y los colores puede ayudar a crear una apariencia profesional y cohesiva para el contenido escrito.
Al seguir estas mejores prácticas, los presentadores pueden crear contenido escrito que sea atractivo, memorable y refuerce el mensaje de la presentación virtual.
Mejores prácticas visuales
Las ayudas visuales son un aspecto importante de las presentaciones virtuales, ya que ayudan a involucrar a la audiencia y reforzar el mensaje.
Evite imágenes desordenadas u ocupadas: pueden distraer. Las imágenes simples y claras son más efectivas para transmitir el mensaje.
Utilice gráficos de alta calidad: Utilice imágenes y gráficos de alta calidad para garantizar que sean claros y fáciles de entender.
Utilice imágenes apropiadas: Elija elementos visuales que sean apropiados para el mensaje y la audiencia, y evite usarlos solo por el hecho de tenerlos.
3 – La entrega de presentaciones virtuales: TriCast o tres capas de información
TriCast enfatiza los tres aspectos clave que debes considerar para tu presentación virtual:
- Presentador
Considerado el principal vehículo de contacto visual. Esto significa que el presentador necesita estar preparado y bien vestido. Presentar de pie es una ventaja ya que puedes hablar más libremente con tu audiencia. - Gráficos
Las imágenes deben reforzar lo que el presentador está comunicando a la audiencia. -
Antecedentes
Uno de los desafíos comunes hoy en día es que los presentadores no tienen muchas opciones cuando se trata de fondo. Una de las soluciones frecuentes es utilizar la configuración de pantalla verde. Sin embargo, el desafío con este método es que si no es realista, puede llevar a dispersar la atención de tu audiencia y, a veces, los participantes pueden tener una imagen menos profesional de ti. De esta forma deberás elegir un fondo que pueda transmitir una imagen positiva y reforzar tu idea al mismo tiempo.
Interactuar con la audiencia
Los diferentes tipos de interacciones se relacionan con cómo responderá su audiencia al compromiso y qué tan interesada está en participar.
Sencillo (Comprobar el pulso)
Moderado (Obtener conocimientos más profundos)
Complejo – Este tipo te permitirá utilizar todas las herramientas de comunicación que estén a tu disposición. En su presentación, puede pedirles a sus participantes que se reactiven, enciendan su cámara y les pidan que discutan ideas en salas de reuniones.
A la hora de decidir qué tipo de interacción quieres para tu presentación virtual, es fundamental calentar previamente a tu audiencia (pequeños bocados). No querrás abrumar a tus participantes con demasiadas actividades de participación, ya que es posible que no estén listos y puedan hacer que pierdan la motivación en tu sesión.
Lenguaje corporal y comunicación no verbal
En una presentación virtual, el lenguaje corporal y la comunicación no verbal juegan un papel importante a la hora de transmitir el mensaje del presentador e involucrar a la audiencia. Dado que las presentaciones virtuales carecen de presencia física, el uso del lenguaje corporal se vuelve aún más crucial para comunicarse eficazmente con la audiencia. Los gestos, las expresiones faciales y la postura contribuyen a cómo la audiencia percibe y responde al mensaje del presentador. El contacto visual es especialmente importante para establecer una conexión con la audiencia, incluso en un entorno virtual. Al ser conscientes de su lenguaje corporal y comunicación no verbal, los presentadores pueden mejorar sus habilidades de presentación virtual y crear una experiencia más atractiva e impactante para su audiencia.
4- Consideraciones técnicas
Antecedentes
Más allá de simplemente garantizar que el fondo esté libre de distracciones, los presentadores pueden llevar su presentación virtual al siguiente nivel incorporando un fondo de marca o un diseño de escenario visualmente atractivo. Al colocar estratégicamente elementos relevantes, como libros o premios, en un segundo plano, los presentadores pueden crear una sensación de autoridad y experiencia que cautivará aún más a su audiencia. Además, el uso de fondos dinámicos o entornos 3D puede añadir un nivel extra de inmersión e interactividad a la presentación virtual.
Iluminación
Cuando se trata de iluminación, no se trata sólo de asegurarse de que el presentador sea visible, sino también de crear una atmósfera que atraiga y cautive a la audiencia. Invierta en una configuración de iluminación de alta calidad. Esto puede incluir luces de caja blanda o luces de anillo que brindan una iluminación uniforme y favorecedora para el presentador, además de ayudar a crear una apariencia profesional y pulida.
Otra consideración importante es la temperatura de color de la iluminación. Las temperaturas más frías son ideales para crear una apariencia brillante, similar a la luz del día, mientras que las temperaturas más cálidas pueden crear una atmósfera más acogedora y acogedora.
Por último, es importante probar la configuración de la iluminación antes de la presentación para asegurarse de que todo esté funcionando correctamente y que estén logrando el efecto deseado.
Dispositivos
Como presentador virtual, tener los dispositivos y equipos adecuados es esencial para realizar una presentación exitosa. Un factor clave a considerar es la cámara. Para crear una presentación realista y atractiva, es importante hablar directamente a la cámara y colocar los accesorios o materiales necesarios junto a la cámara para facilitar el acceso.
Además, invertir en equipos de alta calidad, como un micrófono, puede mejorar enormemente la presentación. Un micrófono puede garantizar que la voz del presentador sea clara y fácil de entender. También puede resultar útil utilizar una segunda pantalla para ver notas o diapositivas, lo que permite al presentador mantenerse organizado y encaminado durante la presentación.
Las pruebas son otro aspecto importante a considerar. Es fundamental probar todos los dispositivos y equipos, así como la plataforma y la conexión a Internet, antes de la presentación para garantizar que todo funcione correctamente.
Por último, pueden surgir dificultades técnicas durante una presentación virtual. Los presentadores deben estar preparados para solucionar cualquier problema que pueda surgir y contar con un plan para abordarlo de manera rápida y eficiente. Esto puede incluir tener un dispositivo de respaldo o un plan de contingencia en caso de problemas técnicos o de Internet.
Reflexiones finales
En resumen, realizar una presentación virtual experta requiere una preparación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque en involucrar a la audiencia. Esto incluye ensayar el contenido, configurar el entorno de presentación y utilizar dispositivos y equipos de alta calidad. El lenguaje corporal, las ayudas visuales y las técnicas de comunicación eficaces también son cruciales. Además, los presentadores deben estar preparados para manejar dificultades técnicas y contar con un plan de contingencia. Al seguir estas mejores prácticas, los presentadores virtuales pueden crear una presentación pulida e impactante que dejará una impresión duradera en su audiencia.
