Durante la última década, las reuniones en línea se han vuelto muy importantes para el mundo empresarial. Llevan el lugar de trabajo global a un nivel completamente nuevo de interconexión. Para hablar de números, un estudio realizado por Tamaño de vida espectáculos, El 94 por ciento de las empresas afirma que las videoconferencias en línea aumentan la productividad y el progreso de la empresa.
Ahora, el problema en cuestión es cómo hacer que una reunión en línea sea más efectiva para los participantes. En este artículo, analizaremos algunos consejos que pueden ayudarle a mantener una actitud más impactante y atractiva reuniones en línea.
Consejos para reuniones en línea
1 – Organizar bien la reunión
Si quieres que tus reuniones online sean efectivas, necesitas organizarlas bien. Aquí hay algunas cosas en las que puedes trabajar de antemano:
- Tener una estructura clara de la reunión
En lugar de dejar que los asistentes hablen cuando quieran, asegúrese de estructurar su reunión. Una de las mejores maneras de estructurar sus reuniones es crear una agenda para la reunión y enviarla a todos antes de que comience la reunión. Según Las carreras de equilibrio, si tienes una agenda estructurada, puedes reducir el tiempo de reunión hasta en un 80 por ciento.
- Enviar una invitación al calendario
Asegúrese de enviar las invitaciones del calendario mucho antes de su reunión y también verifique si todos asisten a su reunión o no. Esto le ayudará a organizar bien la reunión y a planificar lo que le espera en el futuro.
2 – Encuentra la plataforma adecuada
El estudio de Tamaño de vida sugiere que más de El 40 por ciento de los usuarios dice que el difícil proceso de adhesión a la reunión es un detractor de las experiencias de reunión. Por esta razón, encontrar la plataforma adecuada ¡Ser anfitrión de tu reunión es extremadamente importante! Que su reunión se arruine por algún mal funcionamiento del equipo sería ignominioso.
Aquí es donde SCOOC puede ayudarte; es una plataforma de eventos online que puede ayudarte a crear y gestionar de forma eficaz reuniones virtuales. SCOOC permite a los usuarios crear más eventos híbridos personalizados que presentan la marca del usuario. Además, la plataforma también mide el desempeño para mejorar la eficacia de las reuniones.
3 – Nombrar un moderador de la reunión
Establecer una reunión sin un moderador, abre la posibilidad de que la reunión se desvíe, ya que no hay nadie que se encargue de las cosas. Al nombrar un moderador, usted le otorga a esa persona en particular la autoridad para controlar el procedimiento de la reunión; por ejemplo, a nadie se le permitirá hablar sin el permiso del moderador.
El trabajo de un moderador es mantener a todos concentrados en la reunión porque los problemas de calidad de Internet y de video o audio pueden provocar problemas de comunicación. Por este motivo, debes elegir un moderador que pueda manejar cualquier tipo de situación de presión.
4 – Hacer cumplir una política obligatoria de video
La comunicación es mucho más efectiva cuando están involucradas pistas no verbales; lo que estás diciendo es realmente importante, pero la forma en que lo dices también es muy valiosa. Según Lifesize, El 31 por ciento de los usuarios siente que la comunicación por vídeo les ayuda a conectarse fácilmente con clientes o socios.
Es por esto que la mayoría de las empresas tienen una política obligatoria de video encendido. De esa manera, pueden construir una mejor relación entre los miembros del equipo para alcanzar el objetivo principal de la reunión.
La otra razón por la que la política de video encendido es necesaria es porque diferentes estudios muestran que las personas tienen menos probabilidades de realizar múltiples tareas cuando han encendido su cámara. Para ser precisos, El 82 por ciento de los usuarios no realizan múltiples tareas cuando están en una videoconferencia.
5 – Animar a los participantes a contribuir
La comunicación bidireccional puede ayudarle a tomar decisiones efectivas e impactantes en la reunión. Estas son algunas de las formas a través de las cuales puedes hacerlo animar a los participantes a contribuir mai mult:
- Pregunte a los asistentes sobre su opinión sobre el proyecto o tema que se discutirá en la reunión
- También puedes pedir a los participantes actualizaciones rápidas o cualquier cosa que quieran agregar a la discusión
- Puedes compartir vídeos y documentos para que participen más en la reunión
- También puedes realizar encuestas, cuestionarios y sondeos para los asistentes.
En caso de que todo esto no funcione, también puedes compartir una historia divertida en la reunión. Un estudio de Revista de negocios de Harvard muestra que los trabajadores que compartieron historias divertidas sobre sí mismos con los miembros de su equipo produjeron un 26 por ciento más de ideas en sesiones de lluvia de ideas; esto es fascinante.
6 – Seguimiento después de la reunión
¿Quieres que tu reunión sea un éxito? Luego, debes asegurarte de que todos los asistentes salgan con un objetivo claro. Además, asegúrese de que todos sepan las siguientes cosas:
- ¿cuál es el siguiente paso
- Quién es responsable del seguimiento de tareas específicas
- Cuándo será la próxima reunión
Si eres el anfitrión de la reunión, lo más importante para ti es consultar con los participantes sobre la reunión. Hay ciertas formas de hacerlo: puedes comprobarlo teniendo una conversación informal individual o también puedes enviar un mensaje encuesta de comentarios por correo electrónico; esto depende de ti.
Escuchar a tus participantes puede darte una idea clara de cómo puedes hacer el futuro reuniones más comprometidas y mejor para todos los involucrados. Dicho esto, asegúrese de controlar a sus asistentes después de la reunión.
Veredicto final
La investigación de Lizesize muestra que El 43 por ciento de los usuarios afirma que las videocomunicaciones ayudan a las empresas a ser más productivas a pesar de que sus empleados se encuentran en ubicaciones diferentes. Esto demuestra hasta qué punto estas reuniones en línea suponen un valioso ahorro de tiempo y se convierten en la forma estándar de trabajar para las personas. Entonces, si desea que su reunión en línea sea exitosa, planifique el evento en el Plataforma SCOOCS y asegúrese de seguir los consejos que hemos discutido en esta guía.
