No es ningún secreto que las reuniones son una parte integral de una organización y, sin embargo, las estadísticas muestran que los ejecutivos creen más que El 67% de las reuniones son un completo fracaso. Además, un porcentaje significativo de los trabajadores admitió realizar múltiples tareas en reuniones.
Como si las estadísticas antes mencionadas no fueran lo suficientemente horribles, la pandemia de Covid-19 ha hecho aún más difícil celebrar reuniones efectivas. ¡Las empresas ahora se ven obligadas a celebrar reuniones virtuales en línea y celebrar una reunión efectiva se ha convertido en un verdadero desafío!
Afortunadamente, hay algunas cosas que su empresa puede hacer para garantizar el eficacia de una reunión y este blog proporciona una breve lista de verificación a tener en cuenta para garantizar la eficacia de las reuniones. Entonces, ¡comencemos!
4 cosas a tener en cuenta para organizar una reunión virtual online exitosa
1. Elegir la plataforma adecuada es la clave
Cuando desee organizar una reunión virtual, debe seleccionar la plataforma adecuada que pueda brindarle todo lo esencial para llevar a cabo la reunión sin problemas y lograr todos sus objetivos. Estas son algunas de las cosas que debes tener en cuenta al buscar la plataforma adecuada:
- Encuentre una plataforma que pueda registrar fácil y sin problemas a sus asistentes en la reunión.
- Busque la plataforma que brinde a los asistentes la oportunidad de interactuar entre sí.
- Asegúrese de que la plataforma le permita realizar reuniones más personalizadas y también le brinde opciones de personalización.
- Encuentre una plataforma que sea fácil de usar y que tenga un diseño estéticamente agradable
SCOOCS es un plataforma de eventos en línea que ayuda a los usuarios a organizar eventos virtuales en línea exitosos con su funcionalidad fácil de usar. SCOOCS ofrece muchas funciones como el registro de todos los participantes en minutos con un archivo excel, opción de personalización para realizar reuniones virtuales personalizadas, Chatbox, videoconferencia 1-1, etc lo que lo convierte en la herramienta perfecta para organizar una reunión virtual en línea.
2. Establecer una agenda clara para una reunión efectiva
Esto puede resultar sorprendente, pero la mayoría de las reuniones de negocios no tienen una agenda clara. De hecho, investigación demuestra que Sólo el 37% de las reuniones en Estados Unidos utilizan agendas mientras que el porcentaje restante de reuniones simplemente se deja llevar por la corriente.
Para elaborar una agenda para una reunión exitosa, debes seguir estas reglas básicas:
- Haga una agenda que permita hacer el negocio, intercambiar ideas y tomar decisiones.
- Al elaborar una agenda para la reunión, asegúrese de especificar el formato para cada tema, por ejemplo, “Preguntas y respuestas, ” “Asistentes a la encuesta, ” etc.
- Asigna un tiempo más realista a cada tema, para no estropear el calendario de reuniones.
- Identificar quién es la persona responsable de liderar un tema en particular (Asignar roles a todos).
- Haga la primera agenda suya para revisar la agenda y realizar cambios si es necesario.
3. Involucre a todos
Al organizar un evento virtual, asegúrese de estar Involucrando a todos en la reunión para que puedas lograr el objetivo. Algunas de las mejores formas de involucrar a cada participante es realizar sesiones de preguntas y respuestas en línea, encuestas, organizar gamificación en línea y una discusión en línea con temas relevantes para los intereses de los asistentes’.
Además de estas formas tradicionales, también puedes compartir artículos, vídeos y GIF con los participantes para involucrarlos más en la discusión.
4. Reciba comentarios antes de finalizar la reunión
La mejor manera de finalizar su reunión virtual en línea es organizar una encuesta en línea para recopilar los comentarios de los participantes’. La encuesta debe ser breve y debe incluir preguntas como cuál fue la experiencia de los asistentes’, qué funcionó bien, qué se debe hacer para mejorar el evento, etc.
Una vez que obtenga el resultado de la encuesta, analícelo y vea dónde le fue bien y cuáles son las áreas en las que debe trabajar en su próximo evento virtual.
Envolviendolo
Muchas de las encuestas en línea muestran que las empresas no quieren que estas reuniones virtuales en línea terminen incluso después de la pandemia de COVID-19. Esto sugiere que los eventos virtuales no desaparecerán pronto y las empresas tendrán que adoptarlos. Si está buscando la plataforma adecuada para organizar sus reuniones virtuales en línea, comprueba aquí ¡por todo lo que SCOOCS puede hacer por usted!
