La forma en que fuimos arrojados a la “nueva normalidad” y tuvimos que adaptarnos al mundo virtual fue más brutal para algunas actividades sociales que para otras. Si consideramos la facilitación de talleres, ¿qué hacer cuando no se puede confiar en los tradicionales rotafolios, notas adhesivas y estrategias de escucha activa? ¿Cómo pasar de la facilitación de talleres a la facilitación de talleres [en línea]? Si está facilitando talleres en línea y se pregunta sobre estas preguntas, este intercambio de 2 minutos es para usted.
¿Qué es la facilitación de talleres en línea?
La facilitación en línea se produce cuando un facilitador en línea guía a un grupo de personas para colaborar de forma remota dentro del mismo espacio digital, en tiempo real. Se diferencia de la facilitación en persona en muchos aspectos, incluida la duración, el entorno, la cantidad de participantes y las estrategias de comunicación. Si bien las ventajas y los desafíos de la facilitación en línea se han discutido ampliamente, recién ahora están surgiendo estrategias viables para diseñar talleres en línea atractivos. A continuación hemos seleccionado nuestras cinco estrategias clave para diseñar y facilitar un taller en línea atractivo.
5 estrategias para diseñar y facilitar un taller en línea atractivo
1. Limitar el tiempo frente a la pantalla.
Al planificar un taller, considere no sólo la duración máxima de todo el taller sino también la duración máxima de la actividad consecutiva frente a la pantalla. Los talleres de un día cuidadosamente planificados, aunque agotadores, pueden funcionar en entornos físicos donde las personas pueden caminar e ir a tomar un descanso juntas, pero son impensables en un entorno en línea. Después de 1 a 2 horas sentado frente a una pantalla, se vuelve extremadamente difícil resistir la fatiga y mantener el compromiso. En cualquier caso, dependiendo de la duración que diseñes para el taller, incluir un descanso de 10 minutos cada 30-45 minutos puede ser extremadamente valioso para permitir a los participantes levantarse y activarse, tomar una bebida o un bocado rápido y establecer contactos entre ellos (¡muy importante!).
2. Conozca el espacio de colaboración online.
Pruebe diferentes herramientas y practique cómo las usaría para el taller antes de que se lleve a cabo el taller para garantizar que tenga el conjunto de herramientas en línea más eficiente y eficaz para los fines de su taller en línea. Si los participantes deben tener alguna interacción con las herramientas en línea durante el taller, puede ser útil dedicar unos minutos al comienzo del taller para demostrar las características específicas que se utilizarán y preparar un ejercicio simple para conocer o romper el hielo donde los participantes del taller obtengan el cambio para jugar con las características y ganar confianza con las herramientas. Si los participantes asumen un papel clave en el taller a través de las herramientas en línea, podría ser útil compartir un video instructivo, crear un entorno virtual “sandbox” para permitir que los participantes jueguen con las herramientas e invitar a los participantes a unirse entre 15 y 30 minutos antes del taller para hacer preguntas sobre las herramientas en línea y abordar cualquier dificultad técnica.
3. Garantizar la alineación a través de un objetivo final, una agenda y unos hitos claros del taller.
Es importante establecer expectativas claras con respecto al objetivo final del taller y los hitos para lograrlo a través de una agenda organizada desde el principio; sin embargo, revisar estas expectativas periódicamente es fundamental para garantizar la alineación y el compromiso de los participantes del taller’.
En cualquier caso, la dificultad para leer el lenguaje corporal de los participantes plantea un desafío importante a la hora de acordar o alinearse en decisiones clave a lo largo del taller. Cuando necesite tomar una decisión para seguir adelante, asegurándose de que nadie se quede atrás, podría considerar utilizar un estado verde, amarillo y rojo para informar cuál es la posición de cada participante en cada punto de decisión.
- Verde: “Estoy de acuerdo y me siento cómodo avanzando.”
- Amarillo: “Tengo algunas dudas que me gustaría discutir antes de seguir adelante.”
- Rojo: “Tengo serias preocupaciones y no me siento cómodo avanzando en este momento.”
Si se necesita más discusión, esto debería proporcionar un punto de entrada para facilitar una conversación productiva.
4. Planifique el número de facilitadores según el número de participantes.
La facilitación de talleres a menudo se compara con el arte de la improvisación – se trata de ser fluido y adaptarse a situaciones sobre la marcha. Esto puede ser extremadamente más difícil e incluso desastroso en un entorno en línea. Conocer el número de participantes del taller influirá en la duración del taller, la planificación de las actividades y el número de facilitadores necesarios. Es una buena idea cerrar las inscripciones al taller con algo de tiempo de antelación y tener en cuenta el número máximo de plazas virtuales disponibles.
5. Garantizar un entorno seguro y abierto para un flujo de conversación productivo y de ritmo rápido.
Los talleres en línea son un territorio nuevo y todos estamos aprendiendo juntos. Es importante reconocer que diferentes participantes experimentarán diferentes curvas de aprendizaje cuando utilicen diferentes herramientas en línea, pero todos tendrán una curva de aprendizaje. Ser abierto con los participantes del taller sobre esto ayuda a aliviar la posible presión y ansiedad de todas las partes. Además, dependiendo del tamaño del grupo, las sesiones grupales pueden ser una forma útil de garantizar que todos tengan una buena oportunidad de contribuir y recopilar la máxima cantidad de aportes que luego puedan compartirse en la sesión principal.
Reflexiones finales
La facilitación de talleres en línea debe abordarse como una experiencia centrada en el usuario. En un entorno en el que es extremadamente difícil generar confianza y puntos en común, es importante no sólo planificar lo que sucede antes, durante y después del taller, sino también cómo los participantes experimentarán y reaccionarán potencialmente a estas actividades. Al diseñar una experiencia de taller en línea memorable que construya una comunidad digital en un momento y entorno extraordinarios, considere las siguientes preguntas clave.
- ¿Cómo comunicarás expectativas, preparativos y generarás entusiasmo?
- ¿Cómo saludarás y romperás el hielo con los participantes?
- ¿Cómo será el momento “de unirse”?
- ¿Enviará o compartirá artefactos digitales o físicos que los participantes puedan usar en el futuro?
- ¿Cómo serán las conclusiones y el seguimiento?
Facilitar talleres en línea puede parecer una tarea casi imposible y horrorosa. Con la planificación, los métodos y las herramientas adecuados, cualquiera puede diseñar experiencias de talleres en línea valiosas y atractivas.
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