Sie haben getestet und die Daten scheinen klar zu sein, es ist Zeit, in eine zu investieren Marketing-Event-Strategie Für Ihr Unternehmen. Sie müssen Ihren ersten internen Eventmanager einstellen, aber Wie finden Sie das richtige Profil unter allen Aufgaben und Eventmanager-Rollen, die Sie da draußen sehen? Keine Sorge, wir haben mit dem zusammengearbeitet Beste Eventprofis für eine Weile, und in diesem Artikel behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, um den richtigen Eventmanager für Ihr Unternehmen einzustellen!
1-Welche verschiedenen Rollen gibt es als Eventmanager?
Eventmoderator, Eventkoordinator, Eventplaner … wer macht was? Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der veranstalteten Veranstaltungen kann ein Eventmanager alle diese Rollen oder nur einige davon übernehmen. Wenn Sie beabsichtigen, viele Veranstaltungen und/oder Großveranstaltungen auszurichten, kann es wichtig sein, Ihre zu behalten Eventagentur im ersten Moment, während Ihr interner Eventmanager alle Veranstaltungen mit dem externen Team abwickelt. Manchmal werden diese unterschiedlichen Positionen verwendet, um dieselbe Rolle zu definieren. Aber lassen Sie uns jede dieser Rollen besser verstehen und versuchen, sie in ihrem Verantwortungsniveau neu zu gruppieren.
- Veranstaltungsleiter oder Veranstaltungsleiter
Die Rolle des Veranstaltungsleiters eignet sich meist für größere Unternehmen, da Die Hauptaufgabe eines Veranstaltungsleiters besteht darin, ein Team von Veranstaltungsmanagern zu leiten. Die Stellenbeschreibung des Veranstaltungsleiters umfasst einen Überblick über alle Veranstaltungen und die Veranstaltungsstrategie des Unternehmens sowie ein allgemeines Budget, die Überwachung von KPIs und die Festlegung der Richtlinien für die Abteilung. Wenn Sie Ihren ersten internen Eventmanager suchen, ist dies möglicherweise nicht die Rolle, die Sie ursprünglich anstreben. Hoffentlich wächst Ihre Eventabteilung und Sie müssen dieses Profil eines Tages einstellen!
- Eventmanager oder Eventplaner
Die nächsten Jobrollen werden normalerweise verwendet, um dieselbe Position zu beschreiben. Normalerweise müssen Eventmanager in kleineren Veranstaltungsabteilungen eine allgemeinere Rolle spielen, während in größeren Unternehmen die Funktionen normalerweise am spezialisiertesten sind und den Profilen der Führungskräfte entsprechen.
In einem spezialisierteren Spektrum, Eventmanager sind für alle Aspekte einer bestimmten Veranstaltung verantwortlich, und auch für die Koordination ihres Eventproduzenten’-Teams verantwortlich.
Ein Tag im Leben eines Eventmanagers kann die Aktualisierung des Eventbudgets, die Entscheidung, welche Veranstaltungsorte auf der Liste er dem Kunden zeigt, die Erstellung des Zeitplans für den Veranstaltungstag mit allen Aufgaben und Zeitplänen aller Veranstaltungsplaner und anderer Interessengruppen, die Kontaktaufnahme mit potenziellen Sponsoren und die Überprüfung, ob der Marketingplan mit den Hauptzielen der Veranstaltung übereinstimmt … ok, vielleicht ist es nicht möglich, all diese Aufgaben an einem Tag zu erledigen, aber Sie verstehen, was ich meine: Der Eventmanager muss einen Gesamtüberblick über alle Aspekte der Veranstaltung haben und mit dem internen Team, seinem Management, dem Kunden und allen Sponsoren, Stakeholdern und Eventanbietern in Kontakt sein.
- Eventkoordinator oder Eventproduzent
Der Veranstaltungskoordinator oder Veranstaltungsproduzent ist Verantwortlich für die Ausführung des Eventmanagementplans. Der Eventproduzent wird alle Eventanbieter kontaktieren, um die gesamte Logistik zu organisieren, um die Veranstaltung zum Leben zu erwecken. Am Veranstaltungstermin steht dieser Fachmann vor Ort und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft und die Veranstaltung den Standards und Erwartungen des Kunden entspricht.
- Veranstaltungsveranstalter
Auch wenn es auch als eine der Eventmanager-Rollen angesehen wird, hat der Eventhost keine Managementfunktion, sondern er ist meist der PR im Einsatz. Dieser Fachmann ist für die Begrüßung der Veranstaltungsteilnehmer verantwortlich, da er der Referent ist, auf den sich alle Teilnehmer beziehen können, und kann auch als Moderator einiger Networking-Momente fungieren, Sitzungen präsentieren oder die Veranstaltungsredner vorstellen. Er ist das Gesicht der Veranstaltung und seine einflussreiche Position kann auch ein Marketingvorteil sein, um das Event-Branding in Offline- oder Online-Medien zu verbessern.
- Eine endlose Liste von Eventmanager-Rollen …
Eventmanager können in vielen verschiedenen Branchen arbeiten und haben unterschiedliche Profile, daher die Liste der Titel des Eventmanagers kann fast endlos sein!
Marketingabteilungen beziehen immer mehr Veranstaltungen in ihre Bekanntheit, ihr Branding oder Leadgenerierung Strategien. Wir können jetzt Eventmanager in kleinen Unternehmen und großen Konzernen, Hochschulen, NGOs, Restaurants, Veranstaltungsorten und sogar Flughäfen!
Eventmanager können spezialisiertere Funktionen haben, beispielsweise die eines Event-Compliance-Spezialisten, eines Event-Catering-Managers, eines Event-Analysten, eines Veranstaltungsort-Managers, eines Hospitality-Managers und eines Sponsoring-Koordinators … die Liste ist endlos! Die Rollen können auch branchenspezifisch sein, wie etwa Festivalkoordinator, Veranstaltungsadministrator für Universitätsarenen, Student Experience Officer, Gruppen- und Veranstaltungskoordinator, Hochzeitsplaner … noch eine unendliche Liste!
Normalerweise Alle diese Berufsbezeichnungen kombinieren verschiedene Elemente der Hauptrollen Wir haben es bereits erwähnt, und im Hinblick auf das Karrierewachstum gehen ihnen oft die Erwähnungen voraus: “Junior”, “Senior” und “Leiter”.
2- Was sollte ich bei der Einstellung eines internen Eventmanagers beachten?
Um einen erfolgreichen Einstellungsprozess durchzuführen, sollten Sie zunächst einige strategische Bereiche definieren:
- Warum möchten Sie einen Eventmanager einstellen?
“Warum möchte ich einen Eventmanager einstellen?” Dies ist die erste Frage, die Sie sich stellen sollten. Möchten Sie ein Teammitglied mit Erfahrung im Eventbereich haben, das die Arbeit mit einer externen Agentur abwickelt, oder möchten Sie alle Events intern produzieren? Die Antwort auf diese Fragen sowie die Anzahl und das Format der Veranstaltungen, die Sie ausrichten möchten, bestimmen das Profil und die Dienstaltersstufe des Fachmanns, den Sie einstellen müssen.
- In welchem Team wird dieser Profi arbeiten?
Wie wird das Team heißen? Wem wird dieser Eventmanager unterstellt sein? Wird diese Person mit einem Team oder nur mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten? Dies wird auch eine wichtige Frage sein, die es zu beantworten gilt, da das Budget strategisch den verschiedenen Teams zugewiesen wird.
- Was sind die Strategie, Ziele und KPIs des Veranstaltungsbereichs?
Was sind die Hauptziele, die Sie mit Veranstaltungen erreichen möchten, und wie steht die Strategie im Einklang mit der Ihres Unternehmens? Definieren Sie alle KPIs, die Sie überwachen müssen, und legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen möchten. Wenn die Eventmanager, die Sie interviewen, während des Interviews danach fragen, können sie direkt auf die “Vielleicht passende” Liste gehen.
- Wie hoch wird das zugewiesene Budget für Veranstaltungen sein?
Zu guter Letzt ist es wichtig zu verstehen, welche Ressourcen verfügbar sind und wie Sie diese investieren möchten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
3- Welche Hard Skills sollte ein Full-Stack-Eventmanager beherrschen?
Wie wir bisher gesehen haben, bestehen Eventmanagerrollen aus unterschiedlichen Fähigkeiten und Kompetenzen. Dies sind einige der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie in der Stellenbeschreibung eines Eventmanagers finden:
- Budgetverwaltung
Eine der Hauptaufgaben besteht darin, das Veranstaltungsbudget sinnvoll zu verteilen und mit den verfügbaren Ressourcen die besten Ergebnisse zu erzielen. Es ist wichtig, immer den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und immer über einen Reservefonds für Notfälle und den berühmten Plan B, C oder D zu verfügen, den diese Fachleute so gut kennen.
- Fähigkeiten im Projektmanagement und Zeitmanagement
Diese Fachleute wissen besser, wie man die Dynamik nutzt, und sie wissen besser als jeder andere, wie wichtig Zeit ist. Sie werden organisiert und liefern die verschiedenen Projektpunkte pünktlich und stellen sicher, dass alle Beteiligten dasselbe tun.
- Marketing
Ob der Eventmanager, den Sie einstellen werden, alle Aspekte der Veranstaltung verwaltet oder das Glück hat, bei den Kommunikationsaufgaben auf ein Marketingteam zu zählen, muss er einige kennen Marketingprinzipien und -instrumente.
- Technologie-affin
Diese harte Fähigkeit wird Ihrem Eventmanager in allen Aspekten seiner Projekte helfen. Der Tech-Stack für einen Eventmanager umfasst oft Excel oder ein anderes Äquivalent für Budgets, Projektmanagement-Tools, das CRM des Unternehmens, Marketing- und Analysetools und natürlich ein persönliches, hybrides und Virtuelle Eventplattform wie SCOOCS.
- Verfügbarkeit, um nach unterschiedlichen Zeitplänen und/oder Standorten zu arbeiten
Eventmanagement unterscheidet sich meistens stark von einem 9-5-Job. Es dauert, bis man in Nachtschichten, am Wochenende und in manchen Unternehmen an verschiedenen Standorten arbeitet. Wenn Sie das richtige Profil einstellen und behalten möchten, ist es wichtig, diese Verfügbarkeit zu belohnen und die berufliche und persönliche Lebensbalance des Eventmanagers zu fördern.
4- Welche Soft Skills machen einen herausragenden Eventmanager aus?
Dies sind einige der Soft Skills, die Sie Ihrer Stellenbeschreibung hinzufügen sollten:
- Einfluss und Verhandlung
Ihr Eventmanager muss Vereinbarungen mit mehreren Anbietern und Anbietern treffen und es ist wichtig, die besten Bedingungen für die Veranstaltung und Großeinkäufe auszuhandeln.
- Improvisation und Flexibilität
Dies ist ein wichtiger Punkt – in diesem Beruf ist es wichtig, in letzter Minute zu improvisieren und flexibel zu sein, um Pläne zu ändern (und natürlich die unvorhersehbarsten Situationen vorherzusehen).
- Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikationsfähigkeiten
Wenn Sie möchten, dass Ihr Eventmanager diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie eine Person einstellen. Ihr Eventmanager möchte mit dem Publikum in Kontakt bleiben, Neue Verbindungen und Vernetzung fördern, und wissen, wie man mehr über die Teilnehmer erfährt’ muss einen hervorragenden Kundenservice bieten.
- Widerstandsfähigkeit
Haben wir schon über unvorhersehbare Situationen und seltsame Arbeitszeiten gesprochen?
5- Was ist für Eventmanager, die virtuelle und hybride Events verwalten, wichtig zu beachten?
Zusätzlich zu den oben genannten Grundkompetenzen mussten Eventmanager ein schnelles Update zur Pandemie durchführen. Um virtuelle und hybride Veranstaltungen zu verwalten, ist es wichtig, mehr über die besten zu erfahren Engagement- und Networking-Praktiken online, wie man vor der Kamera besser kommuniziert, A/V-Technik Grundlagen und andere technische Tools, die dem Veranstaltungsplaner helfen, die besten Ergebnisse zu erzielen. Und natürlich, um Wählen Sie die richtige Veranstaltungsplattform für virtuelle und hybride Events!
Wenn Sie die größten Fallstricke bei der Planung und Durchführung von Online-Events vermeiden möchten, Lesen Sie dieses Interview mit Jessica Lopes, Eventmanagerin bei HYPE Innovation, und erfahren Sie ihre Tipps zum Eventmanagement. Das Interview ist auch im Video- und Podcast-Format verfügbar!
