Im letzten Jahrzehnt sind Online-Meetings für die Geschäftswelt sehr wichtig geworden. Sie bringen den globalen Arbeitsplatz auf ein völlig neues Niveau der Vernetzung. Um über Zahlen zu sprechen, eine Studie von Lebensgröße zeigt, 94 Prozent der Unternehmen geben an, dass Online-Videokonferenzen die Produktivität und den Fortschritt des Unternehmens steigern.
Nun geht es um die Frage, wie Sie ein Online-Meeting für die Teilnehmer effektiver gestalten können. In diesem Artikel besprechen wir einige Tipps, die Ihnen helfen können, wirkungsvoller und ansprechender zu bleiben Online-Meetings.
Tipps für Online-Meetings
1 – Organisieren Sie das Meeting gut
Wenn Sie möchten, dass Ihre Online-Meetings effektiv sind, müssen Sie sie gut organisieren. Hier sind einige Dinge, an denen Sie vorher arbeiten können:
- Eine klare Struktur des Treffens haben
Anstatt die Teilnehmer sprechen zu lassen, wann immer sie möchten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Meeting strukturieren. Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Meetings zu strukturieren, besteht darin, eine Tagesordnung für das Meeting zu erstellen und diese Tagesordnung vor Beginn des Meetings an alle zu senden. Nach Die Balance Karriere, wenn Sie eine strukturierte Tagesordnung haben, können Sie die Besprechungszeit um bis zu 80 Prozent reduzieren.
- Versenden Sie eine Kalendereinladung
Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig vor Ihrem Meeting Kalendereinladungen versenden und prüfen Sie auch, ob alle an Ihrem Meeting teilnehmen oder nicht. Dies hilft Ihnen, das Meeting gut zu organisieren und zu planen, was in Zukunft für Sie ansteht.
2 – Finden Sie die richtige Plattform
Die Studie von Lebensgröße legt nahe, dass mehr als 40 Prozent der Nutzer geben an, dass der schwierige Beitrittsprozess des Meetings das Meeting-Erlebnis beeinträchtigt. Aus diesem Grund Die richtige Plattform finden Die Ausrichtung Ihres Treffens ist äußerst wichtig! Es wäre unrühmlich, wenn Ihr Meeting durch Gerätestörungen ruiniert würde.
Hier ist, wo SCOOCS kann Ihnen helfen; es ist eine Online-Eventplattform, die Ihnen helfen kann, effektive virtuelle Meetings. SCOOCS Ermöglicht den Benutzern, mehr zu erstellen kundenspezifische Hybrid-Events die die Marke des Benutzers enthalten. Darüber hinaus misst die Plattform auch die Leistung, um die Effektivität der Meetings zu steigern.
3 – Ernennen Sie einen Meeting-Moderator
Ein Treffen ohne eine Moderator, eröffnet die Möglichkeit, dass das Treffen aus der Bahn gerät, da es niemanden gibt, der sich um die Dinge kümmert. Durch die Ernennung eines Moderators geben Sie dieser bestimmten Person die Befugnis, den Ablauf der Sitzung zu kontrollieren; Beispielsweise darf niemand ohne die Erlaubnis des Moderators sprechen.
Die Aufgabe eines Moderators besteht darin, alle auf das Meeting zu konzentrieren, da Probleme mit der Internet-, Video- oder Audioqualität zu Missverständnissen führen können. Aus diesem Grund sollten Sie einen Moderator wählen, der mit jeder Art von Drucksituation umgehen kann.
4 – Durchsetzung einer obligatorischen Video-on-Richtlinie
Kommunikation ist weitaus effektiver, wenn es um nonverbale Hinweise geht; Was Sie sagen, ist in der Tat wichtig, aber auch die Art und Weise, wie Sie sagen, ist sehr wertvoll. Laut Lifesize 31 Prozent der Benutzer sind der Meinung, dass Videokommunikation ihnen dabei hilft, problemlos mit Kunden, Klienten oder Partnern in Kontakt zu treten.
Aus diesem Grund haben die meisten Unternehmen eine obligatorische Video-on-Richtlinie. Auf diese Weise können sie eine bessere Beziehung zwischen den Teammitgliedern aufbauen, um das Hauptziel des Treffens zu erreichen.
Der andere Grund, warum die Video-on-Richtlinie notwendig ist, liegt darin, dass verschiedene Studien zeigen, dass Menschen weniger wahrscheinlich Multitasking betreiben, wenn sie ihre Kamera eingeschaltet haben. Um genau zu sein, 82 Prozent der Nutzer betreiben kein Multitasking, wenn sie an einer Videokonferenz teilnehmen.
5 – Ermutigen Sie die Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten
Die wechselseitige Kommunikation kann Ihnen dabei helfen, in der Besprechung effektive und wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies tun können Ermutigen Sie die Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten mehr:
- Fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu dem Projekt oder Thema, das bei der Sitzung besprochen wird
- Sie können die Teilnehmer auch um schnelle Updates oder alles bitten, was sie der Diskussion hinzufügen möchten
- Sie können Videos und Dokumente teilen, um sie stärker in das Meeting einzubinden
- Sie können auch Umfragen, Fragebögen und Abstimmungen für die Teilnehmer durchführen.
Falls das alles nicht klappt, könnt ihr in der Besprechung auch eine lustige Geschichte erzählen. Eine Studie von Harvard Business Review zeigt, dass Mitarbeiter, die ihren Teammitgliedern lustige Geschichten über sich erzählten, in Brainstorming-Sitzungen 26 Prozent mehr Ideen hervorbrachten; das ist faszinierend.
6 – Nachbereitung nach dem Treffen
Möchten Sie, dass Ihr Treffen erfolgreich ist? Dann müssen Sie sicherstellen, dass jeder Teilnehmer mit einem klaren Ziel hinausgeht. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder die folgenden Dinge weiß:
- Was ist der nächste Schritt
- Wer ist für die Nachverfolgung bestimmter Aufgaben verantwortlich
- Wann das nächste Treffen stattfinden wird
Wenn Sie Gastgeber des Meetings sind, ist es für Sie das Wichtigste, sich mit den Teilnehmern über das Meeting zu erkundigen. Es gibt bestimmte Möglichkeiten, dies zu tun: Sie können dies überprüfen, indem Sie ein lockeres Einzelgespräch führen, oder Sie können auch ein senden Feedback-Umfrage per E-Mail; das liegt an dir.
Wenn Sie von Ihren Teilnehmern hören, können Sie sich eine klare Vorstellung davon machen, wie Sie die Zukunft gestalten können Treffen engagierter und besser für alle Beteiligten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nach dem Treffen nach Ihren Teilnehmern sehen.
Endgültiges Urteil
Untersuchungen von Lizesize zeigen, dass 43 Prozent der Nutzer geben an, dass Videokommunikation Unternehmen dabei hilft, produktiver zu sein Obwohl ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sind. Dies zeigt, wie sehr diese Online-Meetings eine wertvolle Zeitersparnis darstellen und zur Standardarbeitsmethode für Menschen werden. Wenn Sie also möchten, dass Ihr Online-Meeting erfolgreich ist, planen Sie die Veranstaltung auf der SCOOCS-Plattform und stellen Sie sicher, dass Sie die Tipps befolgen, die wir in diesem Leitfaden besprochen haben.
