Hybrid-Events bieten Ihnen Zugang zu beiden Welten: der virtuellen Online-Welt und dem persönlichen Erlebnis.
Angesichts der Lockerung der Covid-19-Beschränkungen und der Tatsache, dass sich Menschen impfen lassen, freuen sich Veranstaltungsplaner darauf, dass persönliche Treffen zurückkehren. Aber wir wissen, dass die Situation nicht mehr dieselbe sein wird wie zuvor, denn jetzt haben wir die Sache mit den virtuellen Ereignissen endlich auf den Punkt gebracht.
Jetzt wird uns ein neuer Curveball zugeworfen, bei dem einige Leute bereit sind, sich persönlich wieder zu verbinden, während andere virtuell eine Verbindung herstellen möchten. Um damit umzugehen, sind hybride Ereignisse der einzige Weg nach vorne. Tatsächlich 47 Prozent der Organisatoren Ich bin der Meinung, dass hybride Veranstaltungen die einzige Lösung sind, um international verstreute Zielgruppen zu verbinden.
Die obige Statistik zeigt, warum hybride Ereignisse das Gebot der Stunde sind. Nun stellt sich die Frage: Wie können Sie Ihr Hybrid-Event planen, verwalten und vermarkten? Machen Sie sich keine Sorgen, denn in diesem Hybrid-Event-Guide besprechen wir:
– Was ist ein Hybrid-Event
– Vorteile
– So planen Sie die Marketingstrategie
– Tipps zur Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung.
Was ist ein Hybrid-Event?
Die meisten Menschen verwechseln Hybridveranstaltungen mit persönlichen Veranstaltungen, die live an ein Online-Publikum gestreamt werden, obwohl Hybridveranstaltungen tatsächlich ein kombiniertes Publikum haben. Ein Teil des Publikums nimmt auf virtuellem Wege teil, während andere persönlich an der Veranstaltung teilnehmen. Diese Veranstaltungen sind so geplant, dass die Teilnehmer in ihrer Komfortzone teilnehmen können; Sie haben die Wahl, ob sie von zu Hause, vom Büro oder persönlich teilnehmen möchten.
Bei einer gut geführten Hybridveranstaltung fühlen sich virtuelle Teilnehmer als Teil der Veranstaltung, obwohl sie nicht physisch anwesend sind. Eine hybride Eventplattform wie SCOOCS kann Ihnen dabei helfen, erfolgreiche Hybridveranstaltungen auszurichten, indem es das beste persönliche Erlebnis für das gesamte Publikum schafft, unabhängig davon, wo es sich befindet.
Wenn Sie lesen möchten über Hybridveranstaltungen In der Tiefe, dann Klicken Sie auf den Link.
Vorteile von Hybrid-Events
Hier sind einige Vorteile hybrider Events, die Sie daran erinnern, warum Sie die Erstellung eines solchen Events in Erwägung ziehen sollten!
- Erhöhen Sie die Größe des Publikums zu geringeren Kosten
Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung veranstalten, die Kosten Sie jedoch daran hindern, die Größe der Veranstaltung zu erhöhen, sind Hybridveranstaltungen die perfekte Lösung für Sie. Bei der Ausrichtung einer persönlichen Veranstaltung müssen viele Bereiche abgedeckt werden, beispielsweise die Kosten für Catering, Reisen, zusätzliches Personal und andere Kosten für die Unterbringung der Teilnehmer. Andererseits kostet es viel weniger, virtuelle Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung hinzuzufügen: Dies ist einer der besten Gründe, eine Hybridveranstaltung auszurichten.
- Ermöglicht den Teilnehmern die virtuelle Teilnahme
Aufgrund der Covid-19-Pandemie können viele Menschen nicht reisen, da bestimmte Länder Bürger anderer Länder daran hindern, Grenzen zu überschreiten. Darüber hinaus könnten gesundheitliche Probleme, Behinderungen und finanzielle Situationen auch der Grund dafür sein, dass Menschen nicht an persönlichen Veranstaltungen teilnehmen können.
Hybridveranstaltungen ermöglichen es den Teilnehmern, praktisch unabhängig vom Ort an der Veranstaltung teilzunehmen. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich befinden, Sie können virtuell auf Ihrem Computer oder Mobiltelefon an dem Meeting oder der Veranstaltung teilnehmen.
- Verringert den CO2-Fußabdruck
Einer der wichtigsten Gründe, warum Sie sich für Hybridveranstaltungen entscheiden sollten, ist, dass sie gut für die Umwelt sind, da sie eine wichtige Rolle bei der Verringerung des Kohlenstoff-Fußabdrucks spielen. Bei der Ausrichtung persönlicher Veranstaltungen reisen Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt an, was zu etwa 170 kg CO2-Ausstoß von einem durchschnittlichen Teilnehmer. Bei Hybridveranstaltungen sinkt dieser Kohlendioxidausstoß jedoch, da mehrere Personen virtuell an der Tagung teilnehmen, was sich positiv auf die Umwelt auswirkt. Möchten Sie Ihre CO2-Einsparungen erfahren? Dann schauen Sie sich unsere an CO2-Rechner!
Um mehr über die zu lesen Vorteile hybrider Veranstaltungen, diesen Artikel können Sie lesen!
Planung der Marketingstrategie eines Hybrid-Events
Eine hybride Veranstaltung durchzuführen ist keine leichte Aufgabe, aber wenn sie richtig vermarktet wird, kann sie Ihnen helfen, ein größeres Publikum als je zuvor zu erreichen. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Planung Ihrer Hybrid-Event-Marketingstrategie beachten müssen:
1. Beginnen Sie mit establishIhre Ziele zu erreichen
Der Hauptteil der hybriden Veranstaltungsplanung besteht darin, ein klares Gespür dafür zu haben, was Sie mit dieser Veranstaltung erreichen möchten. Dabei geht es nicht nur darum, wie viele Teilnehmer Sie voraussichtlich gewinnen werden, sondern vielmehr um Ihre Ziele hinsichtlich Registrierung und ROI für jede Phase Ihrer Veranstaltung. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hybride Veranstaltungsziele:
- Neues Publikum gewinnen
- Steigende Registrierungszahlen
- Bereitstellung plattformübergreifender Vernetzung
- Gewinnung weiterer Sponsoren und Partner für die Hybridveranstaltung
- Steigender Event-ROI
Setzen Sie sich also bereits in der frühen Phase Ihrer hybriden Event-Marketingstrategie umfassende Ziele und halten Sie dann für jede Phase einige Sitzungen ab, um zu besprechen, wie Sie diese Ziele erreichen können und was zu tun ist, wenn Sie in Rückstand geraten.
2. Bestimmen Sie Ihre Marketingkanäle
Bei der Auswahl der Kanäle für die Vermarktung des Hybrid-Events hängt alles vom Publikum und der Art und Weise ab, wie man mit ihm in Kontakt tritt. Falls Sie in der Vergangenheit bereits Veranstaltungen veranstaltet haben, können Sie die vorherigen Daten problemlos analysieren, um die wichtigsten Verkehrs- und Konvertierungsquellen zu identifizieren. Bei der Analyse der Daten müssen Sie nicht tief in die Materie einsteigen. Sie können die Leistung der Website mithilfe von Google Analytics überprüfen und sehen, wie viele Personen über Facebook-Anzeigen auf Ihrer Site gelandet sind. Sie können auch überprüfen, wie viel Prozent der Zielgruppe Ihre E-Mails geöffnet haben usw. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal dort sind, können Sie diese Plattformen wählen, um neue Zielgruppen anzulocken:
- Soziale Medien
Der aktivste und effektivste Kanal, um das Publikum zu erreichen, sind die Social-Media-Plattformen. Sie können Facebook, Instagram, Twitter und LinkedIn nutzen. B2B-Zielgruppen finden Sie hauptsächlich auf LinkedIn, während Sie für B2C typische Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter nutzen können, da diese alle unterschiedliche Zielgruppentypen haben. - E-mail
E-Mail ist auch eine effektive Möglichkeit, die Zielgruppe zu erreichen. Wenn Sie E-Mails für Marketingzwecke verwenden, müssen Sie hinsichtlich Betreffzeile, Inhalt und CTAs (Call to Action) vorsichtig sein. - Traditionelle Post
Auch die herkömmliche Post ist im Marketing effektiv, da Sie die Einladungen an die Teilnehmer’ nach Hause oder ins Büro senden können. Sie können diese Strategie für Teilnehmer verwenden, die in den neuen Medien nicht aktiv vertreten sind und immer noch an den alten traditionellen Methoden festhalten.
3. Suche nach einer hybriden Eventplattform
A Hybrid-Eventplattform ist eine der wichtigsten Überlegungen bei Ihrer Marketingstrategie, da die auf der Plattform verfügbaren Funktionen Ihnen dabei helfen, den Teilnehmern ein einzigartiges und aufregendes Erlebnis zu bieten.
Sie müssen eine hybride Veranstaltungsplattform finden, die Ihnen dabei helfen kann, ein einzigartiges Erlebnis für das virtuelle Publikum zu schaffen und das Engagement der persönlichen Teilnehmer zu steigern. Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie eine hybride Eventplattform finden:
- Eine Plattform, die Tools für Live-Chats, Fragen und Antworten, Umfragen und Kommentare enthält, um die Veranstaltung interaktiver zu gestalten
- Die Plattform muss über Messaging- und Meeting-Planungstools, Einzelmeetings und öffentliche Diskussionsforen verfügen
- Gamification-Funktionen müssen vorhanden sein, um den Teilnehmern ein unterhaltsames Erlebnis zu bieten
- Anpassungsoptionen! Dies ist wirklich wichtig, da Sie dadurch Ihre eigene, einzigartige Identität als Organisator schaffen können.
Hier SCOOCS kann helfen. Wir stellen Ihnen alle Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren eigenen virtuellen Veranstaltungsort zu erstellen, an dem Sie jede Veranstaltung vollständig nach Ihren Wünschen anpassen und auswählen können zahlreiche Funktionen um Ihrem Publikum das umfassendste Erlebnis zu bieten! Von Netzwerktabellen bis hin zu Umfragen, Abstimmungen, Quizzen, was auch immer! Alles, was Sie sich vorstellen, können wir zum Leben erwecken! Erfahren Sie mehr über unsere Arbeit, hier!
4. Finden Sie Redner und Sponsoren, um für die Veranstaltung zu werben
Eine der besten Möglichkeiten, für etwas zu werben, ist Mundpropaganda. Versuchen Sie also, Redner und Sponsoren zu finden, die bereits über ein integriertes Publikum verfügen, damit sie Ihre Veranstaltung bewerben, aber auch ihre Reichweite erweitern können. Sie können den Rednern und Sponsoren vorgefertigte Beiträge zur Verfügung stellen, die sie auf ihren Social-Media-Handles teilen können, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Dies kann für beide Seiten eine Win-Win-Situation sein!
Tipps zur Erstellung eines erfolgreichen Hybrid-Events
Wenn es darum geht Hybrides Eventmanagement, Sie müssen diese Tipps befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein großer Erfolg wird:
Erstellen Sie eine Agenda für alle Zielgruppen
Sie müssen eine Tagesordnung erstellen, die für alle persönlichen und Online-Teilnehmer geeignet ist. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Erstellung einer Agenda beachten müssen:
- Stellen Sie sicher, dass die Startzeit der Veranstaltung für die persönlichen Teilnehmer, die möglicherweise am Vorabend zur Veranstaltung angereist sind, nicht zu früh ist. Und denken Sie auch an das virtuelle Publikum, das möglicherweise nicht begeistert von der frühen Startzeit ist.
- Planen Sie Pausen und berücksichtigen Sie dabei die Mittagspläne
- Halten Sie die Sitzungen kürzer, damit sich die Teilnehmer ständig frisch und wachsam fühlen
- Vermeiden Sie Networking-Sitzungen bis spät in die Nacht, da diese schläfrige Augen verursachen
Wenn Sie diese Dinge bei der Erstellung einer Agenda für die Hybridveranstaltung berücksichtigen, sind wir sicher, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.
Kommunizieren Sie vor der Veranstaltung und geben Sie den Teilnehmern Tragetaschen
Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl dem persönlichen als auch dem virtuellen Publikum Lesematerial darüber zur Verfügung stellen, was Sie bei der Veranstaltung erwartet, denn Veranstaltungen sind erfolgreicher, wenn klare Erwartungen an das Erlebnis der Teilnehmer bestehen.
Um die Begeisterung der Leute für Ihre Veranstaltung zu steigern, können Sie ihnen Tragetaschen mit Ihren Waren zur Verfügung stellen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Taschen einen Tag vor der Veranstaltung an beide Zielgruppen ausliefern.
Planen Sie ansprechende Inhalte
Das Wichtigste bei jeder Veranstaltung oder Besprechung ist die Beteiligung des Publikums. Um die Teilnehmer zur Teilnahme an der Besprechung zu bewegen, müssen Sie ansprechende Inhalte erstellen. Hier sind einige Möglichkeiten, mit denen Sie das Publikum einbeziehen können:
- Live-Streams
- Live-Umfragen
- Fragen und Antworten
- Voraufgezeichnete Sitzungen
- Quizze und mehr
Stellen Sie einfach sicher, dass die von Ihnen erstellten Inhalte sowohl für das virtuelle als auch für das persönliche Publikum ansprechend sind.
Verbinden Sie virtuelle und persönliche Teilnehmer
Einer der Hauptgründe, warum viele Menschen an Veranstaltungen teilnehmen, ist neben dem Inhalt das Networking, das bei Hybridveranstaltungen genauso ist. Nachfolgend finden Sie einige Top-Tricks, um die virtuellen und persönlichen Teilnehmer zusammenzubringen:
- Halten Sie Simulive-Sitzungen ab, damit beide Teilnehmer, wenn sie eine vorab aufgezeichnete Sitzung ansehen, über eine Chatbox miteinander interagieren können
- Sie können auch persönliche private Sitzungen abhalten, bei denen die Teilnehmer über die Veranstaltung sprechen können
- Sie können Breakout-Sitzungen mit einem Moderator abhalten, damit sich die Teilnehmer wohl fühlen
Durch die Einführung dieser notwendigen technischen Fähigkeiten können Sie sicherlich virtuelle und persönliche Zielgruppen zusammenbringen und verbinden.
Endgültiges Urteil
Mittlerweile haben Sie sicher eine Vorstellung davon, dass diese Hybridveranstaltungen eine vielversprechende Zukunft haben und eine wesentliche Rolle bei der Reform der Veranstaltungsbranche spielen können. Forschung von Markletic zeigt, dass 34 Prozent der Veranstalter werden künftig mehr in Hybridveranstaltungen investieren.
In diesem Hybrid Event Guide haben wir Ihnen einige effektive Tipps zur Erstellung einer Marketingstrategie und zur Ausrichtung einer erfolgreichen Hybridveranstaltung vorgestellt. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen werden, in Zukunft eine erfolgreiche Hybridveranstaltung auszurichten.
