Has probado y los datos parecen claros, es hora de invertir en un estrategia de eventos de marketing para tu empresa. Necesitas contratar a tu primer administrador de eventos interno, pero ¿Cómo encontrar el perfil adecuado entre todas las tareas y roles de administrador de eventos que ves por ahí? No te preocupes, hemos estado trabajando con el los mejores profesionales de eventos por un tiempo¡ En este artículo cubriremos todo lo que necesita saber para contratar al administrador de eventos adecuado para su empresa!
1-¿Cuáles son los diferentes roles del administrador de eventos?
Anfitrión de eventos, coordinador de eventos, planificador de eventos… ¿quién hace qué? Dependiendo del tamaño de la empresa y de la cantidad de eventos organizados, un gerente de eventos puede asumir todas estas funciones o solo algunas de ellas. Si tiene la intención de organizar muchos eventos y/o grandes eventos, puede ser importante conservar su agencia de eventos en el primer momento, mientras su administrador de eventos interno maneja todos los eventos con el equipo externo. A veces se utilizan estas diferentes posiciones para definir el mismo rol. Pero entendamos mejor cada uno de estos roles y tratemos de reagruparlos en su nivel de responsabilidad.
- Director de Eventos o Jefe de Eventos
El papel de director de eventos es más adecuado para empresas grandes ya que La función principal de un director de eventos es gestionar un equipo de gestores de eventos. La descripción del trabajo del director de eventos incluye tener una descripción general de todos los eventos y la estrategia de eventos para la corporación, así como un presupuesto general, monitorear los KPI y establecer las pautas para el departamento. Si está buscando su primer gerente de eventos interno, tal vez este no sea el puesto que busca en primer lugar. ¡Con suerte, tu departamento de eventos crecerá y algún día necesitarás contratar este perfil!
- Gerente de eventos o planificador de eventos
Los siguientes roles laborales generalmente se utilizan para describir el mismo puesto. Generalmente, en los departamentos de eventos más pequeños los gestores de eventos necesitan tener un rol más generalista, mientras que en las empresas más grandes las funciones suelen ser más especializadas, correspondientes a los perfiles superiores.
En un espectro más especializado, Los administradores de eventos están a cargo de todos los aspectos de un evento específico, y también encargado de la coordinación de su equipo de productores de eventos’.
Un día en la vida de un administrador de eventos puede incluir actualizar el presupuesto del evento, decidir cuál de los lugares de la lista mostrará al cliente, elaborar el cronograma del día del evento con todas las tareas y cronogramas de todos los planificadores del evento y otras partes interesadas, comunicarse con patrocinadores potenciales, verificar si el plan de marketing está alineado con los objetivos principales del evento… ok, Tal vez no sea posible realizar todas estas tareas en un día, pero ya te haces una idea: el gestor del evento debe tener una visión global de todos los aspectos del evento y estar en contacto con el equipo interno, su dirección, el cliente y todos los patrocinadores, partes interesadas y proveedores del evento.
- Coordinador de eventos o productor de eventos
El coordinador del evento, o productor del evento, es responsable de la ejecución del plan de gestión de eventos. El productor del evento se comunicará con todos los proveedores del evento para organizar toda la logística necesaria para darle vida al evento. En la fecha del evento, este profesional estará en el lugar, asegurándose de que todo transcurra sin problemas y que el evento cumpla con los estándares y expectativas del cliente.
- Anfitrión del evento
Incluso si también se considera una de las funciones del administrador de eventos, el anfitrión del evento no tiene una función de gestión, pero es principalmente el Relaciones públicas en servicio. Este profesional se encarga de dar la bienvenida a los asistentes al evento, siendo el referente, al que pueden referirse todos los participantes, pudiendo ser también el facilitador de algunos momentos de networking, presentar sesiones o presentar a los ponentes del evento. Él es la cara del evento, y su posición influyente también puede ser un activo de marketing para elevar la marca del evento en medios offline o online.
- Una lista interminable de roles de administrador de eventos…
Los gerentes de eventos pueden trabajar en muchas industrias diferentes y tener diferentes perfiles, por lo que la lista de títulos de administrador de eventos ¡Puede ser casi interminable!
Los departamentos de marketing están incluyendo cada vez más eventos en sus actividades de concientización, desarrollo de marca o generación de leads estrategias. Ahora podemos ver organizadores de eventos en pequeñas empresas y grandes corporaciones, instituciones de educación superior, ONG, restaurantes, lugares e incluso aeropuertos!
Los gerentes de eventos pueden tener funciones más especializadas, como especialista en cumplimiento de eventos, gerente de catering para eventos, analista de eventos, gerente de lugares, gerente de hospitalidad y coordinador de patrocinio… ¡es una lista interminable! Los roles también pueden ser específicos de la industria, como Coordinador de festivales, Administrador de eventos de University Arena, Oficial de experiencia estudiantil, Coordinador de grupos y eventos, organizador de bodas… ¡otra lista infinita!
Generalmente, Todos estos títulos de trabajo combinan diferentes elementos de los roles principales ya lo mencionamos, y en términos de crecimiento profesional, muchas veces van precedidos de las menciones: “junior”, “senior” y “head of”.
2- ¿Qué debo tener en cuenta al contratar a un gestor de eventos interno?
Para lograr un proceso de contratación exitoso, primero debes definir algunas áreas estratégicas:
- ¿Por qué quieres contratar a un gestor de eventos?
“¿Por qué quiero contratar un administrador de eventos?” Ésta es la primera pregunta que debes hacerte. ¿Quieres contar con un miembro del equipo con experiencia en eventos para manejar el trabajo con la ejecución de una agencia externa, o deseas producir todos los eventos internamente? La respuesta a estas preguntas, junto con el número y formato de los eventos que deseas organizar, determinará el perfil y antigüedad del profesional que necesitas contratar.
- ¿En qué equipo trabajará este profesional?
¿Cómo se llamará el equipo? ¿A quién reportará este administrador de eventos? ¿Esta persona trabajará con un equipo o sólo con partes interesadas externas? Esta también será una pregunta importante a responder, debido a la atribución estratégica del presupuesto a los diferentes equipos.
- ¿Cuáles son la estrategia, los objetivos y los KPI del área de eventos?
¿Cuáles son los principales objetivos que deseas alcanzar con los eventos y cómo está la estrategia en línea con la de tu empresa? Define todos los KPI que necesitas monitorear y establece los objetivos que quieres alcanzar. Si los organizadores de eventos a los que estás entrevistando te preguntan sobre esto durante la entrevista, pueden ir directamente a la lista “Quizás sea adecuada”.
- ¿Cuánto será el presupuesto asignado para eventos?
Por último, pero no menos importante, es importante comprender cuáles son los recursos disponibles y cómo desea invertirlos para obtener los mejores resultados.
3- ¿Qué habilidades técnicas debe dominar un administrador de eventos full-stack?
Como hemos visto hasta ahora, los roles de gerente de eventos están compuestos de diferentes habilidades y competencias. Estas son algunas de las principales habilidades que verá en la descripción del trabajo de gerente de eventos:
- Gestión presupuestaria
Una de las principales funciones es asignar sabiamente el presupuesto del evento y obtener los mejores resultados con los recursos disponibles. Es importante llevar siempre un registro de todos los gastos y tener siempre un fondo de reserva para emergencias, y el famoso Plan B, C o D que tan bien conocen estos profesionales.
- Habilidades en gestión de proyectos y gestión del tiempo
Estos profesionales saben mejor cómo aprovechar el impulso y saben mejor que nadie la importancia del tiempo. Se organizarán y entregarán los diferentes elementos del proyecto a tiempo, además de garantizar que todas las partes interesadas hagan lo mismo.
- Marketing
Ya sea que el gerente de eventos que va a contratar administre todos los aspectos del evento o tenga la suerte de contar con un equipo de marketing para ayudar en las tareas de comunicación, debe saber algo Principios y herramientas de marketing.
- Sabio de la tecnología
Esta dura habilidad ayudará a su director de eventos en todos los aspectos de sus proyectos. La pila tecnológica de un administrador de eventos a menudo incluye Excel u otro equivalente para presupuestos, herramientas de gestión de proyectos, CRM de la empresa, herramientas de marketing y análisis y, por supuesto, un servicio presencial, híbrido y plataforma de eventos virtuales como SCOOCS.
- Disponibilidad para trabajar en diferentes horarios y/o ubicaciones
La gestión de eventos es, la mayoría de las veces, muy diferente de un trabajo de 9 a 5. Se necesita trabajar en turnos nocturnos, fines de semana y, en algunas empresas, en diferentes ubicaciones. Si desea contratar y conservar el perfil adecuado, es importante recompensar esta disponibilidad y promover el equilibrio entre la vida profesional y personal del organizador del evento.
4- ¿Cuáles son las habilidades blandas que hacen de un gestor de eventos excepcional?
Estas son algunas de las habilidades blandas que debes agregar a la descripción de tu trabajo:
- Influencia y negociación
Su administrador de eventos deberá llegar a acuerdos con varios proveedores y vendedores, y es importante negociar las mejores condiciones para el evento y las compras al por mayor.
- Improvisación y flexibilidad
Esto es importante – en esta profesión es importante hacer algunas improvisaciones de último momento y ser flexible para cambiar de planes (y por supuesto, haber anticipado las situaciones más impredecibles posibles).
- Relaciones Públicas y habilidades comunicativas
Si desea que su administrador de eventos asuma esta tarea, debe contratar a una persona. A su director de eventos le gustaría estar en contacto con la audiencia, promover nuevas conexiones y networking, y saber cómo obtener más información sobre los asistentes’ necesita brindar un excelente servicio al cliente.
- Resiliencia
¿Ya hemos hablado de situaciones impredecibles y horarios de trabajo extraños?
5- ¿Qué es importante tener en cuenta para los gestores de eventos que gestionarán eventos virtuales e híbridos?
Además de las habilidades básicas mencionadas anteriormente, los administradores de eventos tuvieron que realizar una actualización rápida sobre la pandemia. Para gestionar eventos virtuales e híbridos es importante conocer más sobre lo mejor Prácticas de participación y networking en línea, cómo comunicarse mejor frente a una cámara, Tecnología A/V conceptos básicos y otras herramientas técnicas que ayudarán al planificador de eventos a lograr los mejores resultados. Y por supuesto, a Elija la plataforma de eventos adecuada ¡para eventos virtuales e híbridos!
Si desea evitar los principales obstáculos al planificar y organizar eventos en línea, Lea esta entrevista con Jessica Lopes, gerente de eventos en HYPE Innovation, y conozca sus consejos sobre gestión de eventos. ¡La entrevista también está disponible en formato vídeo y podcast!
