No es ningún secreto que las reuniones híbridas son la necesidad del momento. Después de la pandemia, traer a todos los empleados a la oficina todos los días se ha vuelto obsoleto y se pueden evitar los viajes haciendo un uso eficiente de la tecnología. Los empleados que trabajan de forma remota pueden participar activamente en reuniones híbridas junto con los asistentes sentados a cientos de kilómetros de distancia en la oficina realizando el negocio, y Se pueden realizar presentaciones a los clientes en el otro extremo del globo sin tener que viajar.
Mezclar y combinar el trabajo desde casa y la oficina de vez en cuando puede ser una característica permanente para muchos trabajadores y las reuniones híbridas son la única solución de conexión en el futuro.
Sin embargo, sólo se pueden lograr resultados exitosos si las reuniones híbridas se llevan a cabo sin perturbaciones. Pero las reuniones híbridas son mucho más complejas que las reuniones cara a cara o virtuales. Es fácil equivocarse y difícil hacerlo bien: los participantes remotos están a un paso de perder todo el entusiasmo y el estatus de participantes directos. Así como los ejecutivos aprendieron a realizar excelentes reuniones virtuales durante el año pasado, ahora también deben aprender a realizar excelentes reuniones híbridas. Ciertas prácticas y etiqueta de reuniones híbridas Es necesario adoptar medidas para llevar a cabo y facilitar reuniones híbridas verdaderamente inclusivas y productivas.
Etiqueta de reuniones híbridas: 7 pasos para una reunión exitosa
Como ocurre con cualquier reunión, una reunión híbrida requiere planificación, preparación y ejecución. Teniendo en cuenta las diferencias y peculiaridades de la atmósfera digital, es necesario hacer un esfuerzo adicional para superar los contratiempos.
1. Instrucciones preoperacionales
Según los requisitos de la naturaleza de la reunión, se debe preparar un plan sobre cómo llevar a cabo la reunión conectando a todos los participantes con los asistentes. Una agenda es siempre un buen punto de partida a la hora de estructurar tus reuniones para lograr la máxima eficacia. Hacer una lista de todos los miembros y sus designaciones y motivo de participación en la reunión. Enviar una invitación a todos los miembros. Conocer a sus asistentes y participantes’ recursos técnicos debe ser una prioridad, su zona horaria y espacio podrían brindarle un buen comienzo con el trabajo preoperacional. Obtenga la confirmación de asistencia y también su lista de requisitos.
2. Administración técnica
Gestione usted mismo o cuente con un ingeniero de TI a bordo que pueda configurar un sistema que promueva un entorno interactivo para garantizar que todos puedan participar. La idea principal que hay que perseguir es; qué asistencia audiovisual ¿Los participantes remotos necesitan sentir una participación plena por su parte? Deberían poder ver los rostros de los asistentes en la sala y las presentaciones compartidas. Se les debe dar una presencia completa en la sala de reuniones con una configuración de monitor separada. Las imágenes grandes incitan a los asistentes en persona a aceptar a los empleados remotos como participantes completos y proporcionar un recordatorio constante para incluirlos en la conversación junto con un sonido audible.
3. Compartir información
Comparta la agenda con suficiente antelación con los asistentes y participantes: uno de los elementos clave de las reuniones híbridas es estar preparado con antelación a través de información compartida para que asistentes y participantes pudieran revisarla y preparar sus notas. Durante la reunión, deberían poder ver presentaciones compartidas, documentos físicos entregados, contenido creado durante la reunión en pizarras o rotafolios, etc.
4. Facilitador
Gestionar una reunión híbrida es más difícil que celebrar una reunión virtual. A pesar de tener una agenda y logística de reunión inmaculadas, los participantes desconectados podrían ser el destino de cualquier reunión. Para la reunión híbrida es necesario un facilitador administrativo como moderador, presentador o anfitrión, que podría dirigir el espectáculo asegurándose de que la reunión se desarrolle sin problemas y que los asistentes y participantes remotos tengan su parte justa de la reunión. Deben ser pacientes con los participantes, guiarlos y mantenerlos comprometidos.
5. Definir reglas y principios
Comience por establecer algunas reglas y principios básicos para reunirse en un entorno híbrido. Distribuir las reglas antes de la reunión entre todos los miembros como “Silenciar teléfonos celulares y otros dispositivos”, se aplica a cualquier reunión pero para reuniones híbridas, es esencial que todos estos dispositivos estén fuera de la vista y silenciados para no causar ninguna perturbación en las señales de la red. Además, evite las conversaciones cruzadas y las conversaciones paralelas improvisadas, ya que pueden resultar confusas para colegas remotos.
6. Mantenga actividades más atractivas
Como en cualquier otra reunión, la reunión híbrida requiere que los asistentes y Participantes que se involucrarán y tener una presencia activa. Esté atento a las personas que levantan la mano o se silencian. Realizar encuestas, cuestionarios y sesiones de preguntas y respuestas para brindarles a todos la oportunidad de presentarse. Anímelos a hacer preguntas.
7. Pruebe la tecnología con antelación
El revés más molesto que destruye el impulso de una reunión híbrida es esperar a solucionar un fallo en el equipo o en la red. Antes de cualquier reunión híbrida, lo último, pero no menos importante, en la lista de verificación debería ser probar la configuración audiovisual — tanto en la sala como para los asistentes remotos. Programe una sesión de prueba con participantes remotos para realizar verificaciones terrestres de lo que verán y escucharán durante la reunión, así como para revisar cualquier característica del software que probablemente se les pedirá que utilicen.
Las reuniones híbridas llegaron para quedarse y se han convertido en una parte esencial del trabajo organizacional diario al conectar a trabajadores presenciales y remotos en el mismo espacio. Con la planificación y ejecución adecuadas siguiendo las normas establecidas, una reunión híbrida exitosa será el único resultado.
