Elegir un software para eventos virtuales e híbridos

Los eventos híbridos están en auge; desde jornadas de puertas abiertas a conferencias educativas, todos los organizadores de eventos están recurriendo a esta tendencia. Por eso es esencial elegir el software adecuado para eventos virtuales e híbridos. De hecho el 73% de los organizadores de eventos esperan que los eventos híbridos sean más comunes en el futuro.

Dicho esto, es esencial que necesite un software de organización de eventos virtuales que lo haga todo posible. Desde las inscripciones hasta el evento, necesita un software que pueda hacerlo todo. Y con tantas plataformas disponibles en el mercado en este momento, es difícil decidir qué tipo de software necesita para albergar sus eventos virtuales e híbridos.

No se preocupe, ¡ahí es donde podemos ayudarle! En esta guía, vamos a hablar de los aspectos esenciales que debe tener en cuenta a la hora de elegir un software para eventos virtuales e híbridos.

Aspectos a tener en cuenta al elegir un software para eventos virtuales e híbridos:

● Gestión de eventos de extremo a extremo

No importa si organiza una sesión en línea o una conferencia de varios días; no puede prescindir de sus herramientas tradicionales de gestión de eventos, lo que significa que sigue necesitando un sistema que le ayude a gestionar invitaciones, inscripciones, agendas, pagos, etc. Además, sigue necesitando una plataforma que le permita recopilar los datos de los asistentes en un único lugar.

Básicamente, usted necesita invertir en una plataforma que le permita realizar todas las tareas anteriores y proporcionar las características esenciales de la plataforma de eventos virtuales también. Esto se debe a que estas características pueden ahorrarle el tiempo y el dinero que va a gastar en diferentes software.

● Fácil de usar

No le conviene elegir una plataforma que tenga una interfaz compleja, porque es algo que sus participantes, ponentes, patrocinadores y expositores utilizarán cuando asistan a su evento virtual. Como organizador, debes buscar una plataforma que sea fácil de usar y relativamente fácil de configurar.

Además, tenga en cuenta que la experiencia del evento de su público depende de esta plataforma, y no querrá que pierdan el tiempo averiguando cómo funciona su plataforma. Por tanto, debes pensar en el recorrido del usuario y hacer que el camino de una parte a otra del evento virtual sea lo más fluido posible.

● Personalización

Uno de los factores más importantes a la hora de elegir una plataforma virtual es su capacidad de personalización, ya que poder integrar la marca y el mensaje de su organización en toda la plataforma de eventos virtuales le ayudará a crear una experiencia coherente para sus participantes sobre su marca o empresa.

Cuando busque funciones de personalización, compruebe si su plataforma de eventos virtuales ofrece lo siguiente:

❖ Tema del evento personalizado
❖ Marcadores de posición de banners personalizados
❖ Etiquetas personalizadas.

Estas funciones pueden ayudarle a organizar su propio evento personalizado y, al mismo tiempo, integrar el mensaje de su empresa a su público.

Siga leyendo para conocer las mejores ideas para su próximo evento virtual.

● Disponer de función de entrega de contenidos en directo y a la carta

Debes optar por la plataforma que te ofrezca la oportunidad de presentar a la audiencia tanto contenidos pregrabados como en directo. Ambas tienen sus propias ventajas; por ejemplo, la retransmisión en directo te permite interactuar con el público en el acto (puedes hacer encuestas en directo, sesiones de preguntas y respuestas, etc.). Por otro lado, la función de pregrabación puede ayudarte a trabajar en tus presentaciones y eliminar el riesgo de fallos de última hora.

Además de esto, también es imprescindible que su plataforma tenga la opción de cargar o reproducir todo su contenido pregrabado una vez que su evento haya terminado. Si los asistentes se pierden una parte de tu evento, a través de esta función, pueden reproducir el contenido y ver la parte que se perdieron.

● Herramientas de compromiso

Para evitar la fatiga del zoom, puede que desee seleccionar una plataforma que le ofrezca diferentes herramientas atractivas para interactuar con los asistentes. Para ayudarle a delimitarlas, aquí tiene algunas herramientas importantes de compromiso que debe ofrecer una plataforma:

❖ Salas de chat
❖ Foros
❖ Sesiones de trabajo
❖ Preguntas y respuestas
❖ Encuestas en directo
❖ Encuestas

He aquí algunos consejos para que su reunión en línea sea productiva.

● Función de gestión y análisis de datos

Los análisis y los informes son fundamentales para cualquier tipo de evento, ya que pueden ayudarle a decidir si ha sido un éxito y qué mejoras debe introducir en futuros eventos.

Por lo tanto, asegúrese de elegir una plataforma que le proporcione información sobre los eventos, como la participación de los asistentes en la conferencia y su relación con los patrocinadores, los registros, la asistencia a las sesiones, las valoraciones, los comentarios y otros datos analíticos del evento. Además, asegúrese de que todos los datos e informes de su evento se conservan en un entorno seguro y conforme a las normas.

● Un precio ajustado a su presupuesto

En lo que respecta al coste de las plataformas híbridas para eventos, pueden costar entre 50 y 5000 dólares o incluso más. Por lo tanto, es muy importante que haya establecido su presupuesto y las características que desea en su plataforma de eventos híbridos antes de empezar a buscar una plataforma, ya que esto puede ayudarle a reducir su búsqueda y cuánto está dispuesto a gastar.

Las personas que tienen un presupuesto flexible pueden optar por una plataforma de eventos híbrida totalmente personalizable, y puede costar más de mil dólares. Mientras que, si tienes un presupuesto ajustado, puedes elegir el paquete básico de la plataforma, que te costaría menos de quinientos dólares.

Cómo puede ayudar SCOOCS a elegir un software para eventos virtuales e híbridos:

SCOOCS es un software para eventos virtuales e híbridos que permite crear eventos atractivos que gustan a todo el mundo. Su capacidad para crear eventos personalizables puede dar vida a cualquier visión o idea en una fracción de tiempo. Además, la plataforma también puede ayudar a los organizadores a medir los resultados del evento y ayudarles a mejorar.

Más información sobre cómo organizar eventos híbridos en 5 pasos en SCOOCS.

Básicamente, SCOOCS puede mejorar su evento y satisfacer todas sus necesidades a la hora de organizar eventos híbridos. Únase a la plataforma SCOOCS y lleve sus eventos virtuales e híbridos al siguiente nivel.

He aquí cómo su agencia de eventos híbridos puede beneficiarse de trabajar con SCOOCS.

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