Auswahl einer Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen

Hybride Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch; von Tagen der offenen Tür bis hin zu Bildungskonferenzen, jeder Veranstalter setzt auf diesen Trend. Deshalb ist es wichtig, die richtige Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen zu wählen. In der Tat, 73 Prozent der Veranstaltungsplaner erwarten, dass hybride Veranstaltungen in Zukunft häufiger stattfinden werden.

Deshalb brauchen Sie unbedingt eine Software für das virtuelle Veranstaltungshosting, die alles möglich macht. Von den Anmeldungen bis zur Veranstaltung brauchen Sie eine Software, die alles kann. Und bei so vielen Plattformen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind, ist es schwierig zu entscheiden, welche Art von Software Sie für das Hosting Ihrer virtuellen und hybriden Veranstaltungen benötigen.

Keine Sorge, da können wir Ihnen helfen! In diesem Leitfaden gehen wir auf die wesentlichen Dinge ein, die Sie bei der Auswahl von Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen beachten müssen.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen achten sollten:

● End-to-End-Veranstaltungsmanagement

Unabhängig davon, ob Sie eine Online-Sitzung oder eine mehrtägige Konferenz veranstalten, können Sie nicht auf Ihre herkömmlichen Veranstaltungsmanagement-Tools verzichten, d. h. Sie benötigen nach wie vor ein System, das Sie bei der Verwaltung von Einladungen, Anmeldungen, Tagesordnungen, Zahlungen usw. unterstützt. Darüber hinaus benötigen Sie eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, die Daten der Teilnehmer an einem Ort zu sammeln.

Im Grunde genommen müssen Sie in eine Plattform investieren, die es Ihnen ermöglicht, all die oben genannten Aufgaben zu erfüllen und die auch die wesentlichen Funktionen einer virtuellen Veranstaltungsplattform bietet. Denn diese Funktionen können Ihnen die Zeit und das Geld sparen, die Sie für andere Software ausgeben würden.

● Benutzerfreundlich

Sie sollten sich nicht für eine Plattform mit einer komplexen Schnittstelle entscheiden, da Ihre Teilnehmer, Redner, Sponsoren und Aussteller diese nutzen werden, wenn sie an Ihrer virtuellen Veranstaltung teilnehmen. Als Organisator sollten Sie nach einer Plattform suchen, die einfach zu bedienen und relativ leicht einzurichten ist.

Denken Sie auch daran, dass das Erlebnis Ihres Publikums von dieser Plattform abhängt, und Sie möchten nicht, dass es seine Zeit damit vergeudet, herauszufinden, wie Ihre Plattform funktioniert. Sie müssen also an die Reise des Nutzers denken und den Weg von einem Teil der virtuellen Veranstaltung zum anderen so reibungslos wie möglich gestalten.

● Anpassung

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer virtuellen Plattform ist deren Anpassungsfähigkeit, denn die Möglichkeit, das Branding und die Botschaft Ihres Unternehmens in die virtuelle Veranstaltungsplattform zu integrieren, hilft Ihnen, Ihren Teilnehmern ein einheitliches Bild von Ihrer Marke oder Ihrem Unternehmen zu vermitteln.

Wenn Sie nach Anpassungsmöglichkeiten suchen, sollten Sie prüfen, ob Ihre virtuelle Veranstaltungsplattform Folgendes bietet:

❖ Angepasstes Veranstaltungsthema
❖ Angepasste Bannerplatzhalter
❖ Angepasste Etiketten

Diese Funktionen können Ihnen bei der Organisation Ihrer eigenen maßgeschneiderten Veranstaltung helfen und gleichzeitig die Botschaft Ihres Unternehmens an Ihr Publikum vermitteln.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die besten Ideen für Ihre nächste virtuelle Veranstaltung.

● Bereitstellung von Live- und On-Demand-Inhalten

Sie sollten sich für eine Plattform entscheiden, die Ihnen die Möglichkeit bietet, sowohl vorab aufgezeichnete als auch Live-Inhalte für das Publikum zu hosten. Beide haben ihre eigenen Vorteile. Die Live-Übertragungsfunktion ermöglicht es Ihnen beispielsweise, mit dem Publikum vor Ort zu interagieren (Sie können Live-Umfragen, Fragerunden und vieles mehr durchführen). Andererseits können Sie mit der Pre-Record-Funktion Ihre Präsentationen vorbereiten und das Risiko von Fehlern in letzter Minute ausschließen.

Außerdem ist es wichtig, dass Ihre Plattform die Möglichkeit bietet, alle aufgezeichneten Inhalte hochzuladen oder abzuspielen, sobald Ihre Veranstaltung vorbei ist. Wenn die Teilnehmer einen Teil Ihrer Veranstaltung verpassen, können sie mit dieser Funktion die Inhalte abspielen und den verpassten Teil ansehen.

● Engagement-Tools

Um Zoom-Müdigkeit zu vermeiden, sollten Sie eine Plattform wählen, die Ihnen verschiedene Tools zur Interaktion mit den Teilnehmern bietet. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, finden Sie hier einige wichtige Tools, die eine Plattform bieten sollte:

❖ Chaträume
❖ Foren
❖ Diskussionsrunden
❖ Fragen und Antworten
❖ Live-Umfragen
❖ Umfragen

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihr Online-Meeting produktiv gestalten können.

● Datenmanagement & Analysefunktion

Analysen und Berichte sind für jede Art von Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen helfen zu entscheiden, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war und welche Verbesserungen Sie bei zukünftigen Veranstaltungen vornehmen müssen.

Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Plattform wählen, die Ihnen Einblicke in die Veranstaltungen gibt, z. B. wie die Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen und sich mit den Sponsoren beschäftigen, Check-Ins, Teilnahme an Sitzungen, Bewertungen, Feedback und andere Veranstaltungsanalysen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Daten und Berichte über Ihre Veranstaltung in einer sicheren, konformen Umgebung gespeichert werden.

● Ein Preisschild innerhalb Ihres Budgets

Was die Kosten für hybride Veranstaltungsplattformen betrifft, so können sie zwischen 50 und 5000 Dollar oder sogar noch mehr kosten. Es ist also sehr wichtig, dass Sie Ihr Budget und die Funktionen, die Sie in Ihrer hybriden Veranstaltungsplattform wünschen, festgelegt haben, bevor Sie mit der Suche nach einer Plattform beginnen, denn dies kann Ihnen helfen, Ihre Suche einzugrenzen und zu bestimmen, wie viel Sie bereit sind, auszugeben.

Wer ein flexibles Budget hat, kann sich für eine vollständig anpassbare hybride Veranstaltungsplattform entscheiden, die über tausend Dollar kosten kann. Wenn Sie hingegen ein knappes Budget haben, können Sie das Basispaket der Plattform wählen, das Sie weniger als fünfhundert Dollar kosten würde.

Wie SCOOCS bei der Auswahl einer Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen helfen kann:

SCOOCS ist eine Software für virtuelle und hybride Veranstaltungen, die es Ihnen ermöglicht, ansprechende Veranstaltungen zu gestalten, die alle begeistern. Mit der Fähigkeit, anpassbare Veranstaltungen zu erstellen, kann jede Vision oder Idee in einem Bruchteil der Zeit zum Leben erweckt werden. Darüber hinaus kann die Plattform Organisatoren dabei helfen, die Erkenntnisse der Veranstaltung zu messen und zu verbessern.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie in 5 Schritten hybride Veranstaltungen auf SCOOCS durchführen können.

Im Grunde genommen kann SCOOCS Ihre Veranstaltung verbessern und alle Ihre Bedürfnisse erfüllen, wenn es darum geht, hybride Veranstaltungen durchzuführen. Treten Sie also der SCOOCS-Plattform bei und bringen Sie Ihre virtuellen und hybriden Veranstaltungen auf die nächste Stufe!

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